Você sabia que o setor de eventos gerou mais de 170.000 vagas de empregos no Brasil em 2024?
Esse número engloba equipe, fornecedores, palestrantes e muitas pessoas que passam pela organização.
Claro, colocar isso na ponta do lápis as vezes pode ser desafiador. E eu aposto que você já se perguntou quanto custa organizar um evento, não é?
Mas eu te desafio ainda mais: você sabe como fazer um orçamento de evento que é realista, gera oportunidades, mas também é econômico?
Neste artigo, vou te ensinar a fazer isso com:
Vamos nessa?
A resposta mais honesta é: depende. Cada evento é único, então quanto custa organizar um evento vai depender de alguns fatores que são importantes de mapear.
Para tanto, você pode contar com a planilha gratuita da Even3 para descobrir, em média, quanto seu evento vai custar:
Agora vamos aos principais pontos que você deve colocar no seu orçamento:
Obviamente, um seminário online com 50 pessoas custa muito menos que um congresso presencial com 500 participantes.
Afinal, quanto maior e mais complexo o evento, mais recursos ele vai exigir. E isso vale para todos os detalhes: da locação ao número de pessoas na equipe.
Portanto, lembre-se de listar o custo com contratações e estimar a média de participantes do seu evento. Isso vai ser importante para definir outros pontos como brindes, alimentação e mais.
Coffee break, crachás, certificados, brindes, tradução simultânea, filmagem… esses são itens que muita gente esquece de colocar no orçamento de um evento, mas que fazem diferença no bolso e na experiência dos participantes.
Nesses casos, é sempre mais prático terceirizar o serviço para fornecedores. Mas nada te impede de ter equipe para isso também.
No entanto, lembre-se de sempre comparar os preços e ver o que vale mais a pena. Sem sobrecarregar sua equipe!
Honorários, passagens e hospedagem para convidados especiais devem ser previstos.
Mas lembre-se de criar uma lista com diversas opções de palestrantes. Assim, será mais fácil escolher orçamentos que estão dentro da realidade financeira do seu evento.
Além disso, eventos acadêmicos costumam negociar participações gratuitas, mas sempre inclua uma margem para imprevistos e ajuda de custo.
Além dos custos acima, gastos com site, redes sociais, e-mail marketing e assessoria de imprensa são essenciais para atrair público.
Mesmo que você use redes sociais gratuitamente, em algum momento será interessante investir em impulsionamento, e-mail marketing ou design de peças visuais.
Mas é possível economizar! Plataformas como a Even3 oferecem gratuitamente o site do evento, ferramentas de divulgação e peças visuais editáveis no Canva. Baixe as peças agora:
Falando em plataformas, elas são super importantes para garantir a compra e venda de ingressos de maneira segura.
Normalmente, quando alguém pergunta “quanto custa organizar um evento?” já está pensando nesses pontos!
Mas antes de começar a cobrar pelo seu ingresso, investigue as principais plataformas e priorize as que oferecem mais soluções gratuitas.
Você vai precisar de pessoas para recepção, apoio técnico, atendimento, segurança… Além dos fornecedores terceirizados. Tudo isso deve estar contemplado na sua planilha de orçamento para eventos.
Cobrar ou não cobrar? E quanto cobrar? Essa é uma das decisões mais estratégicas de qualquer organizador.
Portanto, a dica aqui é: baseie o valor do ingresso nos custos totais e na proposta de valor do seu evento.
Vamos a um exemplo prático:
Se o custo total do seu evento é R$ 10.000 e você espera 200 participantes, o valor base do ingresso para cobrir seus custos deve ser R$ 50. Mas atenção: esse é só o ponto de equilíbrio.
Se você quiser ter uma margem de segurança ou reinvestir em futuras edições, ajuste esse valor adicionando uma margem de lucro.
Também vale pensar em:
Essas estratégias ajudam a atingir públicos diferentes e aumentar sua receita.
Agora que você já sabe quanto custa organizar um evento, vamos ao pulo do gato: como economizar sem perder a qualidade. Veja algumas ideias práticas:
Primeiramente, pense em antecipar a venda de ingressos.
Isso ajudar a cobrir custos iniciais e ainda reduz o risco financeiro. Então, você pode oferecer descontos para os primeiros inscritos ou lotes promocionais.
Na Even3, é possível configurar as datas de ínicio e fim de venda para cada lote de ingressos.
Dessa forma, você pode criar lotes que iniciam e finalizam automaticamente, tornando a sua venda bem mais prática e segura.
Pesquise preços, negocie com fornecedores e evite contratar serviços de última hora.
Idealmente, seus contratos devem estar assinados em até 2 meses antes da data do evento.
Já parou para pensar que seu evento pode ser uma oportunidade para outras empresas chegarem em potenciais clientes?
Então, é hora de buscar empresas do segmento que tenham interesse em divulgar produtos para o seu público.
Mas não só isso! Patrocínios também podem ir além do apoio financeiro, oferecendo brindes, ativações, materiais gráficos, serviços, entre outros.
-> Saiba mais: 5 dicas para conseguir os melhores patrocinadores para eventos
Se você é professor universitário, aproveite a estrutura da sua instituição para reduzir custos com espaço, divulgação e até apoio de alunos voluntários.
Além disso, vale a pena buscar parcerias com instituições especialistas nas temáticas do seu evento. Elas podem fornecer bons palestrantes e aproveitar o espaço para divulgar as pesquisas que realizam.
Finalmente terminamos de mapear os custos. Ufa! Mas você sente que seu evento ainda vai ter muitos gastos?
Então está na hora de conhecer as soluções digitais!
Fazer inscrições, emitir certificados e enviar comunicados manualmente dá trabalho e custa caro. Aqui entra a Even3!
Com uma plataforma de eventos sua equipe pode ser reduzida ou melhor direcionada.
Afinal, com a Even3 é possível:
Tudo em um só lugar e com suporte especializado caso você ainda tenha dúvidas.
Então, quer organizar seu evento de forma mais eficiente e econômica? Conheça a Even3 e veja na prática como vale a pena organizar eventos:
