Se você busca entender como está o gerenciamento do seu evento, com certeza deveria estar aprendendo sobre como funciona um relatório de eventos.
Essa ferramenta traz diversos benefícios para quem consegue extrair o seu melhor, pois facilita a identificação de falhas e acertos, antes, durante e após o evento.
Mesmo assim, pode ser que você não saiba onde emitir esses relatórios da maneira correta ou quais são as suas funcionalidades.
Por isso, eu elaborei um post completo para você entender tudo sobre:
- Por que um relatório de eventos é tão importante?
- Conheça 6 relatórios essenciais para eventos
- Emita os seus relatórios agora mesmo
Popularmente, os relatórios são um conjunto de informações com o objetivo de detalhar determinados acontecimentos de forma minuciosa.
Da mesma forma, os relatórios de eventos são ferramentas utilizadas para entender o que está acontecendo antes, durante e após a realização do seu evento.
Ter um relatório de eventos em mãos significa poder identificar os pontos altos e baixos da sua organização.
Assim, você pode tomar uma decisão mais assertiva em relação ao seu planejamento.
1. Relatório de participação
O menu pessoas da Even3 é uma ferramenta completa para gerir os seus participantes e separá-los de forma organizada.
Mas, além disso, ele também é capaz de gerar um relatório completo sobre a situação dos seus participantes, trazendo informações importantes como:
- Número de identificação;
- Data de inscrição;
- Número de inscrição;
- Categoria (avaliador, participante, autor etc;
- Inscrição (pendente ou já efetuada);
Para criar esse relatório, basta que você siga alguns passos:
- Acesse a plataforma da Even3 com o seu login e senha;
- Dentro da Área do Organizador, procure pelo menu Pessoas
- Dentro deste menu, clique no botão Ações
- Em seguida, clique em Exportar
Assim, o seu navegador fará o download do arquivo. Agora abra e confira todas as informações dos seus participantes!
Ainda, é importante lembrar que os participantes devem estar cientes e concordar com o uso dos seus dados, seguindo os padrões da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD).
A LGPD é a legislação brasileira que regula as atividades de tratamento de dados pessoais.
Por isso, se seu evento utiliza dados pessoais de participantes, ele precisa tomar alguns cuidados, como garantir tais diretrizes propostas pela LGPD:
- O consentimento;
- Uso transparente dos dados;
- O direito a exclusão dos dados.
Caso você queira entender melhor sobre a LGPD, acesse o link abaixo:
-> LGPD para eventos: 3 passos para adequar seu evento à lei
2. Relatório de acessos
Se você busca alcançar um maior número de pessoas com o seu evento, é necessário que você esteja presente no mundo digital.
Dessa forma, se torna imprescindível que você tenha um site para eventos. Com ele, você poderá vender ingressos, expor informações importantes e muito mais.
E para entender o desempenho do seu site, com o intuito de facilitar as suas próximas estratégias, com relatórios precisos, utilize ferramentas de análise de dados de tráfego, conhecidas como analytics.
O que são ferramentas analytics?
As ferramentas analytics são sites ou aplicativos com o objetivo de fazer uma análise completa do seu site, trazendo um relatório completo sobre acessos, tempo de uso e muito mais!
Uma das mais famosas e gratuitas, é o Google Analytics, uma ferramenta de monitoramento e análise de sites.
Nela, você pode acompanhar números em tempo real sobre os acessos do seu site, além de obter relatórios sobre:
- Países e regiões de acesso dos usuários;
- Palavras-chave que levam ao seu site;
- Número de acessos por semanas, meses ou anos;
- E muito mais!
E, em caso do Google Analytics não conseguir cobrir todo o rastreamento do seu site, experimente utilizar o URL Builder.
O URL Builder é uma ferramenta que permite a criação de links rastreáveis, indicando exatamente de onde vieram aqueles acessos.
3. Relatório de vendas
Assim como o relatório de participantes no menu pessoas, a Even3 também tem o menu vendas, com um relatório completo para quem deseja acompanhar seu fluxo de caixa e venda de ingressos.
Nele você encontra informações como:
- Número de identificação;
- Nome do comprador;
- E-mail do comprador;
- Descrição;
- Data efetuada;
- Horário efetuado.
E também informações mais específicas, voltadas para o pagamento do participante e detalhes de transações, como:
- Método de pagamento;
- Tipo de pagamento;
- Valor pago;
- Valor a receber;
- Status do pagamento;
- Observações.
Dessa forma, você pode utilizar dados importantes para ter um entendimento melhor das suas vendas no geral e pensar em estratégias para facilitar a compra de ingressos.
Por exemplo, observando que muitas pessoas estão utilizando um determinado método de pagamento não tão lucrativo, dê um desconto para quem utilizar os outros métodos.
Para obter esse relatório de eventos, assim como o anterior, basta que você esteja na área do organizador, acesse o menu vendas e clique no botão exportar.
4. Relatório de programação
Após utilizar o menu programação da Even3, definindo as suas atividades, convidados, locais e cupons, você também poderá emitir relatórios que ajudarão no gerenciamento dessas opções.
Sendo uma área mais robusta do que as já apresentadas acima, nesta nós teremos dois relatórios de eventos para a gestão da programação, o de atividades e inscritos
Relatório de atividades
Como já diz em seu nome, este relatório de eventos traz uma visão geral das atividades criadas por você dentro do menu programação.
Nele, além do tipo de atividade e o nome, nós encontramos informações como:
- Data;
- Hora de início e fim;
- Carga horária;
- Local;
- Limite de vagas;
- Inscrição;
- Palestrantes;
- Quantidade de inscritos.
Relatório de inscritos
Esse relatório de é essencial para o dia do evento, pois, caso haja algum problema nas opções de credenciamento, a lista de participantes pode ser seu último recurso para um credenciamento manual.
Isso porque além das informações básicas, como o número de identificação, nome e e-mail do participante, este relatório conta também com as seguintes informações:
- Data de inscrição;
- Hora de inscrição;
- Data de credenciamento;
- Hora do credenciamento;
- Inscrição;
Cruzando essas informações com o relatório de atividades, você terá um acompanhamento completo das ações dos seus inscritos.
Para obter esse relatório, basta acessar o menu programação na plataforma, acessar a de atividades e clicar em exportar.
5. Relatório de Submissões
Quando um evento recebe muitas submissões, fica difícil ter um controle completo de todas elas, não é mesmo?
Mas com o relatório do menu submissões da Even3, isso pode ser resolvido rapidamente!
Neste relatório você consegue ter dos dados mais simples como o número de identificação, título da submissão e modalidade, até muitos outros, como:
- Área temática;
- Nome do avaliador;
- Parecer do avaliador;
- Justificativa;
- Parecer final;
- Observação interna;
Assim, você e também os seus avaliadores podem entender como se encontra a situação de todas as submissões em um único local.
Além de, após o evento, ter uma visão geral das submissões enviadas e a quantidade de ciência produzida no seu evento.
6. Relatório de entrega dos certificados
Ao final do seu evento, todos os participantes estarão aguardando pelos seus certificados de participação.
E não só isso, pois existem os certificados de apresentação, avaliação, submissão e outros.
Por isso, é importante saber quais certificados já foram, estão e ainda serão entregues para o seu público.
Essa será uma informação importante para a sua equipe acompanhar, portanto, um relatório pode ser um guia muito importante para vocês!
No menu certificados da Even3, você pode acompanhar o seu envio de e-mails por meio de um relatório completo, que especifica a situação de cada usuário.
Assim, em caso de reclamações sobre pendências de envio dos certificados, você pode conferir o relatório e entender para onde eles foram encaminhados.
Como vimos acima, a emissão de um relatório de eventos é um item muito importante para um evento de sucesso.
Com essa prática, você pode entender pontos importantes do seu evento para otimizar e trazer ainda mais benefícios.
E como eu disse, todos os relatórios citados acima estão na plataforma da Even3. Se você se interessou por essas funcionalidades, basta clicar no banner abaixo e criar o seu evento!
