Com o objetivo de ajudar os organizadores de eventos técnico/científicos de primeira viagem, reunimos o passo a passo para a organização de eventos como congressos, simpósios, jornadas e seminários.
A organização de eventos não é nada sem planejamento!
A etapa de planejamento é essencial para eventos científicos no geral, seja um simpósio, um seminário, uma jornada ou um congresso.
Nessa etapa, você deve ter em mente com quem você irá contar para organizar seu evento, além de determinar as datas e local de realização do evento.
Afinal, para que a organização de eventos seja efetiva, a equipe precisa planejar um orçamento que atenda às expectativas tanto dos organizadores quanto dos participantes.
Pensando nisso, a Even3 criou uma planilha com todas as atividades essenciais nas principais etapas do seu evento. Assim, você pode acompanhar tudo em um só lugar. Confira:
Pessoas
É preciso definir quais pessoas farão parte da Comissão organizadora, pois são essas pessoas que irão guiar os outros passos e delegar as demais tarefas.
Selecionar as pessoas que representam a staff, ou seja, aquelas pessoas que irão auxiliar no credenciamento, na divulgação do evento, na escolha dos fornecedores, como restaurantes, padarias, etc.
Além disso, são pessoas que podem te ajudar a conseguir patrocínios e parcerias!
Caso seu evento tenha submissão de trabalhos científicos, é muito importante escolher também quais serão os avaliadores dos trabalhos e o corpo editorial, para determinar as regras de submissão de trabalhos e para avaliar de acordo com os critérios determinados.
Realizar a organização de eventos não é fácil! Mas na etapa do planejamento, você deve montar uma lista com o nome dessas pessoas e entrar em contato previamente para que elas ajudem no seu evento.
Local do Evento
Dependendo do porte do evento, se é pra mais de 100 ou 300 ou até 5000 pessoas, é preciso reservar o local com antecedência.
Dessa forma, você evita que haja imprevistos. Também é importante selecionar um local que comporte o número de pessoas de maneira confortável, não se pode escolher um local com capacidade no limite.
O sucesso do seu evento também depende do quanto os participantes ficam satisfeitos.
Cronograma
Dentro do planejamento, você precisa definir bem todas as etapas do evento! Isso inclui as datas chaves, tais como: os prazos de inscrição, período de submissão de trabalhos, qual período de avaliação e (obviamente) qual a data que irá acontecer o evento.
Tendo em mente todas as datas e montando um calendário com ajuda de planilhas, você consegue se programar e determinar quais tarefas/atividades deverão ser realizadas dentro daquele prazo.
Além disso, caso algum palestrante não seja da cidade na qual o evento será realizado, você consegue planejar a compra de passagens e datas de hospedagem.
Programação
Se você deixar seu evento bem programado, com os temas das atividades, tais como palestras, minicursos e mesas redondas, você consegue listar os palestrantes que você quer no seu evento.
Lembre-se que você deve definir a programação que seja importante para o seu público!
O quanto antes você definir sua programação, com mais antecedência você consegue entrar em contato com os palestrantes. E, ao montar a grade de palestrantes, você pode divulgar nas redes sociais, chamando atenção dos participantes.
Financeiro
Por último, mas não menos importante, estruturar o financeiro é fundamental para que tudo ocorra como esperado!
Nessa etapa do planejamento, você deve fazer uma estimativa de custos! Isso leva em conta todos os materiais, confecção de crachás, camisas, blocos, o aluguel do local, a encomenda de comidas para o coffee break, a passagem e hospedagem de palestrantes, etc. A organização de evento não é nada sem um orçamento bem planejado.
Sabendo com o que você irá gastar, é possível ver se é necessário captar recursos externos, como patrocínios ou financiamento de Bolsas de evento científicos ou se o valor arrecadado das inscrições consegue cobrir os gastos.
Inscrição
As inscrições são um ponto crucial na organização de eventos! Por isso, você deve pensar em estratégias para aumentar a captação de inscrições, ou seja, captar mais pessoas. Isso inclui determinar um preço acessível ao público do seu evento.
