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Webinar: o que é e como organizar?

Eventos online são tendência no segmento. Entre os variados tipos, está o webinar. Você já ouviu falar dele? Esse formato tem ganhado bastante destaque no cenário acadêmico.

Neste artigo, você vai aprender o que é webinar, suas principais características e como organizar o seu e se manter atualizado no mercado de eventos. 

O que é webinar?

O termo webinar tem origem inglesa e significa “web based seminar”. Ou seja, é um seminário realizado via web. Por isso, o webinário, como também é chamado esse tipo de evento, remete à junção das palavras “web” e“seminário”.

O webinar consiste em uma aula, seminário ou conferência online que é transmitida para um público-alvo específico no formato de vídeo. 

Ele pode acontecer tanto a partir da disponibilização de conteúdos gravados como também pode ser transmitido ao vivo.  

Para quem é o webinar?

O que funciona em eventos presenciais pode não funcionar em eventos online.

O webinar é um formato que se encaixa muito bem em alguns tipos de eventos, principalmente os expositivos, como é o caso de uma palestra

No geral, para fazer um webinar, você só precisa de alguns instrumentos, como: câmera, microfone, computador e internet. 

Por isso que os webinars são indicados para quem quer promover eventos pequenos, com um único assunto e poucos palestrantes, no máximo dois. 

Afinal, eventos de grande porte como congressos requerem mais instrumentos e uma complexidade maior, portanto não se encaixam nesta modalidade. 

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Antes de produzir um webinar, é preciso ter em mente como funciona a sua dinâmica. 

Como funciona um webinar?

Basicamente é uma videoconferência em formato de seminário, na qual um apresentador conduz a exposição e interage com os participantes por meio de um chat.

E, como já foi mencionado anteriormente, para produzir um webinar, você só precisa de alguns instrumentos e ferramentas essenciais, como: câmera, microfone, computador, ferramenta de transmissão online, e, claro, internet. 

É uma forma relativamente barata e simples de apresentar conteúdos, realizar treinamentos melhora o relacionamento com os clientes.

E, para te ajudar a entender melhor a dinâmica de um webinar, vamos citar alguns exemplos e como eles são feitos:

Webinars de demonstração de produto ou serviço

Neste tipo de webinar, o apresentador pode compartilhar sua tela e demonstrar o produto ou serviço e quais são seus benefícios, apresentar novas funcionalidades, dentre outras coisas que ficam à critério do apresentador.

Exemplo de webinar de demonstração de produto:

Webinars de entrevista

Se seu evento exigir algum tipo de entrevista ou até mesmo um debate entre um grupo de pessoas, por exemplo, o webinar pode ser um bom formato.

Para este tipo de webinário, é recomendado contar com um especialista da área de atuação. Podendo ser realizada uma entrevista que aborde assuntos relevantes e interessantes para o público, muito parecido com o gênero de evento: mesa redonda.

Como organizar uma mesa redonda

Geralmente, as entrevistas tratam de temas específicos que permitam a interação com o público e despertem seu interesse. O objetivo deste formato é gerar mais visibilidade para a sua marca e melhorar o engajamento da sua audiência.

Exemplo de webinar de entrevista com convidado online:


Exemplo de webinar de entrevista com convidado presencial:

Webinars de aulas

Se seu evento for do tipo curso ou aula online, o webinar se encaixa muito bem!

Visto que, em webinars, o apresentador pode compartilhar a tela do seu computador e exibir uma apresentação em slides para explicar um determinado conteúdo e interagir com o público respondendo dúvidas, por exemplo.

Além de claro, de disponibilizar o vídeo posteriormente para que os estudantes tenham acesso ao conteúdo.

Todavia, não é recomendado para conferências ou eventos que possuam muitas palestras simultâneas. O ideal são palestras únicas e com uma só temática.

Exemplo de webinar de aula com quadro/flipchart:


Exemplo de webinar de aula com slides:

Vantagens de fazer um webinar

Provavelmente você já participou de um webinar e deve ter se perguntado quais os maiores benefícios de produzir um. Por isso, nós listamos as principais vantagens de fazer um webinar! 

Praticidade

Ao fazer um webinar, a praticidade é uma vantagem tanto para o organizador e para os palestrantes quanto para o público que irá assistir à transmissão online do conteúdo. 

Da parte do palestrante, não importa de onde o conteúdo será gravado (contanto, lógico, que o material fique com uma boa qualidade). Ele pode produzir o material, por exemplo, diretamente da sua casa ou do trabalho. 

Caso as aulas não sejam transmitidas ao vivo, pode ainda gravar o material em um horário mais silencioso, como durante a madrugada. 

A praticidade para o organizador vem justamente do fato de ele não ter que se preocupar com questões custosas e que consomem tempo, como encontrar um bom local para sediar o evento, fornecedores para o coffee-break e para materiais de projeção.  

Todo o trabalho se resumirá a administrar as inscrições e submissões (caso o evento as contemple), o que é bem fácil quando se tem uma plataforma como a Even3, e a disponibilizar o material produzido pelo palestrante para transmissão online. 

