O guia completo das ferramentas para eventos

Você sabia que 80% dos organizadores de eventos medem o sucesso baseados no engajamento dos participantes?

Afinal, este é um dos maiores desafios na organização de eventos. Mas não precisa ser tão difícil assim.

Hoje em dia existem soluções tecnológicas, práticas e acessíveis para aumentar a interatividade nos eventos, como aplicativos e ferramentas online. Algumas são até gratuitas!

Além disso, elas também podem te ajudar a planejar o local, dividir as tarefas essenciais no seu evento, credenciar participantes e muito mais.

Confira as principais ferramentas para:

• Planejamento de eventos;
• Organização de tarefas;
• Finanças;
• Comunicação e Marketing;
• Gamificação e ambientes virtuais;
• Credenciamento;
• Plataformas de eventos.

Planejamento de eventos

O planejamento do evento é uma das etapas com mais detalhes.

Afinal, é nessa fase que você vai listar todas as atividades necessárias para atingir os seus objetivos. Além de direcioná-las para os responsáveis.

De fato, há sempre o perigo de deixar algo de fora ou não conseguir acompanhar o andamento das tarefas.

Mas existem muitas ferramentas que podem te ajudar, como:

Evernote

O Evernote é ideal para planejamentos, pois permite a criação de notas e atividades.

Este talvez seja um dos aplicativos mais completos para unir o planejamento e a organização de tarefas.

Assim, você pode usá-lo para fazer check-lists, armazenar ideias, compartilhar documentos…

Como ele funciona de forma semelhante a um grande bloco de notas, você pode criar diferentes sessões para cada parte essencial do seu evento.

Ainda, o Evernote permite a combinação de diversos tipos de arquivos, como texto, vídeo, imagem, áudio e PDF.

Por fim, você pode compartilhar as notas com sua comissão de organização e todos podem colaborar no planejamento do evento.

O Evernote possui um plano básico que é gratuito, mas funções avançadas são pagas.

Outros aplicativos semelhantes:

Miro

Embora seja um pouco mais complexo, o Miro pode ser uma plataforma ainda mais completa que o Evernote.

Isso porque ele é uma lousa interativa digital. Então, seu design pode ser criado da forma que você decidir.

O Miro pode criar mapas mentais, diagramas, projetos… há uma infinidade de templates disponíveis!

Os usuários conseguem deixar comentários, colar imagens, textos, formas e até desenhar.

Também é possível compartilhar o quadro com outros membros da sua equipe, além de ser uma plataforma gratuita.

Planilha de planejamento da Even3

Agora, você já parou para pensar no que tratar na hora de planejar o seu evento?

A equipe de especialistas em eventos da Even3 criou uma planilha com as principais atividades da etapa de planejamento.

Assim, nada vai fugir do seu controle e ainda pode ser atribuído a responsáveis, definir prazos e acompanhar o status.

Além disso, há um check-list para durante e após o evento, lista de parcerias, calendário de redes sociais e muito mais.

Dessa forma, você consegue centralizar as principais informações do seu evento em um só lugar e não depender tanto de aplicativos externos.

Se quiser, pode apenas listar as atividades em aplicativos de organização de tarefas e convidar os responsáveis. Essa é uma junção perfeita!

Organizadores de tarefas

Asana

Diferente de planners e lousas interativas, os organizadores de tarefas são bem mais simples e direcionados.

Basicamente, você vai criar listas de atividades, marcar os responsáveis, datas de conclusão e acompanhar o andamento.

Embora pareça simples, esses aplicativos são ideais para que todos tenham uma visão ampla das atividades pendentes e possam solicitar tarefas para outras pessoas também.

No Asana, por exemplo, há uma lista com todas as tarefas que você precisa concluir.

Além disso, é possível criar quadros para grupos de atividades, compartilhá-los com pessoas e criar um time. Tudo disponível na versão gratuita.

Outros aplicativos semelhantes:

Todoist

De forma semelhante ao Asana, o Todoist é um aplicativo que também permite a criação de tarefas e projetos.

Ele possui uma versão gratuita e pode ser compartilhado com equipes.

Trello

Ainda, há a opção do Trello. Ele gerencia projetos em listas de forma extremamente versátil. 

É possível definir o que ainda será feito, o que está em andamento e o que já foi concluído.  

Dessa forma, você consegue organizar o seu evento para que nada saia despercebido ou seja esquecido.

Finanças

Normalmente, as finanças de um evento são a parte que mais necessita da ajuda de ferramentas externas.

Mesmo que você conte com uma plataforma de eventos para acompanhar as vendas dos seus ingressos.