Se você já fez alguma edição do seu evento, é de extrema importância que você anuncie que vai acontecer a nova edição do seu evento! Mas, como fazer isso?
Bom, a dica é manter a base de participantes a cada edição do seu evento. Dessa forma, é possível se comunicar com eles via e-mail ou até pelas redes sociais, antes de se iniciar as inscrições e, assim, atrair uma boa quantidade de participantes.
Os facilitadores são outra forma de aumentar a captação. Utilizando uma ferramenta que facilite a inscrição, você aumenta o número de participantes no seu evento.
Os canais de divulgação são importantíssimos para aumentar as vendas das inscrições! Você pode mapear grupos no Facebook e no Linkedin ou até cadastrar seu evento em plataformas que têm calendários/agendas de eventos como o CNPq.
Pensando na experiência do participante
Faz total sentido ter uma ferramenta de qualidade, apropriada para venda de inscrições! Você deve sempre pensar na experiência do participantes no pré, no durante e no pós evento, correto? Então, se na hora de se inscrever no seu evento for demorado e complicado, corre o risco dele desistir de participar!
Na hora de informar que as inscrições estão abertas, é indispensável explicar qual site se faz a inscrição e quais etapas o participante deve seguir. Ou seja, você tem que informar tudo que talvez possa gerar dúvidas!
Caso seu evento já tenha uma qualificação, como uma pontuação no Qualis, ou se já é conhecido, é importante dar ênfase a essa qualidade e divulgar aos participantes e palestrantes.
Vendas
Dentro do cronograma de organização de eventos, é preciso deixar bem claro quais são as datas para se inscrever e informar o prazo aos participantes.
Definir os prazos e os lotes é fundamental, principalmente para atrair mais participantes! Colocando um preço promocional nos primeiros lotes, você consegue já ter algum valor para investir no que seu evento está demandando.
Além disso, você deve definir as formas de recebimentos do seu evento. Existe facilitadores que permitem o participante pagar através de boleto bancário ou através de cartão de crédito. Alguns eventos precisam de emissão de GRU ou se preocupar com recebimentos de pessoas jurídicas, como empresas que querem participar de um evento. Por isso é importante ficar atento as formas de pagamento de acordo com o público.
Divulgação do Evento
Um dos fatores fundamentais para um bom desenvolvimento de qualquer evento científico é a divulgação. Horas de planejamento podem ir por água abaixo, afinal do que adianta um evento muito bem feito, mas que ninguém esteja presente. É preciso pensar nas estratégias que serão utilizadas para que seu evento alcance o maior número de pessoas possíveis.
Use a tecnologia ao seu favor!
Vivemos em um mundo cada vez mais tecnológico, e podemos utilizar a tecnologia ao nosso favor. Não só na criação e organização de eventos, mas também na divulgação.
As redes sociais como Youtube, Instagram, Twitter e Facebook ganharam relevância em estratégias de marketing e divulgação ao longo dos últimos anos, já se passou o tempo em que a única solução era imprimir folders, flyers etc. Utilize-as e alcance um número muito maior de pessoas. Você poupará muitos recursos financeiros e estará contribuindo com sustentabilidade.
Com a facilidade de interação promovida pelas redes sociais é possível ainda se relacionar com o seu público antes, durante e após o evento. Utilize essas redes para pedir sugestões ao seu público e medir o alcance das publicações, isso te ajudará na elaboração de mais conteúdos e assim promover melhorias antes do grande dia!
Lembre-se, nas redes sociais as informações se multiplicam de uma forma muito rápida, e promover o seu evento é fundamental, possibilitando assim um aumento significativo de novas inscrições.
Pensando nisso, que tal começar a utilizar estratégias de divulgação para o seu evento?
Trabalhos
Comissão Científica
É muito importante ter bem definido o processo de avaliação. Organizar a comissão científica, definir a principal pessoa responsável pela comissão científica, que vai estar em contato com os autores dos trabalhos, caso seja necessário um corpo maior de pessoas é indicado que você tenha coordenadores científicos que vão cuidar de cada área temática do seu evento, se o seu evento tem várias áreas temáticas de trabalhos que serão recebidos. Além disso, na comissão científica você vai ter os avaliadores dos trabalhos, que vão receber os trabalhos e determinar se será aceito ou não para o evento.
É importante fazer esses convites previamente para esse comitê científico, entrar em contato com eles, ter uma boa comunicação e organização, para que as avaliações fluam de forma muito mais simples.
Submissão
A submissão de trabalhos dentro de um evento, pode ser feita de várias formas. O mais usual é solicitar que os participantes enviem por email. Nesse caso, a comissão científica estabelece as regras de submissão e cria um modelo de email que os participantes devem enviar junto com o tipo de arquivo que o trabalho deve ser mandado.
Se você quiser tornar mais fácil esse processo de submissão, utilize uma ferramenta que automatize o processo. Mas, como funciona? É fácil! Ao invés de mandar e-mail, cada participante consegue submeter o trabalho dentro da plataforma. Isso facilita a vida não só dos participantes, mas também dos organizadores e avaliadores que têm acesso à lista de trabalhos submetidos.
Que tal conhecer algumas dicas para aumentar a submissão de trabalhos científicos no seu evento?
Modalidades de Avaliação
Você deve definir quais vão ser os critérios e formas de avaliar os trabalhos científicos. Alguns eventos trabalham de forma mais avançada com os critérios de avaliação utilizando notas, para ter um rankeamento dessas avaliações. Mas você pode simplesmente declarar o trabalho como aprovado ou reprovado.
Alguns eventos optam por ter uma avaliação simples, ou seja, apenas com uma aprovação o trabalho é aprovado para o evento. Nesse caso, você pode ter 1 único avaliador para aprovar o trabalho.
Para eventos que precisam de uma revisão maior dos trabalhos, é indicado fazer a avaliação por pares. Nesse tipo de avaliação, é preciso pelo menos duas pessoas para avaliar o trabalho científico e dizer se aquele trabalho vai ser aceito ou não. Caso haja um empate, uma pessoa dar aceite e a outra dar reprovação, uma terceira pessoa deve dar o parecer final e dizer se aquele trabalho foi aprovado ou não.
Para um evento mais criterioso e mais rígido quando a avaliação, a mais aceita na comunidade científica é a avaliação duplo-cego. Nem o autor sabe quem está avaliando o trabalho dele, nem o avaliador não sabe quem é o autor, para que não haja interferência nessa avaliação.
Facilitando as avaliações
É muito importante que você facilite a vida dos organizadores. Ter uma ferramenta que consiga distribuir esses trabalhos recebidos para os avaliadores evita muito trabalho manual. Isso pode facilitar também, posteriormente, a divulgação dos resultados das avaliações no seu evento e quais trabalhos serão apresentados.
Apresentação
A apresentação dos trabalhos acontecem após a divulgação dos resultados de avaliação. Essa é o momento de você fazer a programação científica do seu evento. Para isso, você deve definir a duração de cada apresentação, se for na modalidade oral, quantos trabalhos serão apresentados no período da manhã e no período da tarde e para a modalidade de pôster, definir a quantidade de trabalhos por salas.
Depois de montar a programação de apresentação, você deve compartilhar com os avaliadores e os participantes, previamente, para que eles se programem e compareçam no local, data e hora escolhidos.
Realização
Treinamento da Staff
Tenha em mente que a organização de eventos, não é um trabalho que se faz sozinho. É necessária uma equipe de confiança para te ajudar. É preciso haver sintonia entre os membros da equipe, mas nem sempre isto é uma tarefa fácil.
Pode ser um desafio encontrar pessoas e qualificá-las com êxito para a realização do seu evento, entretanto, mais uma vez a tecnologia pode te ajudar com a tarefa. É sempre uma boa opção buscar softwares e aplicativos que auxiliem.
Esses softwares podem te ajudar facilitando o treinamento e melhorando o desenvolvimento da equipe, nas funções que irão desempenhar ao longo da organização do evento.
Você deve ter em mente que é necessário buscar também a satisfação não só do público, mas dos que estão envolvidos na equipe. É possível criar um ambiente de descontração e promover momentos de relaxamento, uma equipe contente com o trabalho que está desempenhando, com certeza, trabalhará melhor.
Tente ao máximo integrar a equipe ao objetivo e temas do evento, deixando claro que eles farão parte das impressões que aquele evento terá sobre o público. Crie uma estratégia e um roteiro para manter o foco e a motivação da equipe, divida as equipes em equipes menores, criando tarefas específicas para cada grupo.
Sua equipe deve ter pessoas suficientes para que todas as tarefas sejam executadas, entretanto, pessoas demais, às vezes, causam problemas de comunicação, atrapalhando assim a organização do seu evento.
Credenciamento
O credenciamento é uma parte crucial do seu evento! Ele é o primeiro passo para o sucesso e, portanto, demanda bastante responsabilidade.
Tome bastante cuidado com a equipe responsável por desempenhar essa função, lembre-se, se o credenciamento for mal executado, poderá acarretar problemas para os participantes. Inscritos que não passam pelo credenciamento, não conseguirão emitir certificados, por exemplo.
O credenciamento servirá não só para controlar o acesso dos participantes, mas também, pode ser utilizado para verificar a quantidade de pessoas que participaram do seu evento. Com isso, é possível gerar uma base de dados e melhoria das estratégias numa edição futura.
É ideal eliminar a espera e algumas medidas podem ser tomadas para agilizar o processo! Livre-se dos papéis, utilize um aplicativo que faça o credenciamento, você pode dividir os inscritos em categorias, por exemplo, de pagos e não pagos.
É também durante o credenciamento que os inscritos receberão os kits, crachás e todo o material que será entregue aos participantes.
Utilizando a teoria das filas, é possível otimizar o sistema, melhorando a utilização do serviço, reduzindo o tempo de espera e aumentando a rapidez no atendimento. Filas se formam quando a demanda por um serviço é maior que a sua oferta, neste caso, considera-se fila, os participantes que estão esperando pelo credenciamento.
Uma maneira prática de se otimizar o atendimento, é utilizar uma fila única e várias pessoas credenciando, ao invés de filas separadas. Desta forma, caso aconteça algum problema em um dos postos de credenciamento, a fila continuará fluindo.
Ainda não entendeu? Vamos te explicar melhor.
Filas separadas
Ao se organizar a fila de forma separada, você corre alguns riscos! Caso ocorra algum problema com um dos membros da equipe que está credenciando, todas as pessoas naquela fila, serão prejudicadas, pois a fila inteira estará paralisada.
Fila única com várias pessoas credenciando
Ao utilizar uma fila única, mesmo que um dos membros da equipe de credenciamento tenham algum problema, nenhum dos participantes será prejudicado, pois o atendimento, continuará fluindo.
Utilizando esse método, com certeza, o credenciamento do seu evento ficará mais rápido.
Pós Evento
Certificados
A emissão dos certificados é uma etapa muito importante na organização do seu evento. É considerado um pré-requisito para qualquer evento de sucesso, e é uma etapa que deve ser planejada com antecedência. São os certificados que atestam que o participante esteve presente nas atividades, como, submissão de artigo, apresentação de trabalho, participação em seminário etc.
Muitos organizadores se complicam na hora de criar os certificados e na forma de como vão disponibilizar para os inscritos. Certificados feitos de formas manuais demandam muito tempo e transformam uma tarefa que pode ser simples em algo potencialmente problemático.
É do interesse de quase todos os inscritos, obter os certificados, por tanto, é muito importante na organização do seu evento, que os certificados sejam feitos de maneira eficiente.
A Emissão
O primeiro passo a ser dado é escolher como o certificado será emitido. As emissões de certificados impressos custam muito mais. Muitas vezes, é preciso dividir os certificados em categorias, por exemplo, minicursos, mesas redondas, seminários, e por aí vai. Somado a todo esse trabalho é preciso contar-se a quantidade de carga-horária e então distribuir para os participantes, o que também pode se tornar uma tarefa difícil, imagine a quantidade de papéis que toda essa operação irá gerar.
