Atualmente o e-mail marketing é uma das estratégias mais eficazes de comunicação entre a organização de um evento e os seus participantes.
Além disso, quando bem executado, pode não só aumentar o número de inscrições no evento, mas também transformar participantes em clientes do seu negócio.
Já pensou em escrever e-mails que realmente entregam resultados? Então saiba mais sobre:
De forma simples, o e-mail marketing é uma forma de comunicação personalizada feita por e-mail entre uma empresa e seus contatos.
No caso de eventos, ele conecta diretamente a comissão organizadora a diferentes públicos: participantes, palestrantes, avaliadores, patrocinadores e até potenciais parceiros.
O grande diferencial dessa estratégia é a personalização. Isso significa que cada grupo recebe uma mensagem pensada especialmente para suas necessidades. Por exemplo:
Portanto, o e-mail marketing não é apenas enviar uma mensagem transacional em massa.
Mas ele tem como objetivo entregar o conteúdo certo, na hora certa, para a pessoa certa. Essa segmentação é fundamental para que o público sinta que a comunicação é relevante e valiosa, transformando simples contatos em clientes fiéis.
Como deu para perceber, e-mail marketing para eventos funciona como um ciclo de comunicação contínua criado para educar, mobilizar e fidelizar clientes.
O conteúdo desses e-mails vai depender do objetivo que você quer alcançar. Mas, no geral, o e-mail marketing segue etapas como:
Antes de começar, você precisa escolher uma ferramenta de e-mail marketing que facilite o envio, a personalização e a análise de resultados.
Essa etapa é super importante! Isso porque muitas ferramentas de e-mail, como o Gmail, possuem proteção contra propagandas abusivas, conhecidas como spams.
Nesse caso, eles costumam bloquear e-mails enviados diretamente da ferramenta de forma manual e para muitos contatos de uma só vez, por entender esse comportamento como spam. Mesmo que não seja o caso do seu evento, é bem provavél que ele caia em um desses bloqueios!
Portanto, utilizar uma ferramenta de e-mail marketing garante mais segurança de que seus e-mails serão entregues aos destinatários e sua conta não será bloqueada.
Sendo assim, você pode utilizar plataformas como MailChimp, RD Station, GetResponse, ActiveCampaign e até mesmo a própria Even3, que funciona também como um e-mail marketing durante eventos.
Muitas dessas ferramentas oferecem versões de e-mail marketing gratuito, ideais para quem está começando.
-> Veja também: Como usar o RD Station em eventos na Even3?
A lista de contatos é o coração da sua estratégia.
Ela deve ser formada por pessoas que cederam os dados de forma explícita para você. Afinal, é importante seguir a LGPD nessa coleta, ok?
Nesse caso, muitas empresas utilizam justamente os eventos para capturar contatos que possuem interesse na área em que elas atuam.
Tudo isso de forma legal através do formulário de inscrição do evento.
Chamamos esse processo de coleta de leads. E os leads representam potenciais clientes do negócio.
-> Saiba mais: Como usar eventos online para gerar leads para o seu negócio
Mas, claro, você pode encontrá-los em outros lugares também como redes sociais, ativações de marca, premiações e muito mais.
O importante é estabelecer contato com esse lead depois de conseguir seus dados!
Além disso, a sua lista de contatos pode incluir informações adicionais como área de interesse, categoria de participação ou até preferências de atividades. Isso vai ajudar muito na segmentação do público!
Depois da lista, a segmentação é outro ponto super importante.
O seu público precisa ser dividido em grupos (participantes, palestrantes, avaliadores, patrocinadores etc.), pois cada um deles deve receber mensagens específicas.
Essa personalização faz com que as pessoas se sintam valorizadas e aumenta as chances de engajamento.
Por exemplo, imagine enviar para um palestrante informações sobre conteúdos adicionais e atividades extras: provavelmente isso não faria sentido. Mas, ao mesmo tempo, seria extremamente relevante para os participantes.
Assim, a segmentação transforma o e-mail marketing em uma ferramenta de comunicação estratégica e poderosa.
Com a lista segmentada, é hora de escrever a mensagem.
A maioria das plataformas já oferece modelos prontos de e-mail que podem ser adaptados.
É possível incluir textos, imagens, links para páginas de inscrição ou compra de ingressos e até botões chamativos que direcionam para produtos ou serviços extras.
-> Veja também: 30 templates de e-mails para usar em eventos
Depois do envio, começa a fase de análise.
Uma boa plataforma de e-mail marketing permite acompanhar métricas como taxa de abertura, cliques em links, número de descadastramentos e até quais conteúdos tiveram mais engajamento.
Esses dados ajudam a ajustar a estratégia e melhorar os próximos disparos.
Assim, você consegue criar uma estratégia de comunicação simples, clara e eficiente. Isso vai trazer novos clientes para o evento ou seu negócio, além de fortalecer o relacionamento com quem já te conhece.
Como eu te disse, o conteúdo do e-mail marketing para eventos vai depender do objetivo que você quer atingir com ele. Existem alguns, como:
Você já percebeu que praticamente todo mundo ao seu redor tem um e-mail? De acordo com uma pesquisa da Pew Research Center, 92% dos adultos que estão online possuem um.
Isso significa que, através do e-mail, sua mensagem pode alcançar boa parte do seu público inscrito ou interessado. Isso nem sempre acontece nas redes sociais, onde os algoritmos limitam o alcance.
Ao adquirir contatos em um evento, você já sabe que eles têm interesse no conteúdo que você está oferecendo.
Nesse caso, você pode ter uma estratégia de marketing mais direcionada, identificando o problema deles, educando e oferecendo seu produto como a solução que eles buscam.
Enquanto nas redes sociais a comunicação é em grupo, no e-mail ela é individual. Isso fortalece o vínculo entre o evento e cada pessoa, criando uma sensação de exclusividade.
Inserindo botões de call to action (CTAs), você pode direcionar participantes para a compra de ingressos, produtos ou atividades extras, gerando novos clientes e aumentando a receita do evento.
O e-mail marketing é também um canal eficaz para fazer pesquisas e conhecer mais o seu público.
Você pode enviar formulários extras ou apostar em pesquisas de satisfação, fundamentais para melhorar a organização e oferecer uma experiência ainda melhor nas próximas edições.
Com relatórios de métricas, você consegue identificar o que funcionou, quais mensagens engajaram mais e quais precisam ser ajustadas. Isso torna sua estratégia de marketing cada vez mais eficiente.
Na Even3, os organizadores contam com uma funcionalidade exclusiva, o Notificar pessoas.
Essa ferramenta foi criada para simplificar a comunicação no evento e tornar o processo ainda mais eficiente.
Assim, como o nome já diz, é possível enviar e-mails automáticos para todas as pessoas envolvidas no evento sem sair da plataforma. Isso mesmo: participantes, inscritos em atividades, convidados, avaliadores de trabalhos e muito mais.
Além disso, alguns benefícios do Notificar Pessoas são:
Como eu te disse, o e-mail marketing não se trata apenas de e-mails transacionais, como “inscrição confirmada!”. Pelo contrário, ele é usado de forma estratégica para transformar contatos em clientes.
Para isso, existem alguns tipos de e-mails como:
Um dos tipos de e-mails mais comuns para gerar engajamento são as newsletter.
Elas podem ser enviadas em qualquer momento do ciclo do evento: antes, durante e até depois dele.
Na prática, elas atualizam inscritos com novidades, divulgam conteúdos de interesse, mantém o evento “vivo” na mente dos participantes e até atraem novos clientes por meio do compartilhamento.
São ideais para manter uma comunicação constante com o público e criar uma comunidade para além do evento.
Por exemplo, grandes eventos como o Festival do Conhecimento, da UFRJ, criam newsletters para manter o grande público ativo. No caso da UFRJ, eles criaram uma newsletter mensal para se comunicar com os participantes mesmo depois do fim do evento.
Uma das principais diferenças do e-mail marketing e do e-mail transacional é que o e-mail marketing tem como objetivo gerar vendas, enquanto o transacional apenas informa.
Mas eles podem coexistir no mesmo texto!
Por exemplo, um bom e-mail de boas-vindas em eventos confirma a inscrição do participante, mas também pode entregar o valor do negócio/produto ou serviço por trás do evento.
Nesse caso, ele faz o papel de um bom e-mail de topo de funil.
Mas não para por aí! Você deve aproveitar um evento para fazer com que seus participantes caminhem pelas etapas do funil e se tornem clientes.
“Escreva um e-mail de boas-vindas para leads que se inscreveram em um evento sobre [tema]. O tom deve ser amigável e educativo. Apresente brevemente a empresa e ofereça um material gratuito que mostre valor relacionado ao produto/serviço.”#DicaEven3: Use o prompt abaixo no ChatGPT para gerar um bom e-mail de topo de funil:
“Crie um e-mail para leads inscritos em um evento sobre [tema]. O objetivo é mostrar um problema comum do público, conectar com a palestra que será apresentada no evento e introduzir o produto/serviço como possível solução.”#DicaEven3: Use o prompt abaixo no ChatGPT para gerar um e-mail para meio do funil:
O pós-evento é estratégico para o e-mail marketing.
Afinal, é nesse momento que você vai estabelecer o relacionamento com seus participantes e reforçar a conexão criada.
Ou seja, não é hora de encerrar a comunicação, mas continuá-la de forma inteligente apostando em agradecimentos, materiais de apoio e feedbacks.
“Redija um e-mail para leads que participaram de um evento sobre [tema]. Agradeça pela participação e apresente uma oferta exclusiva de [produto/serviço], com urgência e benefícios claros.”#DicaEven3: Use o prompt abaixo no ChatGPT para gerar um e-mail para fundo do funil:
Finalmente, seus eventos podem gerar resultados mesmo depois do fim. E seus e-mails são as ferramentas essenciais para que essa estratégia dê certo.
Então, que tal começar a colocá-la em prática em uma plataforma completa? Unifique sua estratégia de e-mail marketing com seus eventos em um só lugar: na Even3.
Aproveite também as integrações da Even3 com outras ferramentas de e-mail marketing e CRM, como o RD Station, Active Campaing e muito mais. Veja como funciona:
