Guia do congresso online: 7 dicas para um evento de alto nível

De uma hora para a outra, o congresso online passou a ser a preferência de muitas comissões organizadoras.

Afinal, sem os limites geográficos, ele pode unir facilmente estudantes, pesquisadores, professores e instituições de ensino do mundo todo.

Então, é nesse momento que surgem as questões sobre os congressos: vale a pena investir no formato online? O que mudou? Como planejar?

Neste artigo, vamos tirar as suas dúvidas com os seguintes pontos:

• O que é um congresso online?
• As suas principais vantagens;
• 7 dicas para aprimorar o seu planejamento.

O que é um congresso online?

A princípio, a definição não muda muito de um congresso presencial.

Então, esse tipo de evento continua sendo de grande porte.

Ele reúne pesquisadores e/ou profissionais em torno de uma área temática. Na ocasião, há apresentações de resultados de pesquisas em andamento, desenvolvimento de uma linha de pesquisa ou troca de conhecimento.

Por isso, os congressos normalmente contam com uma programação robusta com diversas atividades, como workshops, palestras e mesas-redondas.

Mas o que muda na versão online?

Diferente do congresso presencial, que tem diversas abrangências e espaços físicos, o digital nos permite habitar um novo local: o virtual.

Por exemplo, no caso de congressos regionais, era comum que eles tivessem um público restrito à região.

Nesse caso, eles podem continuar acontecendo no online e focando em temáticas regionais, mas terão uma maior abrangência. Isto é, poderão ser acessados por mais pessoas, inclusive com contribuição de participantes de outros estados ou países.

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Além disso, no online, as atividades podem ter um formato diferente para cada tipo de proposta. Videoconferências são ideais para aulas com público pequeno, por exemplo, transmissões ao vivo para as redes sociais ou simulive nos eventos internacionais.

Aliás, como não dependem de deslocamento e, em alguns casos, limite de participantes, os congressos online têm grande potencial para atingir um público amplo.

Mesmo assim, é comum o questionamento: vale a pena investir neste modelo virtual?

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As principais vantagens do congresso online

De fato todo mundo já sabe que congressos são extremamente importantes para a geração de conhecimento.

Afinal, é através desse tipo de evento que profissionais aprofundam a sua formação.

Ainda realizam networking, produzem ciência e tecnologia. Assim, fortalecem a imagem da instituição organizadora e a solidificam como autoridade na área.

Com a chegada do online, os benefícios podem ainda ser maiores com:

• Maior alcance de público: com a diversidade de ferramentas disponíveis e sem a limitação local, é possível alcançar um público maior;
• Baixo custo de investimento: nos eventos digitais, os custos diminuem de forma expressiva tanto para organizadores, como para participantes;
• Praticidade e flexibilidade: seu conteúdo pode ser consumido e gravado de qualquer lugar do planeta, em qualquer horário (dependendo do tipo de evento);
• Geração de conteúdo: é possível aproveitar todo material gerado durante o evento, inclusive para transformá-lo em produto depois;
• Visibilidade para patrocinadores: através de vinhetas, e-mail marketing, conteúdo no site ou notificações seus patrocinadores podem aparecer ainda mais em seu evento.

Além disso, a gente não precisa deixar as interações de lado no online!

O maior ganho que os encontros de congressos nos permitem podem ser estimulados e desenvolvidos em um site exclusivo do evento, aplicativos ou através de estratégias como a mediação de perguntas em palestras ao vivo.

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Mas, para tudo dar muito certo, a comissão organizadora precisa planejar com antecedência e garantir que todos os palestrantes dominem a tecnologia.

Pensando nisso, criamos uma planilha completa para gerenciar o seu evento. Conte com todas as etapas, atividades e responsáveis em um só lugar:

Ainda, separamos 7 dicas para melhorar o seu planejamento de acordo com as novas demandas do online!

7 dicas para planejar um congresso online

Manter os princípios de organização de um congresso presencial é uma boa base para começar a adaptação para o online. Mas não é suficiente para garantir a melhor experiência aos participantes e palestrantes.

Por isso, nossas dicas foram pensadas para te deixar atento a pontos importantes que mudam na preparação de um evento online.

1. Atenção na mudança do público

A princípio, todos organizadores sabem que criar um congresso do zero deve contar com: definição de tema, periodicidade, objetivo, público e identidade visual.

Assim como em eventos presenciais, essas etapas permanecem no congresso online. Mas precisamos dar atenção a alguns elementos que mudam com a chegada do digital.

Nesse caso, se o seu evento passou de um formato presencial para o online, esteja atento ao aumento de público que essa mudança pode causar.

Por isso, dedique um tempo do seu planejamento para entender:

• Quem é seu novo público;
• Quais são os seus problemas;
• Sobre o que ele tem debatido;
• E como você pode chamar a sua atenção.

Lembre-se: você terá que fazer toda a divulgação do evento online e disputar atenção com uma infinidade de informações.

Então, recomendamos também mapear as redes sociais nas quais seu público está presente e as melhores formas de se comunicar com ele.

2. Trabalhe bem a identidade visual

Consequentemente, a maior presença digital traz mudanças para a identidade visual.

Por isso, é importante desenvolver uma identidade atrativa e coerente com a finalidade do seu evento.

Por exemplo, definir bem as cores, fontes e a logo para que seu site, aplicativo ou qualquer outra presença em mídias sociais. Seguir um padrão vai facilitar o reconhecimento pelo público, que, como vimos, poderá ser maior.

Além disso, a experiência digital é bastante visual. Ou seja, imagens em alta definição e uma identidade visual solidificada prenderão a atenção do seu público e vão melhorar a experiência.

Agora, uma vez que esses pontos foram definidos, é hora de olhar para as finanças.

Afinal, a gente não pode sair cortando tudo ou adicionando atividades demais sem contar ao financeiro, não é?

3. Olhe para o financeiro com mais atenção

Se tem uma coisa que toda comissão organizadora ama é o corte de custos!

É por isso que o evento online irá trazer uma enorme felicidade para uma equipe bem organizada.

Primeiramente, vamos comemorar o corte de custos com aluguéis de espaço, contratação de grandes equipamentos de som e iluminação, hospedagem e deslocamento dos palestrantes e alimentação.

Agora é hora de investir parte desse dinheiro na aquisição de ferramentas e equipamentos para as atividades digitais. Você pode apostar em boas ferramentas de transmissão de vídeo.

Além disso, seguimos com gastos como divulgação, eletricidade e contratação de equipe e palestrantes.

Sendo assim, é importante não se perder no que mudou e no que ficou. Por isso, indicamos uma planilha para controle de custos do seu evento.

Sua comissão organizadora já pode seguir o padrão e avaliar se o evento precisará de patrocinadores externos, além de definir as atividades necessárias e prazos.

4. Não deixe de pensar na data e horário ideal

Certamente você deve estar se perguntando se todos os cuidados com data e horário ainda serão necessários em um evento online.

A resposta continua sendo sim.

Isso porque, apesar das facilidades de deslocamento e acesso, as transmissões online ainda demandam tempo e disponibilidade do seu participante.

Por exemplo, se a sua programação é em sua maioria ao vivo e preza pela interação imediata, a boa prática é continuar priorizando um horário mais acessível a seu público, evitando ocupar todo o final de semana, feriadões e horários comerciais.

5. Explore diferenciais no cronograma online

Depois de falar de data e horário, a gente já começa a pensar nas atividades, não é?

A princípio, o cronograma parece não mudar muito em comparação a um congresso presencial.

Mas é aí que seu evento pode se diferenciar dos demais!

Para começar, como você não terá mais encontros presenciais nas aberturas e encerramentos, é hora de investir em conteúdos mais chamativos e participativos. Aposte em métodos de interação online.

Um bom exemplo é trazer palestrantes internacionais ou nacionais de renome para realizar a abertura e o encerramento da edição.

Assim, o momento será mais atrativo e aberto. Nesse caso, uma transmissão gravada ou simulive poderá te ajudar a lidar com o grande número de participantes e diferenças de fuso horário.

Ainda, na hora de escolher os tipos de atividades, invista em diversos formatos digitais. É só organizar as transmissões com quem vai ministrá-las com antecedência!

Certamente tudo isso deverá estar documentado na programação e regras, assim como as submissões de trabalho e apresentações.

Neste momento, uma solução tecnológica é aproveitar uma plataforma de gestão de eventos, como a Even3, para automatizar todo o trabalho de seleção, avaliação e divulgação de resultados.

6. Saiba qual é o tipo ideal de transmissão online para cada atividade

Inicialmente, escolher o tipo de transmissão ideal é uma atividade inserida na construção do cronograma.

Porém isso exige conhecimento sobre os tipos de transmissões e equipamentos, por isso separamos uma seção apenas para estudar esse assunto detalhadamente.

Videoconferência

Se você procura uma reunião fechada com interação e poucas pessoas, essa é a opção ideal.

Na videoconferência, pessoas situadas em lugares distintos se reúnem em uma sala virtual e os participantes só conseguem assistir à palestra se estiverem dentro da sala.

Vantagens

• Fácil de organizar para pessoas que estão iniciando no ambiente virtual;
• Controle de acesso manual de quem entra na sala, o que é ideal para eventos de pequeno porte;
• Existem várias ferramentas gratuitas e fáceis de usar no mercado.

Desvantagens

• Todos precisam, necessariamente, entrar na sala para participar do evento, o que se torna um problema para eventos muito grandes;
• Nem sempre os participantes sabem utilizar as ferramentas necessárias, além disso, o fato de todos possuírem acesso à sala pode causar desconfortos. Então, é preciso saber lidar com microfones abertos, ruídos desnecessários e imagens inapropriadas durante o evento.

Equipamentos necessários

• Ferramenta de Google Meet, Zoom ou Skype;
• Computador ou smartphone, microfone e webcam;

Transmissão ao vivo

Se você procura palestras abertas, uma tendência são as transmissões ao vivo.

Como são atrativas e têm crescido como uma forma potente de interação, uma ótima ideia é mesclar as atividades do seu congresso online com atividades ao vivo.

Vantagens

• Facilidade em transmitir. A transmissão pode ser feita de qualquer lugar;
• São necessários poucos instrumentos para a gravação – você só vai precisar de notebook ou smartphone, boa conexão à internet e microfone;
• Amplo alcance – por ser uma rede social, você consegue alcançar muita gente, principalmente se o seu evento for gratuito e aberto ao público;
• Existem boas ferramentas gratuitas para realizar a transmissão.

Desvantagens

• Podem ocorrer problemas como a instabilidade da internet, que impossibilitariam a realização do evento;
• Transmissão feita pela rede Wi-fi corre um risco muito grande de ficar lenta e de travar, é recomendado, então, usar um cabo de rede;
• Em ferramentas como o Instagram, somente inscritos nas plataformas conseguem assistir à transmissão.

Equipamentos necessários

• Computador ou smartphone, microfone e webcam;
• Acesso a ferramentas como Youtube Live, Vimeo Live, Twitch ou Even3 Streaming.
• Em caso de necessidade de layout ou mais de um participante na tela, precisará de uma ferramenta como o Streamyard.

Transmissão gravada

Mas e se você não quiser lidar com as instabilidades do ao vivo? É só investir na transmissão gravada!

Assim, as atividades gravadas antecipadamente podem ser mais elaboradas, com abertura dos vídeos com patrocinadores e poderão ser lançadas em um dia e horário específico da programação do evento, como se estivessem sendo transmitidas ao vivo!

Vantagens

• É ideal para o grande número de atividades de um congresso, pois diminuirá a chance de ocorrerem erros durante a transmissão para o público;
• É mais segura;
• Possibilidade de criar conteúdos mais elaborados e com aspecto mais profissional;
• Facilidade de edição;
• Espaço para expor a marca do evento e de patrocinadores.

Desvantagens

• Sem uma plataforma de eventos, o palestrante não consegue interagir com os participantes durante a transmissão, em tempo real;
• Os palestrantes podem enfrentar dificuldades para gravarem os materiais, caso não sejam bem instruídos.

Equipamentos necessários

• Webcams externas, câmeras e microfones de lapela para vídeos e áudios com mais qualidade;
• Ferramentas de edição de vídeo, como o aplicativo Inshot (gratuito).

Simulive

Semelhante à transmissão gravada, o simulive também é um vídeo previamente filmado e editado. Mas, como o nome indica, simula um ao vivo.

Ou seja, seu conteúdo gravado será transmitido como se fosse ao vivo e não permitirá que o participante atrasado volte a transmissão e assista os minutos iniciais do evento.

Além disso, embora o conteúdo seja pré-gravado, você consegue inserir chats, perguntas e quizzes que transmitem a sensação de transmissão ao vivo.

Vantagens

• É ideal para eventos internacionais, pois pode ser disponibilizado várias vezes em horários diferentes para agregar os participantes de diferentes localidades;
• Causa um senso de urgência assim como o ao vivo;
• É perfeito para transmitir mais de uma vez os conteúdos nos quais você investiu tempo e dinheiro.

Desvantagens

• Necessita do bom preparo do apresentador para dar a ideia de imediatismo, como utilização de verbos no presente e indagações;
• Por isso, é mais trabalhoso.

Equipamentos necessários

• Webcams externas, câmeras e microfones de lapela para vídeos e áudios com mais qualidade;
• Ferramentas de edição de vídeo.

Se ainda está com dúvidas, preparamos uma tabela que levanta algumas questões importantes na hora de decidir o formato certo. Ela, certamente, irá te ajudar a escolher o  que melhor se encaixa no seu evento.

7. Planeje-se para lidar com o pós-congresso online

Então o evento acabou e sua caixa de entrada do e-mail está cheia de mensagens de agradecimento, solicitações de certificados e a produção de anais?

Todo pesquisador conhece esse pesadelo!

No online, não é diferente. Na verdade, pode ser ainda pior caso os participantes não contem com uma plataforma para a comunicação com a comissão.

Por esse motivo, é hora de aproveitar a tecnologia do digital e disponibilizar a melhor experiência pós-evento.

Por exemplo, utilizar uma plataforma de gestão de eventos como a Even3 pode te ajudar no pós-evento com:

• Entrega de certificados disponíveis instantaneamente na plataforma!
• Produção de anais do evento e publicação em um só lugar, com muito mais agilidade!
• Pesquisa de satisfação com todos os participantes do evento.

Enfim, já dá para começar a organizar?

Para presentear sua comissão organizadora com ainda mais dicas sobre eventos online, preparamos um manual com os primeiros passos para realizar um evento online de sucesso!