Já se foi o tempo que para organizar um retiro espiritual era necessário anotar nomes em listas, lidar com dinheiro vivo, anunciar o evento “boca a boca”…
Hoje em dia, a evolução da tecnologia permite que a organização de retiros seja muito mais simples e rápida.
Por exemplo, já é uma realidade contar com sites para o evento, vendas online e até receber pessoas do mundo inteiro!
Isso mudou a forma de fazer retiros espirituais. Você já conhece as novas possibilidades?
Algumas ferramentas permitem até organizar um retiro do começo ao fim sem precisar de grandes equipes.
Aprenda mais sobre novidades e veja também:
- O que é um retiro espiritual?
- 6 ferramentas que facilitam a organização de retiros espirituais
- Passo a passo: Como organizar um retiro espiritual?
O retiro espiritual é um evento religioso que busca promover uma experiência de fé e, quase sempre, de tranquilidade.
Por esse motivo, eles são super populares. Inclusive, acontecem em diversas religiões.
Como sua proposta é gerar uma reflexão ou experiência transcendental, esse tipo de evento normalmente é feito longe dos grandes centros urbanos.
Mas pode possuir formatos diferentes!
Alguns oferecem hospedagem, variam entre ter múltiplas atividades ou apenas meditações, entre outras possibilidades. Também podem ser retiros de jovens, crianças, casais…
Em geral, eles duram mais de um dia e são realizados em locais com mais contato com a natureza.
Assim, buscam promover um afastamento da rotina acelerada e mais tempo de conexão consigo mesmo e com suas crenças.
Por esse motivo, retiros espirituais precisam de todo cuidado na sua organização. Afinal, um local errado pode estragar tudo!
Além disso, há preocupações com custos, transporte, hospedagem e muito mais. Mas vou te ensinar dicas que podem te ajudar a tornar essa organização bem mais simples!
1. Formulário de inscrição online
Já imaginou quantas pessoas poderiam ter as vidas transformadas ao participarem daquele retiro espiritual que te impactou?
Por vezes, qualquer problema no meio do caminho pode fazer uma pessoa desistir da sua primeira experiência!
Ter que conversar com alguém para se inscrever, deslocar-se para algum lugar, comprar entradas fisicamente… Tudo isso pode ser uma barreira!
Mas os convites ficam muito mais simples com um formulário de inscrição: é só enviar um link!
Além disso, os organizadores não precisam mais se preocupar em anotar todos os dados dos participantes, criar planilhas e se esforçar para acompanhar tudo.
Isso porque plataformas de eventos como a Even3 permitem que você crie seu próprio formulário de inscrição e solicite os dados que quiser! Veja como funciona no vídeo abaixo:
Ainda, dá para acompanhar os inscritos em tempo real, conversar com eles e até inserir dados e inscrições manualmente.
2. Plataforma de venda de ingressos
Falando em inscrições, é muito comum que retiros espirituais cobrem pelos ingressos para manter a boa estrutura do evento.
Essa é uma das áreas que mais precisa de atenção dos organizadores. Até porque você vai lidar com a expectativa e o dinheiro de outras pessoas.
Portanto, é essencial que você ofereça um meio de pagamento seguro para todos. Ou seja, nada de envolver pagamentos físicos e dinheiro que pode ser perdido!
Como você pode lidar com um número grande de inscritos, é necessário ter controle total das suas vendas.
Por isso, dê preferência a uma plataforma de venda de ingressos.
Assim, os participantes podem pagar pela inscrição de forma segura em um ambiente virtual, usando cartões, Pix e boletos.
Isso é mais acessível até para participantes de outras localidades e pode ampliar o alcance do seu retiro espiritual.
3. Gestão de finanças online
Ainda sobre finanças, outra dica é utilizar um painel de vendas para acompanhar sua arrecadação. Portanto, busque por plataformas que oferecem essa opção, como a Even3.
Dessa maneira, você pode visualizar suas vendas em tempo real e não deixar nada de fora do saldo do evento.
Se quiser, esse painel também pode ser visualizado por outros organizadores, como algum tesoureiro.
Além disso, é possível exportar os dados e ser transparente quanto aos ganhos do retiro.
