programação científica do evento

Programação científica do evento: 6 razões para usar a Even3

Montar a programação científica do evento consiste em distribuir a apresentação de trabalhos e a exposição de pôsteres dentro da programação geral do evento. Sendo esta última aquela que trata dos minicursos, workshops, coffee-break e das atividades do evento como um todo. 

É na programação científica que o público poderá checar em que dia, local e horário os serão apresentados ou expostos os trabalhos e pôsteres que foram devidamente submetidos e aprovados no evento. 

–> Conheça tudo que uma ferramenta de submissão deve ter. 

Como geralmente muitos trabalhos são apresentados simultaneamente, o ideal é que a programação científica venha o mais completa possível para o participante. 

Isto é, ela precisa estar bem discriminada e conter informações como tipo de apresentação, área temática, modalidade do trabalho, tempo disponível para apresentação e apresentadores/expositores. 

Algumas situações são bem comuns em eventos que contam com uma programação científica ampla e é bem provável que você, organizador, tenha que lidar com elas algum dia. 

Então, com base na nossa experiência diária em acompanhar e instruir os organizadores de eventos a montarem a programação científica utilizando a Even3, vamos compartilhar as melhores práticas para que esta etapa do evento ocorra sem estresses!

Você pode começar a planejar a sua programação científica agora mesmo, criando um evento na nossa plataforma.

CRIAR EVENTO

O que levar em consideração na hora de montar a programação científica do evento?

Quando for distribuir os trabalhos para organizar a programação científica do seu evento, leve em consideração:

1. O tipo de apresentação

A apresentação é oral ou consiste na exposição de pôsteres?

Para as apresentações orais, é importante reservar salas com horários específicos para cada trabalho. Elas necessitam de uma banca avaliadora e de um espaço mais tranquilo, de forma que os autores do trabalho consigam ser facilmente ouvidos. 

programação científica: definindo o tipo de apresentaçao na even3
Estabeleça, na Even3, o tipo de apresentação (oral ou de pôster), tempo de duração, data, horário e local onde será realizada a atividade.

Já a exposição de pôsteres permite que você reserve um mesmo espaço (de preferência, grande) para vários autores. Um auditório ou quadra consegue receber vários pôsteres ao mesmo tempo.

Na Even3, você consegue realizar essa divisão e organizar a programação científica estabelecendo os locais onde acontecerão as atividades, a duração de cada uma delas, a data e o horário.

2. O tempo de duração da apresentação

Principalmente para as apresentações orais, estabeleça um tempo máximo de apresentação.  Pense de uma forma para que todas as apresentações caibam na grade do evento. 

É importante deixar um intervalo entre uma apresentação e outra. Assim, os autores conseguem preparar materiais e evitar imprevistos ao longo da atividade. 

#DicaEven3: Já defina, nas regras de submissão do seu evento, o tempo que cada participante terá disponível para apresentar seu trabalho ou expor seu pôster e deixe discriminado um tempo específico para a organização dos materiais.

Por exemplo: Cada participante terá disponível 30 minutos de apresentação e mais 10 minutos para organizar os materiais (isso inclui montagem e desmontagem dos equipamentos). 

No caso da exposição de pôsteres, um mesmo espaço recebe vários trabalhos ao mesmo tempo. Sendo assim, a comissão organizadora deve estabelecer o tempo total que aquele ambiente estará disponível para os pôsteres.

Exposição de pôsteres na plataforma da even3
Na plataforma da Even3, você delimita a quantidade de pôsteres que cada local deve receber, estabelece os horários e dias de exposição.

Há mais liberdade no quesito “tempo” para os participantes exporem seus materiais e o público fica livre para circular pelo espaço e ouvir aquelas apresentações que desejar.

3. A área temática e a modalidade do trabalho

Eventos multidisciplinares costumam dividir seus trabalhos por áreas temáticas. 

Para que a programação de apresentação fique o mais organizada possível, tente organizar as salas e os horários das apresentações de acordo com as áreas temáticas e com as modalidades dos trabalhos. 

Assim, os participantes não ficam perdidos entre pôsteres de química e de ciências sociais. 

E encontram mais facilmente o que são Projetos de Pesquisa, Relatos de Experiência, Estudos de Caso…

Hoje, é possível organizar a apresentação dos trabalhos de um jeito prático, sem stress e sem choque de horários. 

Afinal, nenhum organizador quer ter o transtorno de, na hora do evento, tomar o susto de um participante estar programado para apresentar dois trabalhos ao mesmo tempo. 

4. Coordenadores de área

Com muitas áreas temáticas, trabalhos e participantes apresentando, é comum que surjam dúvidas antes, durante e após o evento. Então, é bom estabelecer um coordenador por área temática. 

Ele será responsável por tirar dúvidas dos participantes, instruí-los quanto à organização dos espaços de apresentação e também por resolver imprevistos, caso eles ocorram, no dia do evento.

Podem ser ainda uma excelente ponte de comunicação entre os participantes e a organização na fase pós-evento, já que muitos entram em contato para solicitar declarações e certificados comprobatórios da apresentação. 

O assunto “certificados”, inclusive, costuma bater recorde de dúvidas e lotar caixa de entrada dos organizadores, mas com algumas boas práticas é possível gerar os certificados minutos após o evento acabar. 

→ Saiba como gerar os certificados do seu evento da melhor forma possível 

E, para facilitar ainda mais sua vida como organizador, vamos disponibilizar modelos de certificados gratuitos para você começar a aplicar nos seus eventos! Baixe agora gratuitamente:

modelos de certificados para eventos

5. Distribuição manual ou automática dos trabalhos

Uma boa opção para você não perder horas distribuindo os trabalhos e organizando a programação científica do evento, é distribuir os trabalhos automaticamente através de uma plataforma de eventos, como a Even3. 

É muito simples: o organizador só precisa especificar a modalidade, a área temática e a quantidade de trabalhos que deseja incluir em um período específico da programação. Com poucos cliques, tudo é distribuído automaticamente!

programação científica do evento: como realizar a distribuição automática de trabalhos na even3
Na Even3, os trabalhos podem ser distribuídos automaticamente em apenas alguns cliques.

Porém, caso queira, o organizador também consegue distribuir as apresentações manualmente na Even3. Essa é uma boa dica, inclusive, para os organizadores que desejam deixar espaços de intervalo entre apresentações, como a pausa para o almoço ou para o coffee-break.

6. Choque de horários

É impossível um participante estar apresentando dois trabalhos ao mesmo tempo, certo? 

Por isso, tome muito cuidado na hora de organizar a programação científica do evento e evite o choque de horários. 

Na Even3, é possível habilitar a opção “Evitar choque de horários” para que confusões assim não ocorram no dia do evento. 

aviso de choque de horário na plataforma da even3
Habilite ou desabilite a opção de choque de horários na plataforma da Even3

Uma dica: o ideal é que os participantes que vão apresentar mais de um pôster no evento (mesmo que em horários distintos), fiquem com os trabalhos expostos em uma mesma sala ou que a apresentação ocorra em dias diferentes. 

Isso evita que ele tenha que se deslocar correndo de uma sala de apresentação para outra, causando atrasos na programação científica do evento. 

Pronto! Com essas dicas, você já está preparado(a) para começar a colocar a programação científica do seu evento no papel. Ter uma plataforma de eventos à disposição facilita a forma como você e como os seus participantes irão receber a programação do evento. 

Para encontrar as melhores soluções não só para a programação, mas para as inscrições, o credenciamento, a submissão de trabalhos do evento, que tal uma consultoria com a Larissa?

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