A primeira semana de aula começou e você não sabe como integrar os novos estudantes? Normalmente a semana acadêmica é a melhor aposta!
Esse costuma ser o tipo de evento que unifica o campus. Ele junta pesquisa científica, oportunidades, conexões e até festa em um só lugar.
Por causa disso, também atrai muitos novos alunos e patrocinadores.
Quer saber como organizar uma semana acadêmica? No texto de hoje vou te explicar tudo! Continue a leitura e saiba mais sobre:
Basicamente, a semana acadêmica é um evento organizado por cursos universitários ou centros acadêmicos.
Isso significa que tanto professores, como alunos podem estar a frente do seu planejamento e execução.
Afinal, com uma equipe multidisciplinar fica até mais fácil atingir o principal objetivo da semana acadêmica: reunir estudantes, professores, pesquisadores e profissionais do mercado em um espaço de aprendizado e troca de experiências.
Normalmente, as semanas acadêmicas duram de 3 a 5 dias e acontecem no começo dos semestres.
Elas são bem dinâmicas e oferecem programações como palestras, workshops, mesas-redondas, apresentações de trabalhos, oficinas e outras atividades ligadas à área de formação.
Essas atividades podem ser feitas pela própria organização. Mas uma boa ideia é abrir um edital para que os participantes também sugiram novas ideias.
Dessa forma o evento se torna mais diversificado e os inclui, mostrando a todos as oportunidades para a vida acadêmica e profissional na prática.
Organizar um evento desse porte exige planejamento. Aqui estão os principais pontos para garantir que sua semana acadêmica seja um sucesso:
Primeiramente, reúna a equipe ideal para organizar um evento desse porte!
Como eu disse, com professores é possível desenvolver a parte mais burocrática, como captar recursos, indicar palestrantes, formar banca avaliadora, reservar de espaços acadêmicos…
Mas os alunos são essenciais para mobilizar os participantes e colocar a mão na massa com criação de site, divulgação, credenciamento, secretariado e muito mais.
-> Saiba mais: conheça a regra de ouro para montar equipes em eventos
Depois, escolha um tema central que dialogue com as tendências do mercado e desperte o interesse dos alunos.
Esse será o fio condutor do evento e deve demonstrar o valor dele.
Por isso, o tema também está exposto nos cartazes, posts nas redes sociais e nos assuntos abordados no evento.
Verifique a infraestrutura disponível na instituição: salas de aula, auditórios, laboratórios e até espaços abertos.
Nesse ponto, é interessante organizar o evento com antecedência e já reservar os espaços.
Afinal, como normalmente são realizadas no começo dos períodos, as semanas acadêmicas podem chocar com outros eventos do semestre.
Nem toda semana acadêmica conta com submissão de artigos e apresentação de trabalhos.
Mas essa pode ser uma forma super interessante de divulgar as pesquisas científicas que acontecem na faculdade.
Assim, você aumenta a credibilidade da instituição e apresenta aos estudantes os seus grupos de pesquisa, iniciações científicas, projetos de extensão…
Essa parte pode até parecer mais trabalhosa, mas hoje em dia não é mais assim!
Tudo que você vai precisar é definir a banca avaliadora e escolher uma plataforma de eventos, como a Even3.
Com a Even3, a submissão dos trabalhos pode ser feita online. Assim como o processo de correção e produção dos Anais do evento.
Além disso, a distribuição das apresentações é feita de maneira automática, evitando choque de horários se você quiser.
Dessa forma, a banca pode se dedicar somente a avaliar os trabalhos enquanto a plataforma faz o resto!
Outro motivo para os participantes frequentarem uma semana acadêmica é a escolha dos palestrantes.
Após definir o tema, pesquise bem e procure convidar autoridades no assunto relacionado. Eles devem atrair os seus participantes.
Por isso, tome alguns cuidados:
-> Saiba mais: como escolher o melhor palestrante de eventos para o seu público
Antigamente, pensava-se logo em coffee break quando falávamos de networking. Mas hoje em dia nós temos mais opções além dessa, como:
Falando em redes sociais, é importante que você conte com uma pessoa ou equipe responsável por divulgar seu evento.
Para isso, use também uma combinação de canais:
Por serem bastante dinâmicas, semanas acadêmicas têm um potencial muito grande de criar uma comunidade e expectativa ao redor do evento.
Por exemplo, o Interação Day da UPF abriu as portas da universidade para que futuros estudantes pudessem conhecer tudo que acontece lá dentro.
O resultado? Mais de 6.000 pessoas impactadas e o prêmio de perfil do Instagram com maior entrega orgânica no Rio Grande do Sul.
Finalmente, seus participantes chegaram até o final do evento e agora estão esperando o certificado.
Ele é um grande atrativo, pois oferece as amadas horas complementares! Por isso, é super importante enviá-los assim que o evento acaba.
Mas imagina como é cansativo criar e enviar cada certificado por e-mail depois de organizar um grande evento!
Com uma plataforma de eventos você pode criar certificados automaticamente e enviá-los aos participantes em lote.
Isso vai tornar a produção de certificados mais rápida e simples, garantindo também que você invista em outras áreas no pós-evento como pesquisas de satisfação, divulgação de conteúdo e muito mais.
Não se você já viu por aí, mas algumas semanas acadêmicas costumam terminar com uma festa.
Obviamente, esses eventos não precisam ser apenas técnicos. Incluir uma programação cultural ou musical pode fazer toda a diferença na adesão, além de unir ainda mais os estudantes.
Segundo uma pesquisa da Ingresse, 41,5% dos estudantes universitários dizem que sua motivação para ir a festas universitárias é a atração da festa.
Assim, uma banda, DJ ou show pode aumentar a participação e tornar a semana acadêmica mais memorável.
Mas a dica é: mantenha o equilíbrio.
Foque na parte acadêmica durante os dias de evento e deixe a atração musical como encerramento festivo. Assim, você une aprendizado, lazer e engajamento.
Como deu para perceber, uma semana acadêmica pode ser organizada de diversas formas: com ou sem grandes orçamentos.
Caso você deseje investir, não esqueça de anotar tudo que você vai gastar e analisar o orçamento disponível, tá bom?
Mas você também pode recorrer a outras fontes de renda, como:
Como eu disse, semanas acadêmicas costumam atrair muitos patrocinadores.
Isso porque eventos como esse são super efetivos para alcançar o público jovem e oferecer produtos que realmente vão ajudá-lo no início da jornada acadêmica.
Há um grande mercado que você pode explorar! Por isso, estabeleça contato com empresas e instituições alinhadas ao tema e público do evento.
Apresente propostas personalizadas que demonstrem como o apoio trará visibilidade à marca.
Isto é, você pode oferecer inserção do logo em materiais, stands, divulgação nas redes sociais, oportunidades de palestra e muito mais.
Tudo vai depender das cotas de patrocínio da sua proposta. É ideal que você ofereça ao menos três opções para os seus patrocinadores.
Mas nem se preocupe se ainda não souber como escrever uma proposta! Basta utilizar o modelo gratuito desenvolvido pela Even3:
Outra fonte de renda que você pode usar para compor o orçamento do seu evento são os editais de apoio a eventos acadêmicos. Veja os principais:
Nesse processo, será preciso inscrever seu evento nos editais com antecedência.
Por isso, a Even3 mapeou dicas, calendário de editais e modelos de projeto para te ajudar a conquistar o tão sonhado financiamento para eventos.
Confira o kit gratuito abaixo e comece agora a criar eventos acadêmicos completos:
