etapas do evento

Etapas do evento: saiba quais são e como produzir um evento de sucesso

Muitos organizadores não fazem a menor ideia de quais são as etapas de um evento. Tampouco, de como podem usar isso para alcançar o sucesso e garantir a melhor experiência para o participante.

Para garantir a eficácia do planejamento do seu evento, é fundamental entender quais são esses etapas e, sobretudo, o que deve ser feito em cada uma.

Portanto, se você é organizador ou faz parte da produção de um evento, este artigo pode te ajudar nesse processo. Saiba mais sobre:

Pensando nos ganhos que os eventos proporcionam, diversas empresas e instituições de ensino investem neles.

Esses ganhos podem ser exemplificados pela facilidade de transmitir um treinamento ou uma informação que precisa ser dada a todos os colaboradores, assim como outros motivos relacionados.

-> Tudo o que você precisa saber sobre eventos corporativos

Já as instituições de ensino, e aqui incluo também professores, alunos e pesquisadores que se interessam por desenvolver esse projeto, utilizam a produção de eventos com o objetivo de compartilhar o conhecimento ali produzido.

E conhecer as etapas de evento vão lhe auxiliar a produzir um excelente encontro.

Por isso, compartilhe com a sua comissão organizadora essas dicas,  pois a sua equipe vai lhe acompanhar em todos os processos.

Assim como a equipe de apoio, a qual inclusive pode ser composta pelos alunos envolvidos no projeto.

Planejamento

O planejamento é a primeira etapa para organizar qualquer evento, festa ou encontro.

Nesse passo você vai se programar para todos os possíveis imprevistos que podem surgir.

Então, é importante que haja reuniões regulares com a sua equipe de organização e de apoio.

Pois, a troca de informações entre vocês vai ser essencial durante o evento para que todas as atividades ocorram conforme o esperado.

Por isso, é interessante que você mapeie tudo e acompanhe os dados do seu evento em tempo real com todos envolvidos na comissão organizadora.

Que tal contar com nossa planilha de planejamento para isso? Baixe gratuitamente:

planilha obrigatória para eventos

Objetivos do evento

Para que o evento atenda as expectativas dos participantes ele deve ter o objetivo definido.

Podendo conter mais de um objetivo, o evento deve apresentá-los durante toda a divulgação.

Sendo assim, os participantes já saberão o que esperar e os feedbacks do evento serão excelentes, pois você com certeza atingirá o público-alvo correto.

Data, hora e local

Tão importante quanto definir o objetivo, a data, horário e local devem ser pensados durante a etapa do planejamento.

Essas decisões afetam a todos os envolvidos, sejam eles palestrantes ou participantes.

Por exemplo, se você busca um local para realização do seu evento presencial, preste atenção aos hotéis próximos e à mobilidade.

Da mesma forma, atente-se também aos transportes privados e linhas próximas de transporte público.

No caso dos eventos híbridos e online, você deve considerar a plataforma para a transmissão do evento. Essa é a hora de fazer cotações e escolhas baseadas no que garante estabilidade de rede, segurança dos participantes e interatividade.

Por fim, antes de definir uma data e divulgar, verifique se os palestrantes que você deseja convidar estão disponíveis, visto que são convidados também para diversos outros eventos e podem ter uma agenda mais concorrida.

Orçamento

O orçamento é uma etapa indispensável para o seu evento. Afinal, diversos itens de divulgação dependem da boa administração dele.

Independente se os seus gastos serão repassados aos participantes através das inscrições, ou se a comissão organizadora contará com patrocínios, é ideal ter um planejamento financeiro.

finanças

Caso o seu evento seja corporativo o orçamento também não deixa de ser uma fase muito importante, pois há gastos como coffee break, panfletos e materiais de divulgação.

Divulgação

Comece cedo a divulgação do seu evento. Dessa forma, ele terá mais visibilidade, atraindo, assim, mais participantes.

Primeiro, crie o branding. Em outras palavras, a gestão da sua marca ou identidade visual que vão ser reforçadas ao longo da divulgação do evento.

Esses são conjuntos de elementos que transmitem a personalidade do seu evento e atraem o público.

Elaboramos um e-book que pode te ajudar nesse processo. Baixe agora gratuitamente:

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Depois, você pode desenvolver o planejamento de mídias sociais focando em pontos, como redes sociais, anúncios online para eventos e até mesmo as mídias tradicionais, como jornais e TVs locais.

Contrate uma plataforma de eventos

Após entender como organizar as etapas do evento pode ser trabalhoso para você e a sua equipe, contrate uma plataforma de eventos para simplificar todas essas etapas.

A Even3 disponibiliza um software com funcionalidades que automatizam a organização do seu evento e te fazem focar no que realmente importa.

Por exemplo, pagamento seguro de inscrições por meio de boleto, pix e cartões, site com todas as informações do seu evento, envio automático de certificados e muito mais.

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Comissão organizadora

É nesta etapa que você, organizador, vai precisar de toda a ajuda que puder ter.

Pois, várias atividades ocorrerão ao mesmo tempo, com participantes procurando informações, assim como palestrantes necessitando de assistência.

Ter uma equipe que lhe acompanhe durante todos os processos de organização é fundamental para conquistar a confiança dos participantes e mostrar que tudo vai ocorrer conforme o planejado.

Comissão científica

Os eventos da área acadêmica geralmente contam com a apresentação de trabalhos científicos, são esses trabalhos que precisam passar por uma avaliação mais rigorosa.

Essa avaliação é a que vai determinar se o artigo submetido está apto a compor o seu evento.

Posteriormente, a comissão científica também fica responsável pela compilação desses trabalhos para publicação, conhecido como Anais Online.

Credenciamento

Essa é uma etapa mais do que fundamental.

Afinal, ela mantém a organização e o bom fluxo do evento, principalmente para os de grande porte, com muitas atividades e bastante participantes.

Portanto, para um bom credenciamento acontecer, você pode seguir algumas dicas, como:

  1. Disponibilizar crachás para os participantes e palestrantes;
  2. Contar com a tecnologia para diminuir as filas do seu evento.

 

Assim, você consegue ter controle sobre a quantidade de pessoas presentes no momento, quem está inscrito em uma atividade específica e marcou presença, dentre uma série de outras coisas.

Ainda, apostar em aplicativos de credenciamento, credenciamento offline e plataformas para eventos online será mais seguro e rápido.

-> Saiba mais: Como evitar filas durante o credenciamento do seu evento

Equipe de Apoio

A equipe de apoio serve para complementar a equipe responsável. Ou seja, ela pode ter uma responsabilidade que varia de evento para evento.

Essas responsabilidades vão desde o fornecimento de água e fiscalizar a higiene nos locais à coordenar a equipe de monitores e responsáveis pelo bom funcionamento das atividades.

Certificados

Se você chegou até aqui é porque já sabe como realizar da melhor forma as etapas do evento.

Então, você já pode pensar nos certificados, são eles que comprovam a participação no seu evento. 

Que tal baixar vários modelos de certificados gratuitos para começar a usar no seu evento?

 

O certificado confere validade e autoridade ao seu evento.

Mas, por vezes, é extremamente cansativo produzi-los e enviá-los para cada participante.

Por essa dificuldade muitos organizadores optam por uma solução mais ágil, como utilizar um software que automatize a produção e envio dos certificados.

Divulgação do próximo evento

Antes de mais nada aproveite para divulgar o próximo evento!

Utilize o espaço dos agradecimentos e últimas considerações para firmar um acordo com os participantes desta edição para já convidá-los para as próximas.

Se você já tiver confirmações de palestrantes e de atividades esse é um bom momento de anunciar aos participantes.

Assim, eles podem se programar para voltar no próximo evento.

Agora que você já sabe quais são as principais etapas do evento, entre em contato com a sua equipe de confiança e abrace o desafio de um evento recorrente!

Feedback

Por fim, nada melhor do que saber o que não funcionou e o que pode melhorar no seu evento, assim como entender o que deu certo para repetir na próxima edição.

O feedback facilita essa comunicação com os participantes e também os palestrantes.

Entender o que pode melhorar é a chave para o seu evento ser um sucesso e garantir a realização de outras edições.

 

Então, que tal começar a colocar todo aprendizado em prática? Crie seu evento gratuitamente pela Even3:

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