Como fazer uma programação de evento na Even3 costuma ser uma dúvida comum de organizadores. Afinal, esta é uma das etapas que exige mais cuidado ao organizar um evento.
Isso porque a programação do evento é o que vai atrair os seus participantes, é através dela que você vai engajar interessados em seus conteúdos e valores.
Por esse motivo, contar com uma plataforma de eventos como a Even3 vai te ajudar a focar no que realmente importa: promover os melhores conteúdos e encontrar os palestrantes certos.
Isso significa dizer que a Even3 pode automatizar as etapas mais burocráticas do evento, como a organização de horários e distribuição de apresentações de trabalhos. Vou te ensinar como fazer isso:
- Ofereça atividades atrativas, como minicursos, workshops, coffee breaks e, óbvio, as apresentações de trabalho;
- Demonstre os valores de cada tarefa aos seus participantes, como certificações, o que eles vão aprender e quem são os palestrantes;
- Apresente a programação completa, mostrando com destaque as atividades simultâneas;
- Apresentações de trabalhos podem conter informações como área temática, modalidade do trabalho, tempo disponível para apresentação e apresentadores/expositores.
Quando for distribuir os trabalhos para organizar a programação científica do seu evento, leve em consideração:
1. O tipo de atividade
É uma aula, conferência, palestra ou apresentação de trabalho?
Seja o que for, deixar o tipo da atividade evidente é essencial tanto para atrair novos participantes como para organizar melhor o seu evento.
Por exemplo, as apresentações orais precisam de cuidados extras, como bancas avaliadoras e salas de apresentação com horários específicos para cada trabalho.
Já a exposição de posters permite que você reserve um mesmo espaço, virtual ou presencial, para vários autores.
Assim, na Even3, você consegue realizar essa divisão e organizar a programação científica estabelecendo os locais onde acontecerão as atividades, a duração de cada uma delas, a data e o horário.
2. O tempo de duração da apresentação
Falando em horário, é interessante estabelecer um tempo máximo de apresentação, principalmente para as apresentações orais.
Afinal, você deve organizar os horários para caberem na grade do evento.
Ainda, é importante deixar um intervalo entre uma apresentação e outra. Assim, os autores conseguem preparar materiais e evitar imprevistos ao longo da atividade.
Por isso, a plataforma da Even3 calcula e distribui automaticamente a quantidade de trabalhos que será disponibilizada na sessão, baseando-se no horário definido e no tempo de apresentação de cada trabalho.
Por exemplo, se a sessão durar 1 hora, e o tempo de apresentação por trabalho for 10 minutos, a plataforma vai, automaticamente, distribuir seis trabalhos na sessão.
3. Defina a área temática e a modalidade do trabalho
Você sabe que eventos multidisciplinares costumam dividir seus trabalhos por áreas temáticas, não é?
Então, para que a programação de apresentação fique o mais organizada possível, tente dividir as salas e os horários das apresentações de acordo com as áreas temáticas e com as modalidades dos trabalhos.
Assim, os participantes não ficam perdidos entre apresentações e encontram mais facilmente o que desejam.
Dessa maneira, defina essas informações na hora de cadastrar uma atividade nova na Even3, uma vez que a distribuição automática dos trabalhos também leva as áreas temáticas em consideração.
4. Escolha coordenadores de área
Com muitas áreas temáticas, trabalhos e participantes apresentando, é comum que surjam dúvidas antes, durante e após o evento.
Então, é bom estabelecer um coordenador por área temática.
Ele será responsável por tirar dúvidas dos participantes, instruí-los quanto à organização dos espaços de apresentação e também por resolver imprevistos, caso eles ocorram, no dia do evento.
Ainda, eles podem ser uma excelente ponte de comunicação entre os participantes e a organização na fase pós-evento, já que muitos entram em contato para solicitar declarações e certificados comprobatórios da apresentação.
Inclusive, o assunto de “certificados” costuma bater recorde de dúvidas e lotar caixa de entrada dos organizadores, mas com algumas boas práticas é possível gerar os certificados minutos após o evento acabar.
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5. Aponte o palestrante e adicione informações sobre ele
Ainda falando sobre pessoas de referência no evento, o palestrante faz uma enorme diferença na sua programação, por isso, você deve evidenciá-lo!
Para começar, adicione o nome do palestrante na atividade da sua programação e escolha a sua função no evento.
Na Even3, você pode designar funções como palestrante, monitor, suporte, comentador, examinador e muito mais.
Nesse caso, você deve adicionar o currículo do escolhido ou escolhida, além de fornecer informações extras sobre eles, já que a plataforma da Even3 disponibiliza um site para evento com uma área exclusiva para apresentar cada palestrante.
6. Evite o choque de horários
É impossível um participante estar apresentando dois trabalhos ao mesmo tempo, certo?
Por isso, tome muito cuidado na hora de organizar a programação científica do evento e evite o choque de horários.
Na Even3, é possível habilitar a opção “Não permitir choque de horários” para que confusões assim não ocorram no dia do evento.
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Por fim, com essas dicas, você já pode tirar a programação do seu evento do papel. Afinal, ter uma plataforma de eventos à disposição facilita a forma como você e como os seus participantes irão receber a programação do evento.
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