Se você já sabe que tomar decisões estratégicas é super importante, chegou a hora de conhecer as ferramentas para a coleta de dados em eventos que podem te ajudar!
Da inscrição ao credenciamento, cada etapa do evento pode (e deve) gerar informações que vão te auxiliar a tomar as melhores decisões.
Esses dados vão te fazer entender o comportamento do público, medir resultados, calcular ROI e melhorar a experiência dos participantes.
Então, conheça algumas das principais ferramentas para coleta de dados em eventos:
Por que coletar dados em eventos?
Primeiramente, você precisa escolher quais dados você vai coletar no seu evento.
Afinal, você não tem tempo para analisar tudo! E também não é necessário.
Basicamente, tudo o que você precisa fazer é coletar informações que te ajudem a atingir o objetivo que você tem com o evento.
Por exemplo, se o objetivo do seu evento é aumentar o número de leads da uma empresa, você vai coletar e analisar dados relacionados ao tema, como número de leads, conversões, engajamento em campanhas de marketing etc.
Veja alguns dos principais motivos para investir em ferramentas para coleta de dados em eventos:
Entender o perfil do público
Saber quem participa do seu evento ajuda a ajustar comunicação, programação e até atrair patrocinadores.
Medir o sucesso real do evento
Vendas não são o único indicador. É preciso analisar presença, engajamento e satisfação.
Por exemplo:
Você vende 500 ingressos, mas apenas 320 participantes fazem check-in. Esse dado mostra a necessidade de melhorar programação, lembretes ou estratégias de engajamento.
Melhorar as próximas edições
Dados mostram o que funcionou e o que precisa evoluir.
Por exemplo:
A pesquisa pós-evento aponta que o credenciamento demorou. Na próxima edição, você pode investir em check-in com QR Code para agilizar o processo.
Calcular o ROI do evento
Sem dados, não é possível medir retorno financeiro ou estratégico para você e seus patrocinadores.
Validar a proposta do evento
Antes mesmo da próxima edição, os dados ajudam a responder: o tema foi relevante? O público certo foi impactado?
Por exemplo:
Se as atividades sobre inovação tiveram o dobro de participantes das demais, isso indica alta demanda e pode justificar um evento exclusivo sobre o tema.
Identificar oportunidades de monetização
A coleta de dados revela interesses específicos do público, picos de vendas, cupons mais utilizados etc.
Tudo isso pode apontar melhorias, como a criação de um novo produto ou evento extra.
10 ferramentas para coleta de dados em eventos
Pré-evento
1. Formulários da Even3
Formulários são necessários para que qualquer inscrição aconteça.
Basicamente, eles precisam ser online, sucintos e oferecer segurança, caso haja a venda de ingressos.
Mas se você quer ir além do básico, então você pode investir em ferramentas que permitem a criação de formulários para além da inscrição.
Por exemplo, na Even3 você pode criar outros formulários avulsos com perguntas extras para que seus participantes respondam quando você quiser.
Depois, os dados coletados são armazenado na própria plataforma (um local seguro), mas também podem ser exportados para serem analisados e apresentados com mais facilidade.
Você quer conhecer melhor seu público em um evento, mas quer evitar um formulário de inscrição muito grande. Então, no início do evento, você envia automaticamente um e-mail com o link de um formulário mais robusto para conhecer todos os seus participantes mais profundamente. Ainda, é possível escolher as cores, imagens e identidade visual do novo formulário criado.Exemplo prático:
2. Google Analytics
O Google Analytics é uma ferramenta gratuita de análise de tráfego que monitora o comportamento dos usuários em um site.
Ele funciona por meio da instalação de um código na página do evento. A partir disso, passa a registrar dados como:
- Quantidade de visitantes;
- Origem do tráfego;
- Dispositivo utilizado;
- Tempo na página;
- Taxa de conversão.
Sendo assim, é super importante utilizar essa ferramenta se você quer descobrir quais canais trazem mais inscritos, entender o perfil do público, os resultados das campanhas de marketing etc.
Você percebe que muitas pessoas acessam a página de inscrição, mas poucas finalizam a compra. Isso pode indicar que o formulário está longo demais ou que há fricção no pagamento.Exemplo prático:
3. Even3 Analytics
Semelhante ao Google, o Even3 Analytics é uma ferramenta de análise de dados, mas integrada diretamente à plataforma de eventos.
Com ele, você não precisa nem sair da página de organização do evento para ver gráficos contendo informações como:
- Total de vendas realizadas;
- Picos de vendas;
- Meios de pagamento utilizados;
- Países de pagamento;
- Quantidade de visitantes no site do evento;
- Origem do tráfego;
- Dispositivo utilizado etc;
Exemplo prático:
Ao acompanhar o painel do Even3 Analytics, você identifica que as inscrições aumentam sempre após disparos de e-mail — informação que ajuda a otimizar sua estratégia de divulgação e investir nos canais que realmente convertem.
4. Meta (Instagram e Facebook)
A Meta oferece uma das ferramentas mais completas para o acompanhamento de dados de engajamento e anúncios.
Através do Meta Business, é possível acompanhar:
- Informações sobre seu público;
- Publicações com maior alcance;
- Número de curtidas, compartilhamentos e engajamento;
- Resultados de anúncios;
- Custo por lead;
- Taxa de conversão em anúncios etc.
