etapas do evento

Etapas do evento: saiba quais são e como produzir um evento de sucesso

Muitos organizadores não fazem a menor ideia de quais são as etapas de um evento científico ou acadêmico. Tampouco, de como podem usar isso para produzir um evento de sucesso.

Para garantir a eficácia do planejamento do seu evento, é fundamental entender quais são esses etapas e, sobretudo, o que deve ser feito em cada uma.

Portanto, se você é organizador ou faz parte da produção de um evento, este artigo pode te ajudar nesse processo!

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Conheça as etapas do evento

Pensando nos ganhos que os eventos proporcionam diversas empresas e instituições de ensino investem em eventos.

Esses ganhos podem ser exemplificados pela facilidade de transmitir um treinamento ou uma informação que precisa ser dada a todos os colaboradores, assim como outros motivos relacionados.

Já as instituições de ensino, e aqui incluo também professores, alunos e pesquisadores que se interessam por desenvolver esse projeto, utilizam a produção de eventos com o objetivo de compartilhar o conhecimento ali produzido.

E conhecer as etapas de evento vão lhe auxiliar a produzir um excelente encontro.

Por isso, compartilhe com a sua comissão organizadora essas dicas,  pois a sua equipe vai lhe acompanhar em todos os processos.

Assim como a equipe de apoio, a qual inclusive pode ser composta pelos alunos envolvidos no projeto.

Pré-evento

Planejamento

Essa é a primeira etapa para organizar qualquer evento, festa ou encontros.

Nesse passo você vai se programar para todos os possíveis imprevistos que podem surgir.

Nesse momento é importante que haja reuniões regulares com a sua equipe de organização e de apoio.

Pois, a troca de informações entre a sua equipe vai ser essencial durante o evento para que todas as atividades ocorram conforme o esperado.

Objetivos do evento

Para que o evento atenda as expectativas dos participantes ele deve ter o objetivo definido.

Podendo conter mais de um objetivo, o evento deve apresentar esses objetivos durante toda a divulgação.

Sendo assim, os participantes já saberão o que esperar e os feedbacks do evento serão excelentes, pois você com certeza atingirá o público-alvo correto.

Data, hora e local

Tão importante quanto definir o objetivo, a data, horário e local devem ser pensados durante a etapa do planejamento.

Essas decisões afetam a todos os envolvidos, sejam eles palestrantes ou participantes.

Por exemplo, se você busca um local para realização do seu evento preste atenção aos hotéis próximos e a mobilidade do local.

Assim também você deve atentar aos transportes privados e linhas próximas de transporte público.

Antes de definir uma data e divulgar verifique se os palestrantes que você deseja convidar estão disponíveis.

Visto que são convidados também para diversos outros eventos e podem ter uma agenda mais concorrida.

Orçamento

O orçamento é uma etapa indispensável para o seu evento.

Diversos itens de divulgação dependem da boa administração do orçamento.

Independente se os seus gastos serão repassados aos participantes através das inscrições ou se a comissão organizadora contará com patrocínios de instituições de fomento à pesquisa e ensino.

Caso o seu evento seja corporativo o orçamento não deixa de ser uma fase muito importante, há gastos como coffee break, panfletos e materiais de divulgação.

Divulgação

Não se esqueça da divulgação do seu evento, a propaganda é alma do negócio, certo?

Comece cedo a divulgação do seu evento.

Dessa forma ele terá mais visibilidade atraindo assim os participantes.

Procure rádios locais e emissoras de TV da região.

Utilize a internet como aliada, crie um site para o seu evento com as principais informações. 

Tenha também presença em redes sociais, são elas que irão colocar o seu evento em evidência. 

Lembre-se: é muito importante nesta etapa focar em divulgar também a imagem do seu evento. Ou seja, pensar em estratégias para reforçar o branding do seu evento.

Elaboramos um ebook que pode te ajudar nesse processo. Baixe agora gratuitamente:

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Contrate um software especializado

Após entender como organizar as etapas do evento pode ser trabalhoso para você e a sua equipe, contrate um software para simplificar todas essas etapas.

A Even3 disponibiliza esse software com funcionalidades, por exemplo pagamento de inscrições por meio de boleto e cartão de crédito, site com todas as informações do seu evento e muito mais.

Durante o evento

Comissão organizadora

É nesta etapa que você, organizador, vai precisar de toda a ajuda que puder ter.

Pois, várias atividades ocorrerão ao mesmo tempo, com participantes procurando informações assim como palestrantes necessitando de assistência.

Ter uma equipe que lhe acompanhe durante todos os processos de organização é fundamental para conquistar a confiança dos participantes e mostrar que tudo vai ocorrer conforme o planejado.

Comissão Científica

Os eventos da área acadêmica geralmente contam com a apresentação de trabalhos científicos, são esses trabalhos que precisam passar por uma avaliação mais rigorosa.

Essa avaliação é a que vai determinar se o artigo submetido está apto a compor o seu evento.

Posteriormente, a comissão científica também fica responsável pela compilação desses trabalhos para publicação, conhecido como Anais Online.

Credenciamento

Essa é uma etapa mais do que fundamental.

Afinal, ela mantém a organização e o bom fluxo do evento.

Principalmente para eventos grandes, com muitas atividades e bastante fluxo de pessoas.

E, para um bom credenciamento acontecer, é preciso disponibilizar crachás para os participantes e palestrantes.

Pois assim, você consegue ter controle sobre a quantidade de pessoas presentes no momento, quem está inscrito em uma atividade específica e marcou presença, dentre uma série de outras coisas.

E, caso você não saiba por onde começar, vamos disponibilizar aqui um modelo gratuito de crachás para você usar no seu evento!

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Equipe de Apoio

Complementando a equipe responsável está a de apoio, essa equipe pode ter uma responsabilidade que varia de evento para evento.

Essas responsabilidades vão desde o fornecimento de água e fiscalizar a higiene nos locais.

Assim como coordenar a equipe de monitores e responsáveis pelo bom funcionamento das atividades.

Pós-evento

Certificados

Se você chegou até aqui é porque já sabe como realizar da melhor forma as etapas do evento.

Então você já pode pensar nos certificados, são eles que comprovam a participação no seu evento. 

Então, que tal baixar vários modelos de certificados gratuitos para começar a usar no seu evento?

Baixar modelos de certificados para eventos

O certificado confere validade e autoridade ao seu evento.

Mas, por vezes, é extremamente cansativo produzir os certificados e enviar para cada participante.

Por essa dificuldade muitos organizadores optam por uma solução mais ágil, como utilizar um software que automatize a produção e envio dos certificados.

Divulgação do próximo evento

Antes de mais nada aproveite para divulgar o próximo evento!

Utilize o espaço dos agradecimentos e últimas considerações para firmar um acordo com os participantes desta edição para já convidá-los para as próximas.

Se você já tiver confirmações de palestrantes e de atividades esse é um bom momento de anunciar aos participantes.

Assim eles podem se programar para voltar no próximo evento.

Agora que você já sabe quais são as principais etapas do evento entre em contato com a sua equipe de confiança e abrace o desafio!

Siga as dicas que foram apresentadas e tenha um evento de sucesso.

Compartilhe conosco as suas experiências com evento, conte-nos as dificuldades que você teve ao organizar o evento e como você superou.

Feedback

Nada melhor do que saber o que não funcionou e o que pode melhorar no seu evento, assim como entender o que deu certo para repetir na próxima edição.

O feedback facilita essa comunicação com os participantes e também os palestrantes.

Entender o que pode melhorar é a chave para o seu evento ser um sucesso e garantir a realização de outras edições.

Por isso, elaboramos um modelo de pesquisa de satisfação para você aplicar no seu evento e receber os feedbacks dos participantes para melhorar as próximas edições. Baixe agora gratuitamente:
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