Afinal, você deve lidar com patrocinadores, viradas de lote, emissão de nota fiscal…

Então, confira ferramentas que podem ajudar sua equipe de finanças:

Planilha de finanças da Even3

Certamente uma plataforma de eventos como a Even3 pode te ajudar a acompanhar as entradas e saídas do seu evento de forma automática no Menu de Vendas.

Nesse caso, uma planilha de finanças é um complemento ideal para mapear quais gastos você deve esperar no evento.

Além disso, ela pode estimar quanto de patrocínio você deve buscar ou vai entrar futuramente.

Por isso, a Even3 criou a Planilha de Finanças 2.0. Nela você pode mapear as despesas, investimentos e o resultado de receita. Baixe gratuitamente:

ContaAzul

Para alguns organizadores, a gestão de finanças do evento é bem mais complexa.

Por exemplo, eventos empresariais podem ter demandas de contabilidade e recebimento de alguns pagamentos por fora da plataforma do evento.

Ou grandes eventos com um fluxo de caixa mais intenso, como recebimento de pagamentos atrasados, contrato com fornecedores, entre outros.

Nesses casos, há ferramentas que auxiliam a organizar finanças, como a ContaAzul.

Através dela você pode ter um controle do caixa, fazer relatórios e acompanhar atrasos em pagamentos.

Ainda, é possível receber pagamentos por boletos, notas fiscais e integrar à Even3.

eNotas

Falando em emissão de notas fiscais, uma das ferramentas mais populares para este fim é o eNotas.

Caso você deseje apenas emitir notas fiscais de forma mais simplificada, o eNotas é a escolha perfeita!

Além disso, ele também pode ser integrado na maioria das plataformas de eventos, como a Even3.

Comunicação e Marketing

O marketing de um evento é uma das áreas que mais pode se beneficiar com o uso de ferramentas.

Isso porque há muitos aplicativos que tornam processos de design e criação de texto bem mais simples. Até mesmo para quem não é um profissional da área.

Então, que tal explorar algumas possibilidades?

Canva

Para começar, eu preciso dizer que possivelmente o Canva é uma das ferramentas mais importantes dessa lista!

Isso porque ele é extremamente útil para a criação da identidade visual do seu evento.

Inclusive, é muito utilizado por organizadores para criar postagens para as redes sociais, banners, panfletos, capas de eventos…

Obviamente, ele não substitui o trabalho de um profissional de designer.

No entanto, é uma ótima opção para quem não tem caixa para contratar este profissional.

O Canva disponibiliza layouts gratuitos e editáveis. Sendo assim, é só usar sua criatividade e criar!

-> Veja também:

ChatGPT

Ainda em relação à criação, provavelmente você vai precisar criar textos atrativos para se comunicar com seus participantes.

Prepare-se para desenvolver legendas para as redes sociais, e-mails, textos de anúncio e muito mais.

Mas não se preocupe se não tiver tanta experiência de escrita! A Inteligência Artificial do ChatGPT pode te ajudar.

Funciona da seguinte forma: você digita o seu pedido e a máquina vai te responder com o texto solicitado.

Por exemplo, eu pedi para ele criar “um texto publicitário de legenda alegre para anunciar a abertura das inscrições de um evento no Instagram”.

A resposta que eu tive foi:

Certamente, não é um trabalho tão bom quanto um redator profissional, mas pode servir como um guia ou inspiração.

Assim, você só vai precisar fazer pequenas alterações e publicar! Ótimo, não é?

CapCut

Outra tendência para as redes sociais são vídeos legendados!

Afinal, você sabia que a maioria dos usuários não ouve os vídeos do Instagram? Por isso, as legendas são cada vez mais essenciais.

Nesse caso, você pode utilizar aplicativos de edição com criação de legenda automática, como o CapCut.

O aplicativo ainda possui soluções de edição, corte, filtros, camadas e áudio para vídeos.

Calendário de postagens da Even3

Agora que você já sabe como criar publicações para as redes sociais, é hora de organizá-las!

Com o calendário de postagens da Even3 você pode planejar as suas publicações e criar um cronograma.

Ainda, é possível contar com sugestões de conteúdos e um guia de primeiros passos para ativar as suas redes sociais. Ideal para quem está começando!

Mailchimp

Embora algumas plataformas de eventos, como a Even3, possibilitem o envio de e-mails dentro da própria ferramenta, alguns eventos podem optar por uma plataforma de e-mail marketing.

Isso é ideal para quem quer enviar e-mails para diferentes segmentos, criar layouts, acompanhar os dados…

Mas opções como o Mailchimp vão ainda além: você pode até criar landing pages, formulários, campanhas e automações.