Portanto, prefira sempre os certificados digitais, o custo de emissão é menor. Digitalmente, os certificados podem ser gerados de forma automática, eles podem ser enviados por e-mail para os participantes ou até disponibilizados por download, através de uma plataforma de eventos. Elimina-se completamente os custos de impressão.
Após definir como será feita a emissão você vai precisar criar os certificados. Para agilizar a criação existem modelos prontos disponíveis para download na internet. Há também softwares gratuitos que possuem diversos Templates para certificados. Como por exemplo o Canva, ferramenta online para criação de modelos de certificados, e o Microsoft Power Point.
Anais
Anais são documentos gerados após o termino de um congresso ou evento, os anais são o principal registro do seu evento nele estarão os trabalhos apresentados, além de palestras e conferências que ocorreram. Os anais, compilam todo o conhecimento gerado no evento e por tanto, é mais uma etapa fundamental na organização do seu evento, e deve ser planejada.
Importância dos Anais
Para os pesquisadores que estarão presentes quando seus resumos científicos ou trabalhos são publicados nos anais do evento isso agrega valor ao currículo lattes. Os anais dão credibilidade ao seu evento, e fazem com que os pesquisadores sejam reconhecidos por sua produção cientifica.
Os anais conservam a memória do seu evento. Ao publicar os anais, você permite que profissionais e os estudantes tenham acesso ao conteúdo mesmo após o seu termino. O conteúdo de um determinado congresso torna-se público e de fácil acesso, contribuindo para a imagem do evento e para a organização de futuras edições
Como publicar?
Com o avanço das tecnologias a forma de publicar anais foi mudando, antigamente, os anais costumavam ser impressos transformando-se em centenas de livros, em seguida, os organizadores passaram a utilizar mídias físicas, como CDs e DVDs, o que também era bastante trabalhoso e caro, imagine uma mídia física para cada participante do seu evento.
Com a popularização da internet surgiu a oportunidade de os anais serem publicados de forma virtual, facilitando a organização dos eventos científicos. A melhor maneira de publicar os anais do seu evento, é online. Publicando desta forma você facilita a organização além de diminuir e muito os custos.
Publicações online, propiciam uma melhor divulgação, atingindo também, pessoas que não estavam no seu evento, mas que podem se interessar pelo conteúdo.
Uma das alternativas encontradas por organizadores é postar os anais em formato PDF, entretanto, mesmo sendo uma forma mais ágil, alguns pequenos problemas continuam presentes, como dificuldade para pesquisar um trabalho especifico e de abrir em tablets, celulares etc.
Então qual a melhor maneira? Hoje a melhor forma é utilizar plataformas digitais que publicam anais online e facilitam a organização do seu evento. Através delas, os conteúdos produzidos aparecem em ferramentas de busca como o Google, por exemplo. Ficando acessíveis para todos os tipos de dispositivos, incluindo os mobiles.
A publicação de anais de qualidade é muito importante para você e para a reputação do seu congresso! Publica-los da melhor forma, é uma maneira de democratizar o conhecimento científico produzido pelo seu evento e de construir uma boa relação entre você e a comunidade cientifica.
Pesquisas de Satisfação
Realizar pesquisas de satisfação é uma prática que estabelece um canal de diálogo com os seus participantes, com isso os participantes passam a se sentir mais considerados, com as pesquisas você ganha mais chances de acertar nos seus eventos futuros, identificando os erros e o que poderia fazer para melhorar.
Sabendo no que melhorar os erros tendem a diminuir, os esforços são melhor direcionados para que os ajustes sejam realizados. Organizando o seu evento de maneira mais eficiente e satisfatória.
Gostou? A Even3 surgiu para simplificar a organização de eventos acadêmicos e científicos. Com essa plataforma, todas as dicas acima ficam mais simples de serem feitas, removendo o trabalho manual e o deixando livre para dedicar-se exclusivamente a qualidade do seu evento.
Criar um evento exige muito planejamento e organização, não é? Por isso, conte com a plataforma da Even3, que te acompanha em todas as etapas e possui as melhores ferramentas para o seu sucesso!
