Site de eventos: que informações não podem faltar no seu?

Criar um site de eventos se tornou um item obrigatório e também prioritário no checklist do organizador. Você sabe por quê?

Porque o site de eventos é a peça fundamental na hora de:

  • Vender muitas inscrições;
  • Atrair um grande número de participantes;
  • Divulgar o evento;
  • Melhorar a comunicação com o público.

Mais de 17.100 eventos já passaram pela nossa plataforma e, sem dúvidas, os que mais se destacaram seguiam um padrão.

Para evitar que você caia em erros recorrentes, fizemos um raio-x para criação do site de eventos ideal.

E hoje essa é a minha missão: te ensinar todas as informações que você precisa reunir para criar o site do seu evento e alavancar a venda de inscrições.

Site de eventos: o que é?

O site é o primeiro contato que o público vai ter com o evento. Afinal, quando as pessoas ouvem falar de um evento, a primeira coisa que fazem é pesquisar informações sobre ele no Google.

Por isso, é tão essencial causar uma excelente primeira impressão.

Um site confuso, com poucas informações e de má usabilidade certamente vai desmotivar as pessoas a continuarem lendo sobre o seu evento.

Ou pior: pode fazer até com que elas desistam de participar, já que podem associar a má experiência no site ao evento em si.

Coloque como objetivo criar um site de eventos simples, com informações completas, que esclareçam todas as dúvidas dos participantes e principalmente: que seja fácil e seguro de vender inscrições.

Não há dúvidas: o site de eventos é a ferramenta mais eficaz e de menor custo se o seu objetivo for centralizar as informações relativas ao evento, facilitar a venda de inscrições e melhorar a comunicação com o público.

De bônus, ele ainda atua como um grande divulgador do seu evento.

Site de eventos: que informações não podem faltar?

site eventos

1. Nome do evento

Parece meio óbvio, mas o nome do seu evento deve aparecer em destaque no site. Lembre-se que ele também vai estar presente em todos os materiais de divulgação, como banners, panfletos e camisas.

Por isso, ele deve ser pensado com muito cuidado. Dê preferência a nomes curtos e sempre cheque como ficará a sigla do evento. Isso é importante para evitar que elas tenham sentido rude ou formem palavras de baixo calão.

2. Descrição

É na descrição que você deve passar a missão, o propósito do seu evento. A que público ele se destina? Qual a área de atuação do evento?

Uma boa dica é destacar o número de edições que o seu evento já contou, assim como números de submissões e participantes que recebeu. Números chamam a atenção do público e são uma excelente maneira de mostrar a autoridade e relevância do seu evento no meio científico.

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É na descrição que você deve colocar os principais destaques e diferenciais do seu evento. Essa é hora de conquistar o público, então deixe o seu texto bastante atrativo.

3. Data e horário

No site de eventos, é essencial que as datas e os horários em que ocorrerão as atividades estejam bem definidos e apareçam de forma clara para o público.

Eventos com mais de um dia de duração devem ter os horários especificados por dia. Isso evita confusões e poupa que a caixa de entrada dos organizadores fique lotada de dúvidas.

4. Localização

Além de colocar o endereço completo, utilizar mapas nos site de eventos facilita a localização dos usuários.

Os mapas funcionam muito bem já que os participantes conseguem identificar paradas de ônibus, shoppings e restaurantes próximos ao local do evento, assim como hotéis e outras facilidades da região.

Você pode, inclusive, criar uma seção no seu site de eventos indicando restaurantes, hotéis e outras empresas parceiras que ofereçam descontos aos participantes.

Abordar os principais pontos turísticos da região também é um ponto que valoriza o seu site. Destaque as belezas naturais, os museus e outros lugares que os participantes não podem deixar de visitar caso queiram aproveitar a cidade após o evento.

5. Programação

Uma programação bem definida e organizada é a chave para o sucesso. Sempre divulgue a programação com antecedência e não deixe de informar a data, o horário e a sala em que ocorrerá cada atividade. Além, claro, dos palestrantes e do tema da palestra.

–> Descubra aqui 6 dicas para montar uma programação científica de sucesso.

Isso faz com que os participantes consigam se planejar e decidir a quais palestras vão assistir, caso elas ocorram simultaneamente, por exemplo.

Não se esqueça: por mais que o palestrante seja um nome de peso, uma referência no assunto, é importante deixar claro na programação e no site de eventos qual o assunto que ele irá abordar.

Assim, o participante consegue ver se aquela atividade faz sentido ou não na hora de montar a programação individual dele.

6. Palestrantes

Além do nome, coloque a foto e as redes sociais dos palestrantes e de outras pessoas que irão monitorar cursos e workshops.

Não se esqueça de que o principal é trazer uma mini biografia daquele palestrante, destacando em que empresas ele atuou e os seus principais resultados.

Palestrantes excelentes atraem um grande público e são fator decisivo na venda de inscrições.

7.  Venda de inscrições

O sonho de todo organizador é vender muitas inscrições e ver que o evento foi recorde de público. Para isso, ter um site seguro para compra de ingressos é fundamental.

–> Quanto vale o seu evento? Descubra aqui as melhores estratégias de precificação e defina o valor ideal para as inscrições do seu evento!

Busque uma plataforma de eventos, como a Even3, que integre o meio de pagamento ao seu evento, isso facilita muito o trabalho do organizador.

8. Contato

Deixe um espaço, no site de eventos, com o contato da organização para que as pessoas possam tirar eventuais dúvidas sobre o evento.

Essa é uma das principais formas de estreitar e melhorar a comunicação com o seu público.

Caso faça sentido para o seu evento, destine uma seção do site de eventos para as perguntas mais recorrentes sobre as etapas do evento, como inscrição, certificados, cronograma de submissão de trabalhos e avaliação.

Essa é uma excelente forma de diminuir o número de e-mails que a organização costuma receber.

9. Logomarca

A logomarca é a identidade visual do evento e também deve estar presente no site. É preciso pensar em algo que fique na memória dos participantes. Não se esqueça de que o nome do evento é um dos elementos que integram à logomarca.

Fora essa parte textual, é preciso definir questões como cores e formas de apresentação dessa identidade visual.

10. Patrocinadores e apoio

Todo evento envolve algum custo ou precisa de algum material para acontecer. Para diminuir os gastos e como forma de atrair visibilidade para o evento, muitos organizadores recorrem a patrocinadores e apoios.

Então, se você conseguiu que a parte gráfica do seu evento fosse toda gratuita, não se esqueça de colocar, no site de eventos, a logomarca da gráfica que te ajudou nesse processo.

Da mesma forma acontece com os patrocinadores, eles devem receber espaço de destaque no site de eventos.

–> Crie uma apresentação visual de qualidade e dobre as chances de conseguir patrocínios para o seu evento. 

Patrocínios e apoios em eventos funciona como um sistema de trocas e, na maioria das vezes, o que você oferece a eles, como organizador, é a visibilidade no site do seu evento.

Site de eventos: como pôr em prática?

Agora que você já sabe que informações deve reunir para que o site do seu evento fique completo, é hora de executá-lo.

Não se preocupe, porque, hoje em dia, criar um site de eventos ficou bem mais fácil. Você não precisa nem saber programar!

Basta criar o seu evento em nossa plataforma e preencher os dados que falamos acima.

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