E o melhor é que ele possui modelos prontos que podem ser facilmente utilizados e editados.

Assim, você pode informar e engajar o seu público, além de captar os dados de pessoas interessadas no evento.

Atualmente, há muitas opções no mercado que competem com Mailchimp. Mas ele continua sendo uma das plataformas mais acessíveis do mercado, contando com planos gratuitos e pagos.

Outros ferramentas semelhantes:

Sendinblue

O Sendinblue é uma plataforma de marketing com funcionalidades diversas.

Apesar do seu forte ser e-mail marketing, ele conta com landing pages, automações e formulários.

Mas há também soluções como anúncios no Facebook, chatbots e até mesmo a possibilidade de enviar SMS marketing e campanhas de Whatsapp.

No entanto, assim como o Mailchimp, este também é uma ferramenta com opções gratuitas mais limitadas.

RD Station

Semelhante às outras opções, o RD Station também é uma ferramenta de marketing.

A diferença é que esta é uma ferramenta brasileira paga e um pouco mais completa.

O RD Station conta com algumas funções diferentes, como funcionalidades de vendas, painel de palavras-chave e pontuação de leads.

Normalmente, ele é utilizado por perfis mais profissionais, com grandes equipes de marketing.

Ainda, é possível integrar essa ferramenta com as plataformas de gestão de eventos e unir suas funções.

Meetoo

Meetoo é um aplicativo para enquetes e mensagens em tempo real.

Com ele você pode estimular o engajamento no seu evento, encorajar a colaboração e conhecer melhor os participantes.

Ele possibilita conexão entre os integrantes do evento, o compartilhamento de ideias e até mesmo o feedback do evento enquanto ele acontece.

O Meetoo possui planos gratuitos e pagos.

Interatividade em eventos

Edupulses

A Edupulses é uma das ferramentas de gamificação mais conhecidas no Brasil.

Ela pode ajudar palestrantes a criarem apresentações mais dinâmicas com a exibição de resultados imediatos e respostas ao vivo dos participantes.

A Edupulses é uma solução baseada em metodologias ativas de ensino que impulsiona a interação.

Com o plano gratuito, é possível criar slides com nuvens de palavras e quizzes de até 3 perguntas por evento, que são exibidos em tempo real.

Outros ferramentas semelhantes:

Sli.do

Crie apresentações interativas de forma simples com o Sli.do.

A ferramenta permite a integração com aplicativos para slides, como o Google Slides, de forma gratuita.

Wooclap

Integre com o Google Slides, Power Point e outras opções.

Crie perguntas e disponibilize um código para o participante responder aos questionamentos em tempo real no Wooclap.

MeetingPulse

Semelhantemente, o MeetingPulse também permite a integração com Power Point para criar pesquisas e votações.

Nele, os participantes também podem interagir enviando perguntas.

Braindate

O Braindate é uma plataforma para gerar networking em eventos. O seu objetivo é criar conexões valiosas entre os participantes.

Por isso, a ferramenta possui funções como fóruns, reuniões em grupo, perfis de usuários…

Normalmente, ele é usado em eventos online e videoconferências.

O único ponto negativo é que o Braindate é uma plataforma internacional. Então, cobra em dólar e só possui uma versão em inglês.

Mas vale a pena conhecer a possibilidade!

Credenciamento

Even3 Credenciamento

O momento do credenciamento define como os participantes vão enxergar o seu evento.

Afinal, é a primeira impressão que ele terá.

Por isso, é ideal contar com um aplicativo de credenciamento para diminuir as filas e tornar a experiência positiva.

Pensando nisso, a Even3 desenvolveu um aplicativo que automatiza esta etapa.

Ele pode ler QR Codes e registrar presenças em segundos. Além disso, funciona até offline.

Isso agiliza a entrada dos participantes e protege de imprevistos, como a falta de internet.

Ainda, você pode unir o app a outras funções da plataforma, como os totens de auto credenciamento.

Plataformas de eventos

Even3

Por fim, uma plataforma de eventos pode centralizar muitas das ferramentas que você necessita para um evento de sucesso.

Na Even3 você pode contar com suporte para a maioria das funções necessárias em um evento.

Afinal, a plataforma resolve os principais problemas do organizador de forma automática, como a criação do site para evento, formulários de inscrição, certificados…

Ainda, a Even3 possui funcionalidades gratuitas como envio de e-mails, captação de leads, chat, enquetes e perguntas em transmissões online e muito mais.

Ideal para todos os tipos de eventos, a plataforma da Even3 é gratuita.

Comece agora a criar seus eventos: