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Como organizar palestras? O guia completo do evento de sucesso

Você quer investir em uma atividade que com certeza vai fazer sucesso no seu evento? Então você precisa saber mais sobre as palestras!

Elas, que já são bem famosas nos eventos presenciais, foram a maioria das atividades realizadas em eventos online, segundo dados da Even3.

Isso porque esse é um formato muitas vezes simples de organizar, sendo mais popular e atrativo.

Quer saber como organizar palestras de sucesso? Eu vou te ensinar tudo o que você precisa saber! Fique por dentro:

Com certeza você já deve ter visto uma palestra por aí! Ela consiste, basicamente, na passagem de informações de um interlocutor para o público.

Nesse caso, possui diferentes objetivos, como:

  • Motivar;
  • Informar;
  • Educar;
  • Vender.

Além disso, elas costumam durar de 1 a 2 horas e possuem um momento para perguntas.

Como são muito dinâmicas e simples de montar, elas normalmente estão presentes em eventos grandes, como congressos.

No entanto, não confunda com cursos e workshops! Diferente desses tipos de atividades, a palestra tem um caráter mais teórico e não visa treinar ou ensinar de forma prática.

-> Conheça outros 13 tipos de atividades comuns em eventos

Agora, não há como fazer uma palestra sem o principal: o palestrante.

Ele é o responsável por se comunicar com a sua plateia, por isso, você tem que escolher alguém que o seu público quer ouvir.

Nesse caso, ele não precisa necessariamente ser famoso, mas mostrar que tem conhecimento para falar sobre o assunto.

Inclusive, lembre-se da importância de evitar desinformação em eventos e busque por palestrantes com credibilidade para falar sobre o tema.

5 dicas para escolher um bom palestrante

  1. Estude o seu público-alvo, o tema que eles gostariam de ouvir e qual seria o perfil ideal de palestrante para eles;
  2. Busque o currículo do palestrante no Lattes ou Linkedin e divulgue-o para os participantes;
  3. Analise outras apresentações ou aulas ministradas pelo palestrante. A capacidade de falar em público é essencial!
  4. Palestrantes famosos são ótimos para atrair participantes, mas nem sempre são os mais adequados para o tema. Priorize sempre os mais apropriados para o seu público e tipo de evento!
  5. Certifique-se que o palestrante está preparado para a atividade. Deixe-o por dentro do cronograma, abertura para perguntas e tecnologias utilizadas na palestra.

Já deu para perceber que há uns pontos super importantes na organização de uma palestra, não é?

Pensando nisso, criei um passo a passo que vai te ajudar a não esquecer de nenhuma etapa. É só seguir:

1. Conheça o seu público

Primeiramente, este é o passo inicial para qualquer organização de eventos.

Traçar um perfil para o seu público é super necessário para que você saiba:

  • Quais são as maiores dores desse público e como meu evento pode ajudá-los;
  • Quais temas são de maior interesse;
  • Qual é o melhor horário, formato e local para que meu público compareça ao evento;
  • Quem eles gostariam de ouvir e qual é o perfil de palestrante que se comunica com eles com mais facilidade.

São infinitas questões que passam sempre pelo conhecimento do público!

Dessa forma, para obter as informações, você pode realizar entrevistas com profissionais, estudantes do ramo e até realizar pesquisas de satisfação em eventos recorrentes.

baixar modelo de pesquisa de satisfação para eventos

2. Defina tema e objetivos

Outro passo essencial para uma palestra é definir tema e objetivos, ou seja, as bases do seu evento.

Por isso, esses pontos são definidos durante o planejamento estratégico.

Por exemplo, se as palestras estiverem dentro da programação de um evento maior, elas devem ter um tema relacionado à temática central já definida.

Em relação aos objetivos, as palestras podem se dividir em alguns tipos:

  • Palestras motivacionais;
  • Empresariais; 
  • Educativas;
  • Informativas;
  • Apresentação de produtos ou serviços.

3. Pense nos equipamentos

Finalmente é hora de colocar a mão na massa! Mas, então, como é que sua palestra será feita?

A princípio, é bom que você já defina data e hora. Portanto, evite os horários ruins para o seu público, inclusive os feriados.

Hoje, eventos podem contar com 3 formatos de participação:

Dessa forma, cada tipo de evento vai influenciar nos equipamentos necessários.