4. Site para o evento
Divulgue seu evento, a área de inscrição, a programação e estabeleça um canal oficial de comunicação com seus participantes. É só ter um site oficial para o seu retiro!
Ele vai facilitar muito a sua divulgação, além de ser encontrado de forma orgânica no Google.
Mas não precisa se preocupar em criá-lo do zero com linguagem de programação ou grandes equipes de tecnologia.
A Even3 cria gratuitamente um site para qualquer evento organizado na plataforma.
Este pode ser personalizado de forma simples sem precisar de qualquer conhecimento avançado!
Finalmente, com uma ferramenta desse tipo você pode focar mais em divulgar o site do evento.
5. E-mail marketing para retiro espiritual
Falando em divulgação, você também pode optar por ferramentas que vão impulsionar o marketing digital do seu retiro.
Caso você já tenha um mínimo conhecimento de marketing, provavelmente vai utilizar as redes sociais, CRMs, gerenciadores de anúncios…
Mas não se preocupe se não sabe por onde começar! Para te ajudar, a Even3 criou um kit gratuito com tudo que você precisa saber sobre Marketing para Eventos:
Além disso, você também pode utilizar a nossa ferramenta de e-mail marketing dentro do seu próprio evento. E enviar e-mails para várias pessoas de uma vez só!
Essa função está disponível de forma gratuita dentro de qualquer evento criado na Even3. Basta clicar no botão “Notificar Pessoas” no menu Pessoas da plataforma.
Por lá, você conta com:
- Template de e-mails;
- Área de criação do e-mail;
- Envio coletivo para todos os seus participantes com um só clique;
- Segmentação de envio para diferentes grupos de pessoas do seu evento, como participantes inscritos, organizadores, visitantes do site etc.
6. Portal de eventos
Por fim, como eu te disse, é comum que retiros espirituais sejam organizados para diferentes públicos. Mas muitas vezes são criados pela mesma instituição.
Nesses casos, um portal de eventos é essencial! Isso porque ele organiza todos os seus eventos no mesmo lugar.
Dessa forma, os eventos podem ser mais facilmente encontrados por qualquer pessoa.
Além disso, seus participantes podem conhecer outras atividades e até participar delas.
Para garantir o seu portal, basta conversar com os especialistas da Even3 em uma consultoria gratuita. Aproveite:
Com as ferramentas certas, você já pode prestar atenção nos principais pontos para criar um retiro espiritual transformador!
Siga o passo a passo:
1. Entenda o seu público
Inicialmente, esse é o ponto de partida essencial para qualquer tipo de evento. Não seria diferente em um retiro espiritual.
Esse é o momento de definir para qual público o evento será voltado. Por exemplo, se será um retiro de jovens, crianças ou outros grupos.
É importante criar um perfil do público. Isso ajuda a tornar o evento mais interessante, planejar estratégias de divulgação eficientes e escolher os melhores palestrantes para convidar.
2. Atente-se aos detalhes cruciais
Agora que seu público alvo está delimitado, ele deve servir como base para definir as principais informações do evento, como:
Data e hora
Comumente, retiros espirituais acontecem nos finais de semana ou feriadões. Mas isso não é uma regra!
No caso dos momentos para jovens e crianças, são programações ótimas para as férias escolares.
Tenha um calendário por perto e escolha as datas em que seu público está mais disponível.
Tema
Embora seja opcional, a maioria dos retiros possuem temáticas. Isso ajuda a criar uma conexão com o público e atraí-lo.
Assim, o tema deve despertar o interesse dos participantes. Além disso, ele está sempre associado ao branding do evento, como suas cores e objetivos.
Alimentação
A comida obviamente vai influenciar a qualidade da experiência no seu evento.
Por isso, lembre-se de organizar a equipe de cozinha, os materiais necessários e o cardápio oferecido.
É super importante que sua equipe seja capaz de seguir os horários estabelecidos para a alimentação.
Além disso, você deve respeitar as restrições alimentares dos seus participantes e mantê-los bem alimentados.
Portanto, lembre-se de perguntar sobre esse ponto no formulário de inscrição e se preparar para receber veganos ou vegetarianos.
Saúde
Você também pode precisar de uma equipe médica disponível no seu retiro, principalmente se ele for realizado em locais distantes da cidade.
Então, prepare-se para ter pessoas de plantão caso seja necessário oferecer primeiros socorros.
Local e transporte
Por fim, o local é um dos pontos cruciais de um retiro espiritual. Isso porque o conforto oferecido e os espaços compartilhados impactam na experiência vivida no evento.
Assim, a escolha do espaço deve levar em consideração seus objetivos no retiro.
Vai fazer gincanas ou quer promover momentos de lazer? Então é ideal procurar por espaços com áreas amplas, piscina ou quadras… Mais uma vez, tudo depende também do seu público.
Além disso, será necessário organizar a hospedagem e transporte até o local. Por isso, crie mapas ensinando a chegar no evento e se locomover dentro do espaço também.
Uma boa ideia é criar um aplicativo para o seu evento e divulgar o mapa lá. Isso torna o acesso a informações muito mais fácil, pois tudo está centralizado em um só lugar.
Ainda, vale a pena buscar por ambientes criados exclusivamente para receber retiros espirituais e conferir os serviços oferecidos.
Mas óbvio que tudo isso também vai pesar no seu orçamento. Por isso, as finanças são o próximo passo!
3. Precifique as inscrições da maneira certa
Agora que chegamos na parte das finanças você vai precisar considerar o valor das inscrições e suas despesas.
Inicialmente, você deve ter um planejamento financeiro que leve em consideração entradas e saídas de caixa do evento.
Para começar, você pode utilizar a planilha gratuita de planejamento financeiro da Even3:
Lembre-se de levar em consideração a forma de arrecadação que você vai adotar no retiro.
Por exemplo, o dinheiro para realizá-lo pode vir de doações, patrocínio ou unicamente da venda de inscrições. Tudo isso vai impactar no valor do ingresso!
Assim, caso decida comercializar as inscrições, é fundamental ponderar alguns aspectos, como:
- O perfil da audiência do seu evento e qual seria a disposição financeira dela para investir na experiência;
- Os principais custos associados à realização do seu evento;
- Os valores praticados em eventos similares promovidos por outras organizações;
- Se você deseja ou não obter lucro com a inscrição do evento.
4. Crie uma programação dinâmica
Diferente de eventos tradicionais, um retiro espiritual deve promover atividades o dia inteiro.
Mesmo que conte com “horas livres”, é essencial que seu retiro tenha uma programação.
Afinal, os participantes precisam saber o horário dos serviços e tarefas em conjunto.
Portanto, seu desafio é construir um cronograma que engaje e atraia os participantes em todo tempo.
Uma boa ideia é convidar lideranças religiosas e palestrantes de renome para realizar palestras.
Assim, seu público pode aproveitar um momento mais intimista para conversar com mentores de referência.
Além disso, são comuns gincanas, jantares temáticos, banhos de piscina, esportes coletivos, meditação, cantos ao redor de fogueiras e muito mais.
Mas lembre-se de divulgar esses diferenciais no local certo! Agora é hora de utilizar as ferramentas tecnológicas a favor do seu evento.
Explore o seu site para informar a programação detalhada e os atrativos que o retiro espiritual vai oferecer. Isso vai chamar bastante atenção dos participantes e agregar valor ao evento!
5. Cuide da experiência do participante
No geral, há sempre um ponto extremamente importante em um retiro espiritual: gerar uma boa experiência.
Mas se engana quem acha que isso é sinônimo de luxo.
Dependendo do objetivo do seu retiro, pode até ser. No entanto, em essência, um bom retiro espiritual deve permitir a conexão com o divino em um momento de tranquilidade e descanso.
Por isso, prestar atenção nos pontos cruciais já levantados aqui vai te ajudar a evitar problemas.
Busque oferecer boa hospedagem, alimentação, acessibilidade, atividades…
Assim, você vai agir de forma preventiva. Mas também vale a pena ouvir seus participantes durante o evento.
Uma boa ideia é espalhar formulários de avaliação pelo espaço do retiro.
Ou utilizar a plataforma da Even3 para enviar um Formulário de Avaliação ao fim do evento.
Dessa maneira, você vai coletar impressões e identificar pontos de melhoria para outras edições.
Inclusive, você pode começar agora e usar uma plataforma grátis com ferramentas para retiros espirituais. Conheça a Even3:
