Como fazer programação de evento na Even3: imagem de destaque

6 passos para fazer uma programação de evento na Even3

Como fazer uma programação de evento na Even3 costuma ser uma dúvida comum de organizadores. Afinal, esta é uma das etapas que exige mais cuidado ao organizar um evento.

Isso porque a programação do evento é o que vai atrair os seus participantes, é através dela que você vai engajar interessados em seus conteúdos e valores.

Por esse motivo, contar com uma plataforma de eventos como a Even3 vai te ajudar a focar no que realmente importa: promover os melhores conteúdos e encontrar os palestrantes certos.

 

Isso significa dizer que a Even3 pode automatizar as etapas mais burocráticas do evento, como a organização de horários e distribuição de apresentações de trabalhos. Vou te ensinar como fazer isso:

  • Ofereça atividades atrativas, como minicursos, workshops, coffee breaks e, óbvio, as apresentações de trabalho;
  • Demonstre os valores de cada tarefa aos seus participantes, como certificações, o que eles vão aprender e quem são os palestrantes;
  • Apresente a programação completa, mostrando com destaque as atividades simultâneas;
  • Apresentações de trabalhos podem conter informações como área temática, modalidade do trabalho, tempo disponível para apresentação e apresentadores/expositores.

Quando for distribuir os trabalhos para organizar a programação científica do seu evento, leve em consideração:

1. O tipo de atividade

É uma aula, conferência, palestra ou apresentação de trabalho?

Seja o que for, deixar o tipo da atividade evidente é essencial tanto para atrair novos participantes como para organizar melhor o seu evento.

Por exemplo, as apresentações orais precisam de cuidados extras, como bancas avaliadoras e salas de apresentação com horários específicos para cada trabalho.

Tela de registro de nova atividade na programação de evento da Even3

Já a exposição de posters permite que você reserve um mesmo espaço, virtual ou presencial, para vários autores.

Assim, na Even3, você consegue realizar essa divisão e organizar a programação científica estabelecendo os locais onde acontecerão as atividades, a duração de cada uma delas, a data e o horário.

2. O tempo de duração da apresentação

Falando em horário, é interessante estabelecer um tempo máximo de apresentação, principalmente para as apresentações orais.

Afinal, você deve organizar os horários para caberem na grade do evento. 

Ainda, é importante deixar um intervalo entre uma apresentação e outra. Assim, os autores conseguem preparar materiais e evitar imprevistos ao longo da atividade.

Por isso, a plataforma da Even3 calcula e distribui automaticamente a quantidade de trabalhos que será disponibilizada na sessão, baseando-se no horário definido e no tempo de apresentação de cada trabalho.

Como organizar a apresentação de trabalhos na Even3?

Por exemplo, se a sessão durar 1 hora, e o tempo de apresentação por trabalho for 10 minutos, a plataforma vai, automaticamente, distribuir seis trabalhos na sessão.

#DicaEven3: Defina o tempo de apresentação de trabalhos já nas regras de submissão do seu evento. Assim os participantes poderão se organizar melhor.

3. Defina a área temática e a modalidade do trabalho

Você sabe que eventos multidisciplinares costumam dividir seus trabalhos por áreas temáticas, não é?

Então, para que a programação de apresentação fique o mais organizada possível, tente dividir as salas e os horários das apresentações de acordo com as áreas temáticas e com as modalidades dos trabalhos. 

Assim, os participantes não ficam perdidos entre apresentações e encontram mais facilmente o que desejam.

Dessa maneira, defina essas informações na hora de cadastrar uma atividade nova na Even3, uma vez que a distribuição automática dos trabalhos também leva as áreas temáticas em consideração.

Como fazer programação de eventos na Even3: realizando a distribuição automática de trabalhos

4. Escolha coordenadores de área

Com muitas áreas temáticas, trabalhos e participantes apresentando, é comum que surjam dúvidas antes, durante e após o evento.

Então, é bom estabelecer um coordenador por área temática. 

Ele será responsável por tirar dúvidas dos participantes, instruí-los quanto à organização dos espaços de apresentação e também por resolver imprevistos, caso eles ocorram, no dia do evento.

Ainda, eles podem ser uma excelente ponte de comunicação entre os participantes e a organização na fase pós-evento, já que muitos entram em contato para solicitar declarações e certificados comprobatórios da apresentação. 

Inclusive, o assunto de “certificados” costuma bater recorde de dúvidas e lotar caixa de entrada dos organizadores, mas com algumas boas práticas é possível gerar os certificados minutos após o evento acabar. 

→ Saiba como gerar os certificados do seu evento da melhor forma possível 

E, para facilitar ainda mais sua vida como organizador, disponibilizamos modelos de certificados gratuitos para você começar a aplicar nos seus eventos! Baixe agora gratuitamente:modelos de certificados para eventos

5. Aponte o palestrante e adicione informações sobre ele

Ainda falando sobre pessoas de referência no evento, o palestrante faz uma enorme diferença na sua programação, por isso, você deve evidenciá-lo!

Para começar, adicione o nome do palestrante na atividade da sua programação e escolha a sua função no evento.

Na Even3, você pode designar funções como palestrante, monitor, suporte, comentador, examinador e muito mais.

Nesse caso, você deve adicionar o currículo do escolhido ou escolhida, além de fornecer informações extras sobre eles, já que a plataforma da Even3 disponibiliza um site para evento com uma área exclusiva para apresentar cada palestrante.

6. Evite o choque de horários

É impossível um participante estar apresentando dois trabalhos ao mesmo tempo, certo? 

Por isso, tome muito cuidado na hora de organizar a programação científica do evento e evite o choque de horários. 

Na Even3, é possível habilitar a opção “Não permitir choque de horários” para que confusões assim não ocorram no dia do evento. 

aviso de choque de horário na plataforma da even3
Habilite ou desabilite a opção de choque de horários na plataforma da Even3

Por fim, com essas dicas, você já pode tirar a programação do seu evento do papel. Afinal, ter uma plataforma de eventos à disposição facilita a forma como você e como os seus participantes irão receber a programação do evento. 

Então, que tal encontrar mais soluções para divulgar mais o seu evento e melhorar a experiência dos participantes?

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