Por exemplo, se seu evento for presencial, você vai precisar pensar no local, medidas sanitárias, equipamentos de apresentação etc.

Por outro lado, nos eventos online e híbridos você precisará se preocupar com equipamento de transmissão online, plataforma de transmissão, internet e tudo mais!

-> Saiba mais: como escolher os equipamentos para gravar palestras online.

Por isso, o ideal é que você faça essa escolha pensando no seu público e objetivos da palestra, assim, ela será mais assertiva!

E, óbvio, conte com as ferramentas disponíveis para não esquecer nenhum item importante na organização do evento.

Para isto, você pode usar um checklist:

4. Defina suas finanças

Lembre-se: embora uma palestra seja simples de organizar, ainda assim ela pode envolver gastos, como:

  • Estrutura;
  • Palestrante;
  • Divulgação.

Dessa forma, estabeleça quais são os gastos essenciais para o seu evento e não ultrapasse seu orçamento.

Em caso de eventos gratuitos, você pode tentar minimizar os custos ao máximo, por exemplo, procurando palestrantes que não cobrem pela palestra, ou pode recorrer ao auxílio de patrocinadores.

 

Lembre-se que, o mais importante é saber exatamente onde será gasto cada valor.

Assim, você já pode começar a preparar um orçamento.

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5. É hora de convidar os palestrantes

Por fim, quando toda a base do seu evento estiver definida, vá atrás dos palestrantes ideais para o seu evento e orçamento.

Na hora de fazer o convite, lembre-se de fornecer as seguintes informações:

  • O que é a palestra e seus objetivos;
  • Quais são as vantagens de fazer parte desse evento;
  • Quem são os patrocinadores;
  • Formas de remuneração;
  • Termos de autorização de imagem e som;
  • Equipamentos que serão utilizados.

Além disso, você pode contribuir com seu palestrante oferecendo conteúdos que vão ajudá-lo a se preparar para o uso dos equipamentos ou momento da palestra, como o Manual do Palestrante da Even3.

6. Ofereça certificados

Ainda, quer deixar sua palestra muito mais atrativa? Ofereça o que todos estão procurando!

Os certificados são tão queridos pelos participantes porque enriquecem o currículo, comprovam a experiência e também garantem autoridade ao seu evento.

No entanto, você precisa ter alguns cuidados. Saiba o que não pode faltar nos certificados emitidos:

  • Local e data;
  • Nome do participante;
  • Logo do evento e de parceiros;
  • Carga horária;
  • Assinatura;
  • Tipo de atividade.

modelos de certificados para eventos

Para evitar erros e garantir a segurança, é ideal que você opte por tecnologias que podem te ajudar a gerar certificados automaticamente, como as plataformas de eventos.

Por exemplo, na Even3, em apenas alguns segundos, é possível criar e enviar certificados personalizados para todos os seus participantes.

Além disso, eles possuem um token digital, garantindo a segurança e o armazenamento em nuvem para serem baixados pelos participantes em qualquer momento.

7. Comece a divulgação da sua palestra

Pronto, agora que sua palestra está completa, é hora de atrair mais inscritos.

Para isto, você pode contar com uma estratégia de marketing digital para eventos.

Ou seja, aplicar um conjunto de ações para promover seu evento nas mídias digitais.

Por exemplo:

Mas preste atenção: algumas ações têm custo mais alto do que outras!

Por isso, lembre-se do seu público alvo e escolha a opção que melhor se comunicar com ele e cabe no seu orçamento.

8. Conte com uma plataforma de eventos

Por fim, provavelmente você também vai precisar se preocupar com algumas pequenas coisas ao longo da palestra, como acompanhamento das vendas dos ingressos, página do evento, dados dos inscritos etc.

Portanto, que tal utilizar uma plataforma de eventos gratuita para automatizar a maior parte do seu trabalho?

Com a Even3, é possível contar com tudo isso que eu já citei, além de:

  • Área de transmissão online interativa;
  • Envio de convites para palestrantes por e-mail;
  • Confirmação de aceite e inscrições;
  • Download e disponibilidade de material de apoio;
  • Emissão de certificados em poucos cliques;
  • Acompanhamento do pós-evento com pesquisa de satisfação.
  • E muito mais!

Conheça agora, em poucos cliques e de forma gratuita:

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