 

Já o público poderá acompanhar o conteúdo das palestras de qualquer aparelho eletrônico conectado à internet, bem como de qualquer lugar. Não precisará arcar com deslocamentos e hospedagens. 

E, nos dias atuais isso é um diferencial bastante relevante, afinal, tempo é ouro. 

Audiência

Por ser transmitido de forma online, o webinar pode alcançar proporções muito grandes na internet. Afinal, qualquer pessoa, de qualquer lugar do mundo, poderá participar do webinário. 

Utilizando os meios certos e ferramentas ideais, você pode alcançar um público bastante expressivo para assistir à sua palestra online. Aumentando assim, sua credibilidade, audiência e visibilidade. 

Como gravar sua palestra para uma conferência online 

Custo-benefício 

Por ser totalmente online, ao fazer um webinar, você consegue minimizar custos. Principalmente em relação à logística, aluguel de espaço, contratação de grandes equipamentos de som e iluminação, bem como de uma equipe, dentre vários outros fatores. 

Então, quando se compara aos tipos de eventos presenciais, organizar um webinar sai bem mais barato!

Para apresentar um webinar, o simples funciona: você só precisa de um notebook com câmera integrada e microfone. 

Mas, é claro que uma câmera webcam profissional deixa a qualidade da imagem muito melhor assim como ter o microfone certo contribui para uma boa nitidez no áudio.

Listamos os equipamentos essenciais e demos dicas de modelos para quem está ingressando agora no mundo dos webinars, confira:

Equipamentos essenciais para gravar um conteúdo online de qualidade

Como organizar um webinar? 

Agora que você já sabe o que é um webinário e suas maiores vantagens, chegou o momento de aprender a fazer um webinar de sucesso! Vamos lá? 

Defina um tema

Assim como em eventos presenciais, ao fazer um webinar, é preciso, antes de tudo, definir o tema que irá abordar. Isso é importante para que você pense no roteiro do seu webinar antes de começar a produzi-lo.  

Para escolher o tema do seu webinar, considere:

  • O tipo de conteúdo que o seu público tem mais interesse em aprender;
  • O assunto que você é especialista e tem propriedade para falar.  

Você pode, por exemplo, criar enquetes nas suas redes sociais para perguntar ao público os conteúdos que ele mais gostaria de aprender. Com essas respostas, você já pode definir o tema. 

Defina o tipo de webinar

Defina se seu webinar vai ser de entrevista, de aula ou de demonstração de produto. Cada tipo de webinar requer um tipo de equipamento diferente.

Crie um roteiro 

É muito importante estruturar um roteiro para o webinar. Então, recomende isso aos seus palestrantes!

Afinal, o webinário funciona como um tipo de apresentação. Algumas ferramentas permitem que você, ao mesmo tempo em que mostra a sua tela para o público, se grave apresentando. Isso cria uma aproximação com os participantes, o que é ótimo!

Voltando ao roteiro… Nele, é preciso planejar o começo, meio e fim da sua fala e também dos slides.

Uma dica é dividir o tema em tópicos. Você pode colocar alguns desses tópicos nos slides, assim como frases de autoridades e estudiosos ou gráficos que corroborem o que você diz em fala. 

Geralmente, textos longos não são uma boa pedida para slides, já que eles tornam a apresentação mais cansativa e menos dinâmica. 

A ideia é que, à parte da apresentação, você tenha esses tópicos anotados em um papel ou em um bloco de notas. Neles, coloque subtópicos que irão contextualizar a sua apresentação, mas que não irão aparecer nos slides. 

Eles apenas servirão como um guia pessoal para que você apresente os contextos certos nos momentos certos do webinar. 

Se o webinar for acontecer em uma transmissão ao vivo, é preciso que o palestrante treine com antecedência a sua apresentação. 

Isso permitirá que ele saiba se precisará cortar ou adicionar alguma informação ao conteúdo, de modo que caiba no tempo exato estabelecido pela organização. 

Estabeleça uma data e horário

É muito importante definir previamente a data e horário do evento. Isso porque o seu público precisa estar bem informado para reservar um horário na agenda e participar do seu webinar. 

Além disso, após definir um tema, data e horário, você consegue usar melhor alguns canais digitais para divulgar seu webinar e atrair ainda mais pessoas para a sua apresentação. 

Estratégias de marketing digital para eventos

Prepare uma apresentação visual

É muito comum usar uma apresentação de slides durante o webinar. A junção de textos, imagens e a fala do apresentador facilita muito a absorção de conteúdo do público.

Para montar os slides, você pode usar o PowerPoint ou até mesmo o Google Slides, que pode ser acessado pelo Google Drive de forma gratuita.

É fundamental que a sua apresentação visual tenha um template agradável para leitura e dialogue com a identidade visual da sua marca. Dessa forma, você consegue reforçar o branding e fixar a sua marca na mente do público.

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Uma dica essencial para você criar a sua apresentação é usar fontes maiores, resumir o conteúdo em tópicos com frases curtas e objetivas.

E, sobretudo, ilustrá-la com ícones ou imagens para deixá-la menos cansativa. 

Escolha uma ferramenta

A peça fundamental para seu webinar acontecer e ser um sucesso é a escolha de uma ferramenta que possibilite uma boa experiência com o seu público e que também esteja ao seu alcance. Tanto em questões financeiras como de usabilidade. 

Se está iniciando e pretende fazer algo simples e conveniente, pode utilizar as plataformas como o YouTube Live, Linkedin Live e Facebook Live.

Uma plataforma gratuita e bastante utilizada para webinars é o Youtube, um dos maiores canais digitais de consumo de conteúdo audiovisual do mundo.

Não é à toa que a própria rede criou o Youtube Live para ajudar quem precisa fazer transmissões online, como webinars

Esses serviços de streaming são suficientes para realizar uma transmissão ao vivo e interagir com seus participantes por meio do chat.

Além disso, gravam os vídeos durante a transmissão, permitindo que os usuários assistam em outro momento pelo mesmo link.

Youtube Live: prós e contras

Antes de falarmos as vantagens e desvantagens de usar essa ferramenta, é importante saber o que ela te permite fazer. 

O YouTube Live, nada mais é do que uma ferramenta do Google que permite realizar eventos ao vivo e transmiti-los em tempo real aos assinantes de um determinado canal nessa rede social. 

Uma das maiores vantagens de fazer um webinar pelo Youtube é que seu conteúdo fica disponível para o público posteriormente. Ou seja, quem chegou atrasado ou perdeu o dia do seu webinar  tem a chance de assisti-lo em outro dia e horário.

Além disso, o público consegue interagir com o palestrante, em tempo real. É possível reservar um momento do seu webinar para esclarecer dúvidas e bater um papo com os espectadores. E, ao final, você consegue analisar todas as métricas e estatísticas que o Youtube fornece. 

Mas, um ponto negativo do Youtube Live é que você precisa instalar e aprender a utilizar outras ferramentas para conseguir fazer a transmissão online a partir do seu computador.

No entanto, o Youtube Live não é a única ferramenta que pode  transmitir seu webinar.

Existe também o Zoom Meetings, muito indicada para webinar e quem busca por uma plataforma mais robusta. Nele, é possível fazer videoconferência com até 500 participantes e 10 mil espectadores no modo webinar (modo pago). 

Zoom: prós e contras

Diferente do Youtube Live, por exemplo, o Zoom Meeting permite que os participantes sejam separados por grupos durante a videoconferência.

Embora tenha foco em empresas mediante assinatura de um plano pago, há uma versão gratuita para usuários que buscam algo mais simples.

Para um webinar, por exemplo, o Zoom Meetings oferece chat em tempo real, permitindo que o mediador/palestrante interaja com os participantes. E, ainda, compartilhe materiais educativos do seu computador e libere o acesso para outra pessoa interagir. 

Todavia, na modalidade gratuita existem limitações em dois pontos: quantidade de participantes e duração do webinar. A modalidade grátis não oferece relatórios detalhados e limita reuniões a 40 minutos de duração.

Indo além: como utilizar a Even3 para organizar webinars incríveis.

Já pensou em gerenciar todo o ciclo de vida do seu evento, como por exemplo, vendas de ingressos, inscrições dos participantes, distribuição de certificados. E, ainda, transmitir o seu evento online? Isso tudo é possível com a plataforma Even3. 

CRIAR EVENTOS

E já que estamos falando de fazer um webinar, vamos te mostrar como é simples de transmitir um tipo de evento online utilizando a Even3.

O primeiro passo é criar uma conta e fazer o login na plataforma e criar um evento normalmente. Após feito isso, é só acessar as configurações do seu evento e listar a opção ‘’evento on-line’’, como ilustra a imagem abaixo: 

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Depois de salvar as informações e confirmar a mudança de evento presencial para online, em seguida aparecerá um novo Menu chamado transmissão online

Nele, será possível escolher uma plataforma de transmissão, como o Youtube Live, por exemplo e inserir o link do webinar para disponibilizar posteriormente ao seus participantes, assim como ilustra a seguinte imagem:

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Pronto! Seu webinar já está pronto para ser transmitido online. 

Como transmitir o seu evento online na Even3: o passo a passo completo

O que fazer depois da apresentação? 

Quando o webinar termina, você precisa se relacionar com o seu público e analisar todos os dados. E, claro, pensar nos próximos passos. 

Você pode, por exemplo, fazer postagens nas suas redes sociais agradecendo a participação do público, enviar um e-mail marketing disponibilizando o link para quem quiser assistir novamente a sua apresentação, dentre outras coisas. 

Além disso, é fundamental realizar uma pesquisa de satisfação com os participantes, para entender o que eles gostaram de ver no seu webinar e o que não gostaram para que no próximo você aplique melhorias. 

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