Por que e como criar eventos online pela Even3

naJá pensou em reunir milhares de pessoas interessadas em um assunto comum sem precisar fazer com que elas saiam de casa? Com os eventos online, também chamados de eventos virtuais, isso é possível!

Hoje, vou te mostrar como criar eventos online pela Even3.

Além de explicar os benefícios de transmitir o seu evento através de uma plataforma que foi criada pensando justamente em facilitar a vida dos organizadores de eventos.

Conseguimos reunir, em um mesmo ambiente, ciência, conhecimento e tecnologia.

Tudo para que você consiga executar o seu evento acadêmico e científico mantendo o padrão de um evento presencial, sendo que realizando-o totalmente online! Da abertura das inscrições à emissão dos certificados do evento.

Então, vamos à prática?

O que muda do evento presencial para o evento digital?

Criar um evento online na Even3 envolve praticamente as mesmas etapas de criar um evento no formato presencial. É preciso planejá-lo, pensar em um tema, montar uma comissão organizadora, delegar funções e atividades…

A grande diferença é que, em um evento presencial, você teria que reservar um local, organizar as salas, conferir se todos os palestrantes estão confirmados, receber os participantes e cuidar da limpeza do ambiente.

Por exemplo, essas atividades que envolvem fornecedores, na maioria das vezes, deixam de existir no virtual.

Por isso, o tempo de planejamento do evento online tende a diminuir.

Dessa forma, se no evento presencial nós recomendamos que o planejamento comece com cerca de 6 meses de antecedência, no online você consegue reduzir esse tempo até para 3 meses, a depender da complexidade do evento.

Afinal, embora você não precise alugar um espaço para receber os participantes e palestrantes, é preciso pensar no ambiente virtual que irá receber essas palestras.

Com uma plataforma de eventos como a Even3, você consegue maximizar a experiência de organização e de participação de eventos online. Vou te mostrar como.

Como criar eventos online na Even3?

Pensando em atender às necessidades dos eventos online, criamos o ambiente de Transmissão Online na nossa plataforma.

Por lá, o organizador consegue selecionar o formato de transmissão online que irá adotar no evento. Nós oferecemos 3 tipos: videoconferência, vídeo ao vivo e vídeo gravado.

Videoconferência na Even3

Em linhas gerais, a videoconferência é o formato em que todos os inscritos no evento, e também os palestrantes, ficam reunidos em um mesmo ambiente, conhecido como sala virtual. Nela, ocorrem múltiplas interações.

A videoconferência é muito simples de ser organizada, pois é só criar a sala e convidar as pessoas.

Porém, nem tudo é controlável no ambiente. Então, você pode ter que lidar com imagens, conversas e ruídos indesejados durante uma palestra.

Ela é indicada especialmente para eventos ou atividades com poucas pessoas, como cursos e workshops. Neles, o contato entre palestrantes e participantes costuma ser bem mais próximo e, por isso, o formato videoconferência é uma excelente opção.

Na Even3, é muito simples organizar uma videoconferência. Você pode realizá-la através de ferramentas como:

• Zoom
• Google Meet
• Skype Reunir Agora
• Cisco Webex
• Microsoft Teams
• E mais!

Após escolher a ferramenta de vídeo, é só disponibilizar o link de acesso da sala virtual para os inscritos no evento. Eles conseguirão acessar o link diretamente do menu Transmissão Online.

Vídeo ao Vivo na Even3

No vídeo ao vivo, gravação e transmissão acontecem de forma simultânea. Ele é comumente conhecido como live e é o “queridinho” das palestras de abertura dos eventos.

Isso porque a live é dinâmica e atrativa para os participantes online, mas tenha cuidado: por ser ao vivo, esse formato está mais suscetível a falhas, como problemas na conexão com a internet, por exemplo.

Na Even3, o organizador pode transmitir ao vivo utilizando ferramentas como:

• Youtube Live
• Vimeo
• Twitch
• Vídeo RNP.

Ao liberar a transmissão, os participantes poderão acompanhá-la se estiverem inscritos naquela atividade. Basta seguirem no menu Transmissão Online da plataforma.

A grande vantagem aqui é que o participante consegue acompanhar a transmissão diretamente da plataforma da Even3, sem distrações de anúncios e de outros vídeos de ambientes externos.

Ainda, as interações podem acontecer diretamente na plataforma da Even3 e em tempo real, caso o organizador habilite a opção dos comentários.  Os comentários ficam logo abaixo do vídeo e o organizador tem liberdade para fixar, responder e apagar aqueles que julgar necessário.

Além disso, para facilitar a visualização, sempre que um dos organizadores comentar, o nome receberá uma tag de destaque.

Lembrando também que um ponto positivo da transmissão ao vivo é que o palestrante tem possibilidade de responder às dúvidas em vídeo, seja durante a transmissão dos assuntos abordados ou separando um momento ao final da palestra só para interação. Isso aumenta muito mais a interatividade do seu evento!

Transmissão gravada na Even3

Já o vídeo gravado é indicado para eventos que contam com mais de uma palestra ou para aqueles que possuem mais tempo para gravar e produzir o conteúdo, editando-o e deixando a imagem e o áudio com um tratamento melhor.

Os conteúdos gravados ficam disponíveis por mais tempo para os participantes, para que eles possam assistir no melhor momento. Para o vídeo gravado, atualmente a Even3 oferece suporte para as ferramentas:

• Youtube
• Vimeo
• Loom
• Cloudinary
• Twitch
• Vídeo RNP

A interação não fica prejudicada no evento gravado! Isso porque a seção de chat também está disponível para esse formato de evento. Então, os participantes podem fazer perguntas, conversar entre si, fazer comentários e dar feedbacks sobre o evento.

Essa é uma forma de permitir a interação entre participantes e de participantes com palestrantes em tempo real, além de promover a interatividade com sorteios e enquetes.

Even3 Player

Além dos tipos de transmissão online mais comuns, a Even3 possui o Even3 Player, uma funcionalidade desenvolvida pensando justamente na segurança da transmissão do seu evento.

Afinal, imagine transmitir um evento pago em que o link é compartilhado com não-inscritos no evento? Frustrante, não é?

Por isso, no Even3 Player, somente participantes inscritos no evento têm acesso à transmissão.

Além disso, pelo vídeo estar hospedado na nossa plataforma, ele não corre o risco de ficar fora do ar durante o evento. Uma tranquilidade a mais para a comissão organizadora!

Por que criar eventos online na Even3?

Aprender como criar eventos online na Even3 é super simples porque temos funcionalidades pensadas para cada etapa do evento. Vou te mostrar algumas soluções que podem te ajudar:

Tenha um site próprio para o seu evento online na Even3

Com a Even3, você consegue criar um site exclusivo para o seu evento. Nele, você poderá incluir todas as informações referentes à programação e aos palestrantes que irão passar pelo seu evento.

Assim como divulgar a data da abertura e do encerramento das submissões, caso o seu evento contemple essa atividade.

Ter um site para o evento é uma ótima forma de transmitir credibilidade e referência, assim como uma chance de tornar o seu evento conhecido por mais pessoas.

Então, não deixe de divulgar o site do evento nas suas redes sociais e de compartilhá-lo com amigos!

Afinal, ele é a porta de entrada para o recebimento das inscrições do evento.

→ Veja também: Site para eventos: como criar utilizando a Even3.

Conheça seus inscritos

Eventos pagos ou gratuitos, não importa! Abrir as inscrições é uma excelente forma de conhecer melhor quem irá, de fato, participar do seu evento e de quem tem interesse no seu conteúdo.

Na plataforma da Even3, você consegue habilitar formulários que deverão ser respondidos pelo público no ato da inscrição. As perguntas são totalmente personalizáveis, então quem escolhe é você, organizador! Tudo para que atenda à necessidade específica do seu evento.

Na Even3, é possível configurar as inscrições por:

• Categorias (Estudantes, Geral, Professores, Associados…)
• Lotes (o valor varia de acordo com a data da compra)

E, ainda, estabelecer cupons de desconto para os participantes. Legal, não é? Confira os detalhes sobre entradas e valores no vídeo abaixo:

Gerencie as vendas do evento

Para os eventos pagos, é possível gerenciar todas as transações que ocorrem no seu evento de um só lugar.

Você consegue visualizar o status de cada compra: pagamentos pendentes e que já confirmaram.

E o principal: solicitar a transferência do valor disponível para a sua conta bancária antes mesmo do evento acabar! Em até 48 úteis após a solicitação de transferência, o dinheiro estará na sua conta!

Monetize a sua transmissão online

Falando em finanças, a transmissão online da Even3 te dá ainda mais possibilidades de aumentar os lucros do seu evento com a monetização!

Essa é uma tendência para transmissões ao vivo, como já ocorre em plataformas como o Youtube, Instagram, TikTok e outros canais de streaming.

Na prática, a monetização das transmissões online torna possível que o organizador receba um agradecimento financeiro pelas transmissões do seu evento.

Assim, a ideia é estimular os participantes a incentivarem e apoiarem a produção de conteúdo de alguém que eles admiram.

Então, que tal começar a conquistar mais apoiadores?

Crie uma programação organizada e atrativa

Na Even3, temos um menu inteiro dedicado às atividades do evento: o Menu Programação.

Nele, você irá cadastrar tudo o que acontecerá de bom no seu evento: palestras, mesas-redondas, webinars…

Na programação, além de incluir o dia e horário de cada atividade, você pode limitar a quantidade de participantes e definir se ela será paga ou gratuita.

Credencie os participantes no seu evento online

O credenciamento também pode acontecer nos eventos online! Pensando nessa etapa do evento, oferecemos a opção do organizador realizar o credenciamento de forma automática nas atividades ou de forma manual.

Explicamos detalhadamente como funciona o credenciamento de eventos online na Even3, confira:

–> Como fazer o credenciamento de eventos online?

Receba submissões e eleve o teor científico do evento

Na Even3, é possível receber e gerenciar todas as submissões do seu evento. Você pode receber tanto artigos científicos, resumos e pôsteres, como formatos menos habituais no meio acadêmico, como fotos, poesias e ilustrações.

Nós disponibilizamos gratuitamente até 30 submissões por evento. Mas, caso o seu evento precise de mais, é possível solicitar o upgrade diretamente na plataforma.

Você poderá distribuir as submissões entre os avaliadores e estabelecer critérios de avaliação. Tudo é feito diretamente na plataforma e de forma automatizada.

No menu Submissões, é possível:

• Estabelecer as normas e regras de submissão
• Receber as submissões e organizá-las por áreas temáticas
• Cadastrar quantas modalidades forem necessárias por evento: pôsteres, artigos, resumos, fotos…
• Receber as submissões por formulário ou por arquivo
• Avaliar os trabalhos recebidos
• Divulgar o resultado das submissões
• E publicar os anais do evento =)

Confira mais de perto como funciona o nosso módulo de submissões.

Emita os certificados do evento de forma automática

Você não precisa mais enviar os certificados manualmente por e-mail para os participantes. Na Even3, você consegue criar os mais variados tipos de certificados: para atividades, de submissão, de apresentação de trabalhos e, lógico, também de participação geral no evento.

O preenchimento do certificado acontece de forma bastante rápida. É só escolher um modelo de certificado que transmita a identidade do seu evento e decidir quais informações não podem ficar de fora do documento.

→ Que informações não podem faltar no certificado do seu evento?

Depois, é só definir quem irá recebê-los. Com o término do evento, você pode disponibilizá-lo de forma automática, em apenas alguns cliques.

Percebeu como é vantajoso contar com uma plataforma de eventos para transmitir o seu evento online?

Com a Even3, todas as etapas do seu evento acontecerão de maneira integrada, em um só lugar, e com um suporte que só a nossa equipe fornece.

Ainda tem dúvidas sobre como criar eventos online na Even3? Fale com uma de nossas consultoras, elas irão te ajudar a encontrar as melhores soluções para o seu evento online.