Você sabe quantos dias você leva para criar um evento do zero? Um cronograma de eventos vai te dar essa resposta!
Ele é bem importante porque pode determinar quão complexo será organizar seu evento. Afinal, é nele que definimos quanto tempo, dinheiro e equipe vamos precisar investir.
Ainda, ele serve como base para definir todo calendário de eventos anuais de empresas ou instituições.
Então, que tal começar a criar eventos com mais organização? Aprenda a montar seu próprio cronograma de eventos e baixe um modelo editável ao final do blogpost.
O que é um cronograma de eventos?
Basicamente, um cronograma é uma representação gráfica das pretensões de um projeto.
Por isso, quando usado em eventos, ele ilustra as atividades que a organização pretende fazer. Dessa forma, deve contar com prazos e definição de responsáveis.
Portanto, é uma parte essencial no planejamento do evento.
Por que criar um cronograma de eventos?
Com um cronograma de eventos bem definido sua organização pode ser bem mais rápida.
Afinal, todo mundo saberá o que fazer e até quando finalizar a atividade.
Com o passar dos eventos, você vai entender o tempo necessário para organizá-los.
Assim, pode começar a planejar no tempo certo e ainda inserir outros eventos na sua agenda, se der tempo.
Além disso, é possível contar com benefícios como:
- Previsão e resolução de problemas mais rápido;
- Garantia de cumprimento de todas as etapas e atividades essenciais para o evento;
- O mesmo cronograma pode ser reproduzido e reutilizado em outros eventos.
Como fazer um cronograma de eventos?
1. Defina as atividades de cada etapa do evento
Para começar, seu cronograma deve elencar as atividades essenciais em cada etapa do evento. Você as conhece?
Pré-evento
Etapa de planejamento e definição dos principais pontos do evento. São atividades comuns: formação de equipes, escolha do local do evento, criação de identidade visual, entre outros.
Durante o evento
Etapa que inicia no primeiro dia do evento. São atividades comuns: credenciamento, apresentações de abertura e fechamento, coffee break…
Pós-evento
Acompanhamento dos resultados após o evento. São atividades comuns: entrega de certificados, criação de relatórios, feedbacks…
-> Saiba mais: Pós-evento: 7 coisas que você precisa fazer quando o evento acaba
Na Even3, nós criamos um checklist gratuito com as ações necessárias para cada momento da organização de um evento. Você pode baixá-lo agora e utilizá-lo para não deixar nada de fora do seu cronograma:
Também vai ser essencial alinhar as atividades aos objetivos que você pretende atingir com seu evento.
Isso vai fazer com que todos foquem nas tarefas necessárias para atingir suas metas.
Por exemplo, se você pretende utilizar o evento para criar comunidades, provavelmente vai ter que inserir tarefas de marketing digital no seu cronograma.
2. Estime prazos e responsáveis
Uma vez que você já tem objetivos definidos, é hora de elencar as atividades prioritárias no seu cronograma de eventos.
Nesse caso, comece determinando as principais ações a serem executadas e os prazos para concluí-las.
Elas devem ser direcionadas a outros membros da equipe e o tempo estimado para fazê-las precisa considerar preparação, execução e imprevistos.
Quanto mais complexas essas atividades forem, menos tempo você terá para realizar outras atividades secundárias.
Por isso, é interessante que você utilize tecnologias para tornar a organização de eventos mais rápida e fácil.
Por exemplo, utilizar uma plataforma de eventos como a Even3 para simplificar as atividades mais complexas.
Afinal, a Even3 executa tarefas de organização de eventos em segundos ou de forma automática.
Assim, você não precisa se preocupar em fazer sites para eventos, emitir certificados, diminuir filas no credenciamento… A plataforma cuida de tudo para você!
Então, sobra mais tempo para se dedicar a outras atividades que podem elevar o nível do seu evento!
3. Organize suas finanças com o modelo de cronograma de eventos
Certamente você vai precisar de dinheiro para realizar algumas atividades do cronograma do seu evento.
Por esse motivo, você precisa ter um planejamento financeiro!
Para te ajudar, a Even3 criou uma planilha gratuita e essencial para o planejamento de qualquer evento.
Nela, há um modelo editável de cronograma de eventos e uma planilha de finanças em um só lugar.
Isso facilita o acompanhamento dessas áreas por todos os integrantes do seu time. Baixe agora:
Com as planilhas em mãos, você deve definir a quantidade de dinheiro que cada área receberá ainda na fase de organização.
Garanta que você tem caixa para pagar fornecedores, palestrantes, local do evento… tudo que é definido no princípio!
Você ainda pode levar em consideração cotas de patrocínio ou a estimativa de vendas de ingressos, se for o caso do seu evento.
-> Veja também: Como definir o valor do ingresso do evento?
No entanto, lembre-se que você não precisa gastar muito para fazer um bom evento! Apenas alinhe as atividades do seu cronograma com o que o caixa do seu evento te possibilita fazer.
4. Revise o cronograma com frequência
Finalmente, seu cronograma não será uma regra escrita em pedra.
Claro que ele vai te ajudar a organizar eventos mais rápido, mas você pode adicionar outras atividades enquanto o evento acontece.
Por isso, é importante que o cronograma seja constantemente revisado e atualizado. Experimente editar o modelo gratuito da Even3!
Dessa maneira, você vai encontrar seu ritmo de organização, buscando o que é mais rápido e fácil para você.
Com o tempo, será possível prever problemas, resolvê-los com mais agilidade e entender o prazo necessário para organizar cada tipo de evento.
Inclusive, isso vai permitir que você organize mais de um evento por ano. Já pensou na possibilidade?
Cronograma de eventos empresariais: como fazer?
Como já te falei, um cronograma de eventos te dá uma vantagem de tempo e agilidade.
Então, será possível reproduzi-lo várias vezes assim que você conseguir estimar bem os prazos e dividir equipes.
Aliás, é isso que muitas empresas já fazem! Para dar conta de uma grande demanda de eventos anuais, os cronogramas são criados sempre no início do ano.
Normalmente, as datas são pré definidas com antecedência, os fornecedores são contactados e há equipes responsáveis pelas atividades.
Mas você sabia que há uma forma mais fácil de organizar esses eventos?
Atualmente, a Even3 centraliza todas as atividades de organização em um só lugar.
Assim, ela transforma atividades que antes eram feitas por grandes equipes em ações automáticas ou simplificadas.
Isso porque a ferramenta permite copiar eventos, importar participantes, criar um portal com todos os eventos da empresa e muito mais.
-> Veja mais: 6 funcionalidades do Even3 Empresas para o seu evento
Aliás, o portal é um calendário de eventos e permite que os participantes busquem e participem de outras atividades da instituição.
Dessa maneira, essa se torna uma ferramenta indispensável para quem deseja realizar eventos recorrentes e seguir os cronogramas.
Quer começar a utilizá-la agora mesmo? Clique no banner abaixo e otimize seus cronogramas de eventos, simplifique processos e ganhe uma consultoria gratuita com os especialistas da Even3:
