Seu calendário de eventos já está super cheio e o ano nem terminou?
É possível mudar essa realidade e ainda abrir espaço para novas ideias!
Uma gestão de calendário de eventos estruturada pode diminuir o trabalho da sua equipe, trazer mais tecnologia para seus eventos e até aumentar inscritos.
Por isso, separei algumas dicas práticas para te ajudar a organizar vários eventos no ano com mais leveza e agilidade. Aprenda mais sobre:
- Vale a pena organizar mais de um evento no ano?;
- Por que criar um calendário de eventos?;
- Como montar um calendário de eventos de forma organizada;
- 5 boas práticas para quem organiza vários eventos no ano.
Depende. Para algumas pessoas, organizar apenas um evento por ano pode não ser suficiente.
Segundo um relatório da Bizzabo, 39% dos organizadores de eventos realizam quatro a seis eventos por ano. 13% chegam a promover até mais de 10!
Essa tendência não é por acaso!
Em alguns setores, como na Educação, o engajamento, networking e construção de comunidade são diferenciais competitivos.
E tudo isso é entregue nos eventos! Então, vale a pena organizá-los se você quer:
- Atingir públicos diferentes de forma mais rápida;
- Manter a sua marca em evidência com esses diferentes públicos;
- Criar jornadas mais profundas e personalizadas de relacionamento;
- Aproveitar datas estratégicas de maneira criativa;
- Criar comunidades em torno da marca;
- Testar e otimizar aprendizados da organização de eventos de forma mais rápida.
Só que para que essa estratégia funcione, é essencial contar com planejamento e tecnologia. Você vai precisar criar um bom calendário de eventos.
Mas não se preocupe! Essa não é uma tarefa impossível. Vou te ensinar como fazer!
Como eu te disse, criar um calendário de eventos é uma estratégia de gestão.
Afinal, ele permite planejar com antecedência, alocar recursos corretamente, alinhar equipes e manter o público engajado durante todo o ano.
Veja alguns benefícios diretos de trabalhar com um calendário bem estruturado:
- Visão macro das ações da marca;
- Melhor distribuição de tarefas ao longo do tempo;
- Redução de imprevistos e conflitos de datas;
- Otimização de equipe e orçamento;
- Geração de expectativa e preparação prévia do público;
- Engajamento constante de colaboradores, parceiros e participantes.
Então, qual é a melhor forma de criar um calendário de eventos: planilhas, site, agenda do Google?
Vou te mostrar como tem sido feito por aí!
Integre tecnologia ao seu time
O primeiro passo para organizar vários eventos no ano sem dor de cabeça é utilizar uma plataforma de eventos.
Isso é o que o mercado tem mostrado! Atualmente, 79% dos profissionais da área usam softwares de gestão de eventos.
Como há sempre muito trabalho, uma plataforma pode te ajudar a automatizar as atividades mais mecânicas, como criar um site, fazer descrições, certificados etc.
-> Veja também: Como criar o melhor site de evento com a Even3
A melhor parte é que muitas ferramentas entregam isso gratuitamente, como a Even3.
Além disso, se você organiza muitos eventos no ano, a Even3 pode te ajudar a analisar os resultados dos seus eventos com facilidade.
Isso porque ela centraliza os dados de todos os seus eventos em um só lugar, permite copiar modelos de eventos, dar destaque a sua marca e muito mais.
Divida sua equipe
Agora, você tem uma plataforma de eventos como parte do seu time. Então, é hora de utilizá-la na divisão de tarefas.
Com a Even3 Empresas, você pode você pode dividir a organização com diferentes membros da equipe, definindo níveis de permissão para cada um.
Assim, é possível montar um time robusto, enxuto e bem segmentado.
Isso vai fazer com que você tenha os profissionais certos focados no desenvolvimento de áreas-chave do seu evento.
Além disso, você não sobrecarrega ninguém e abre espaço para novas ideias.
Por exemplo, a organização compartilhada na Even3 permitiu que o Conselho Regional de Psicologia de Minas Gerais organizasse eventos em cidades distantes da sede com mais facilidade.
A descentralização ampliou o alcance da instituição e diminuiu a sobrecarga das profissionais.
Agora conseguimos acompanhar os eventos aqui da sede, em Belo Horizonte, de uma maneira mais automática e dinâmica.” – Nathalia Monteiro, relações públicas do CRP-MG
Crie um portal de eventos
Com seus eventos prontos, chegou a hora de exibi-los!
Afinal, é importante que seus participantes saibam onde encontrá-los e como se planejar com antecedência.
Por isso, uma das funcionalidades mais valiosas da plataforma é a criação de um portal institucional de eventos.
Com ele, sua empresa pode exibir todos os eventos do ano em um só lugar. Isso será ideal para comunicar e engajar colaboradores, participantes e parceiros.
Automatize funções
Em vez de se preocupar com inscrições, emissão de certificados, envio de e-mails ou geração de relatórios, você pode automatizar esses processos.
As plataformas transformam tarefas que antes eram minuciosas e manuais, em processos rápidos de um só clique.
Dessa maneira, seu time pode focar no que realmente importa: o conteúdo e a experiência do evento.
Centralize informações importantes
Com tantos eventos ao longo do ano, manter informações soltas em arquivos e e-mails é um risco.
Além disso, você não vai conseguir ter uma visão geral de tudo que foi feito e conquistado.
A gestão via Even3 Empresas permite centralizar dados, relatórios e feedbacks dos eventos.
Isso vai facilitar a tomada de decisões, a prestação de contas e a melhoria contínua dos próximos eventos.
1. Tenha uma equipe gestora central
Montar um núcleo de gestão de eventos dentro da empresa ajuda a padronizar processos, tomar decisões mais rápidas e garantir consistência nos eventos.
Os integrantes da sua equipe podem variar dependendo da demanda. Mas comumente há gestores de eventos, designers, financeiro e promotores.
Além disso, sua equipe deve ter controle das ferramentas como a Even3 Empresas para ter clareza sobre metas e indicadores de sucesso.
2. Crie comunidades
Um dos principais objetivos dos eventos é criar comunidades. Mas elas precisam de manutenção para prosperar e gerar mais resultados!
Para tanto, crie grupos no LinkedIn, WhatsApp ou Telegram com participantes e expositores.
Escolha as redes sociais onde seus participantes são mais ativos e compartilhe conteúdos exclusivos.
Por exemplo, divulgue eventos futuros, webinars, séries de conteúdos e estimule a troca de experiências com fóruns de discussão.
3. Utilize feedbacks e pesquisas de satisfação
Coletar opiniões após cada evento é essencial para eventos recorrentes.
Com elas, você vai entender o que funcionou, o que pode melhorar e monitorar o resultado de testes feitos em eventos.
Na Even3 Empresas você pode configurar pesquisas automáticas de satisfação, integradas diretamente à jornada do participante.
Além disso, os dados ficam disponíveis para consulta na plataforma.
4. Crie relacionamento com todos os participantes
O e-mail marketing é uma excelente forma de manter o público engajado ao longo do ano.
Na Even3, você pode:
- Enviar e-mail marketing durante o evento diretamente da plataforma;
- Capturar leads com eventos e exportar as listas de participantes para outras ferramentas de e-mail marketing;
- Integrar a plataforma com ferramentas como o HubSpot e ativar gatilhos de e-mail marketing a partir de ações no evento.
5. Crie templates de eventos
Por fim, você pode até parar de se preocupar com a padronização!
Isso mesmo: se você está organizando vários eventos no ano, seguir os padrões não precisa mais ser um problema!
Com a Even3 Empresas você pode criar templates prontos com configurações reutilizáveis (formulários, e-mails, certificados, estrutura de site e muito mais).
Isso garante consistência e economia de tempo na organização de novos eventos.
Assim você vai conseguir organizar vários eventos no ano sem tanta sobrecarga.
Então, que tal experimentar essa solução para a gestão do seu calendário de eventos? Está na hora de ganhar mais eficiência!
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