Para saber como organizar uma mesa-redonda, é preciso, primeiramente, entender bem as características deste tipo de evento.
Desta maneira, você consegue ser mais assertivo (a) nas tomadas de decisões, otimizando as chances de tornar a sua mesa-redonda um verdadeiro sucesso!
O que é mesa-redonda?
Conforme explicamos em outro artigo, a mesa-redonda é um tipo de evento que tem o objetivo de promover um debate de qualidade, levantando questionamentos acerca de um tema.
Ela reúne, em um semicírculo, especialistas, pesquisadores e/ou acadêmicos. Cada um deles possui tempo pré-determinado para se apresentar.
Para mediar tal discussão, há a presença de um moderador que, logicamente, deve ter conhecimento sobre o tema em pauta.
Esse moderador vai ser o responsável por conduzir perguntas, “provocar” o debate para que este ocorra de maneira intrigante, além de controlar tempo de fala de cada integrante da mesa-redonda.
As mesas-redondas são excelentes para os participantes que desejam conhecer diferentes pontos de vista acerca de um mesmo assunto. Assim, conseguem desenvolver melhor seu pensamento crítico sobre o tema em discussão.
As mesas-redondas acontecem tanto como eventos únicos como também integram a programação de eventos maiores, a exemplo de congressos, simpósios e seminários. Essa última opção costuma ser a mais recorrente.
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O ambiente empresarial é bastante adepto das mesas-redondas, já que elas funcionam muito bem para que os funcionários de uma empresa, por exemplo, assimilem conteúdos e perspectivas de negócio. Então, que tal organizar uma para o seu escritório?
Se você tem dúvidas de como organizar uma mesa-redonda, vamos compartilhar algumas dicas que você precisa ficar de olho.
1. Tenha um foco bem definido
As melhores mesas-redondas são sempre aquelas com o foco mais claro. Por isso, durante o planejamento do evento, é importante definir qual tema será abordado na sua mesa-redonda.
Esse tema deve ser traçado de acordo com o perfil do público que você pretende alcançar. Procure encontrar as pessoas certas para compor a mesa, bem como um assunto pertinente, que seja pauta naquele momento.
Lembre-se: um bom tema atrai patrocinadores para o seu evento e também participantes. E com um projeto de patrocínio bem estruturado, suas chances só aumentam!
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2. Defina os assuntos
Com um foco central e bem definido para a mesa-redonda, você precisa pensar agora em uma agenda ampla e com grande potencial para discussão. O que isso quer dizer?
Em palavras mais simples, dentro do tema central, que tópicos poderiam ser abordados pelos participantes da mesa?
Por isso, ao montar a lista de potenciais convidados a integrar a sua mesa, já pense nos assuntos relevantes e que, consequentemente, agregariam valor ao evento.
3. Escolha um moderador firme
A peça fundamental de qualquer mesa é o moderador. Ele, além de ser o presidente da mesa, é quem vai definir o rumo da discussão.
Nem sempre encontrar o moderador perfeito é fácil, especialmente se você está trabalhando com patrocinadores em uma mesa-redonda (já que eles podem estabelecer restrições ou sugerir nomes).
Essa pessoa tem que ser articulada, confiante e qualificada acerca dos temas discutidos.
Eles têm que:
- Articular os temas em discussão (ou seja, precisam estar atentos a tudo que é falado)
- Envolver os participantes menos confiantes e motivá-los a elaborarem questionamentos
- Manter a discussão em movimento de uma forma descontraída, mas proposital
- Ter carisma
É uma tarefa difícil.
Logo, se você encontrar a pessoa certa faça todo o possível para continuar trabalhando com ela.
4. Selecione os convidados certos
A qualidade de uma mesa-redonda depende de seus participantes.
É necessário ter um processo seletivo criterioso para definir quem convidar para a rodada. Como um dos principais objetivos da mesa-redonda é levantar questionamentos acerca de um tema, é importantíssimo escolher pessoas que tenham pontos de vista distintos.
Eles devem ser peritos no assunto a fim de tornar o debate mais profundo. Utilize a dica que demos no tópico dois deste artigo para te guiar na escolha de bons nomes.
5. Determine o tempo
Em muitos casos, a mesa-redonda integra a lista de atividades de eventos maiores, como conferências e congressos.
Em outros, elas são o evento principal e, por isso, ocorrem de maneira independente.
Sendo assim, você precisa levar em consideração o tempo que terá disponível para a discussão da sua mesa. Com base nele, determine também, em média, quanto tempo cada convidado terá para contribuir com o evento e quanto tempo será destinado à interação com à plateia.
Geralmente, as mesas-redondas duram cerca de 2h. Mas isso não é regra.
Como organizar uma mesa-redonda de um jeito prático?
Mesas-redondas precisam de planejamento, preparação e liderança forte. Quer saber como organizar uma mesa-redonda de forma fácil, sem se preocupar com a burocracia da venda de inscrições e do envio de certificados?
Existem sistemas na internet que ajudam no planejamento e organização desses tipos de eventos. A Even3 é um deles. Com a Even3 você consegue:
- Criar um site para divulgar a sua mesa-redonda;
- Vender inscrições online;
- Acompanhar o andamento de cada transação;
- Credenciar os participantes no dia do evento;
- Criar e distribuir de forma automática os certificado.