Na prática, isso vai te ajudar a checar os resultados de campanhas de divulgação do evento, medir o retorno do investimento em anúncios, testar diferentes públicos, entre outros.
-> Saiba mais: como criar anúncios no Instagram Ads?
Exemplo prático:
Ao testar dois públicos diferentes, você descobre que profissionais convertem 3x mais do que estudantes. Consequentemente, você tem uma noção melhor de quem é o seu público-alvo.
5. RD Station
O RD Station é uma ferramenta de automação de marketing e CRM. Ele centraliza dados de leads e permite segmentação e envio automatizado de e-mails.
Funciona assim:
- O participante se inscreve no evento;
- Os dados são enviados para o CRM;
- Você pode criar fluxos automáticos de comunicação.
Na prática, isso te permite criar campanhas de e-mail marketing bem segmentadas, utilizar eventos para atrair leads, nutrir leads pós-evento e acompanhar os resultados dessas campanhas.
Exemplo real:
Após diversas campanhas segmentadas de e-mail marketing, você percebe que o público de estudantes é mais engajado do que o público de pesquisadores. Por causa disso, no dia do evento você consegue criar programações diferentes para explorar o engajamento dos estudantes e incentivar os pesquisadores.
6. HubSpot
Assim como o RD, o Hubspot também é uma plataforma de CRM e automação de marketing e funciona de forma semelhante.
Ele armazena dados dos inscritos no evento, organiza contatos por segmentação e permite criar fluxos automáticos de e-mails para os leads.
Na prática, você pode usá-lo como qualquer outra ferramenta de CRM: para criar relacionamentos, manter e fidelizar clientes.
Exemplo prático:
Após o evento, você identifica um perfil de participantes que interessa aos patrocinadores, então, você envia materiais específicos para eles.
Evento
7. Aplicativo de credenciamento
No dia do evento, uma ferramenta é essencial: o aplicativo de credenciamento.
Todo mundo sabe que ele é crucial para agilizar o check-in dos participantes e garantir que apenas inscritos estão participando do evento.
Mas sabia que ele pode te mostrar dados valiosos? Por exemplo:
- Medir taxa real de comparecimento (show-up);
- Controlar acesso por atividade;
- Acompanhar a porcentagem de brindes entregues;
- Monitorar tempo de fila no evento (essencial para melhorias de atendimento).
Exemplo prático:
No aplicativo de credenciamento da Even3, é possível marcar também se, na hora do credenciamento, houve entrega de materiais de suporte ou brindes.
Depois, ao fim do evento você pode acompanhar a quantidade de materiais entregues e possíveis melhorias para próximas edições.
8. Mentimeter
O Mentimeter permite criar enquetes e perguntas interativas exibidas em tempo real durante palestras.
Por isso, as vezes ele é visto apenas como uma ferramenta de interação. Mas os dados gerados podem ser importantes!
Por exemplo, com o Mentimeter você pode coletar dados sobre a opinião do público a respeito de tópicos específicos na hora em que eles estão acontecendo.
Além disso, é possível coletar dados sobre o perfil do público, nível de engajamento com as temáticas e muito mais.
Exemplo prático:
Após uma palestra, você usa o Mentimeter para criar um questionário sobre a temática debatida e a recepção do público.
Assim, você pode medir a absorção do conteúdo e a opinião sobre a atividade.
Pós-evento
9. Avaliação do evento na Even3
Ao final do evento, uma das maiores fontes de dados é o formulário de avaliação.
Mas, para evitar perda de dados ou falta de respostas, é ideal buscar uma plataforma de evento que já conte com a funcionalidade de avaliação nativa.
Dessa maneira, os dados mais importantes do seu evento ficam centralizados em um só lugar e você ainda pode atrelar o envio de certificados à avaliação do evento.
Na prática, você vai utilizá-lo para medir o NPS do evento, avaliar palestras, identificar pontos de melhorias e ouvir o seu público.
Exemplo prático:
Se a avaliação mostra nota baixa para a infraestrutura, mas alta para conteúdo, você sabe exatamente onde precisa investir na próxima edição.
10. Google Looker Studio
Por fim, o Looker Studio é uma ferramenta de visualização de dados.
Ou seja, ele transforma planilhas e relatórios em dashboards interativos.
Por isso, ele é ideal para ser utilizado na produção de relatórios com resultados do evento, indicadores importantes e provas para patrocinadores.
Exemplo prático:
Você monta um painel mostrando número de inscritos por estado, taxa de presença e nível de satisfação: tudo em um único relatório visual.
Centralizando tudo em uma única plataforma
Embora seja possível usar várias ferramentas isoladas, isso pode ser trabalhoso e arriscado, já que os dados estão descentralizados.
Por outro lado, a Even3 reúne, em um só lugar:
- Formulário de inscrição personalizável;
- Controle de pagamentos;
- Check-in com QR Code;
- Certificados automáticos;
- Pesquisa de satisfação;
- Exportação de relatórios.
Além da possibilidade de integrar ferramentas na plataforma.
Na prática, isso significa que você coleta dados desde o primeiro clique até o feedback final. Sem precisar alternar entre múltiplas ferramentas.
Então, que tal simplificar esse processo e centralizar as métricas em um único ambiente?
Comece a estruturar seu evento com dados desde o início:
