Você quer entrar no mercado que movimenta cerca de R$ 141 bilhões por ano, segundo a ABRAPE? Esse é o mundo dos eventos!
Com o crescimento de eventos corporativos, acadêmicos, esportivos e culturais, cada vez mais pessoas têm se interessado em aprender como criar evento do zero.
Afinal, eles impulsionam a geração de receita, criação de comunidades e até causas sociais.
Mas criar evento não se resume a montar um cronograma e divulgar na internet.
Se você tiver planejamento, é possível criar evento de forma mais simples, rápida e rendendo mais.
Neste artigo, eu vou te ensinar como fazer isso! Saiba mais sobre:
Defina o objetivo do seu evento
Primeiramente, todo evento nasce de um propósito.
Então, pergunte-se: por que estou organizando esse evento?
Pode ser para divulgar um produto, compartilhar conhecimento, celebrar uma data ou promover networking.
Esse objetivo será o guia para todas as decisões seguintes.
Por exemplo, um workshop voltado para estudantes de enfermagem tem como objetivo principal capacitar esses alunos.
Consequentemente, será necessário gerar certificados válidos para horas complementares.
Logo, tudo precisa girar em torno disso: tema relevante, profissionais qualificados, materiais de aula e emissão de certificado. A partir daí, você já vai ter um rascunho da sua ideia.
Escolha o público-alvo
Definir o público que você quer atingir é fundamental para acertar na linguagem, no formato e nos canais de divulgação na internet. Então, pense em características como:
- Faixa etária;
- Localização;
- Profissão ou área de atuação;
- Grau de conhecimento sobre o tema;
- Costumes e gostos, para criar conteúdos mais avançados e precisos.
Por exemplo, em eventos acadêmicos saber se o público é composto por estudantes, professores ou pesquisadores vai impactar tanto na programação, como no valor da inscrição.
Além disso, saber quais redes sociais eles usam vai te ajudar a estar presente nos canais certos.
Portanto, você pode realizar pesquisas com o público inscrito no evento, de edições passadas, em eventos da concorrência ou até entre pessoas que você acha q teriam interesse no evento.
Escolha o formato do evento
Atualmente, você pode criar evento em três formatos:
- Presencial: ideal para eventos com interação direta, como feiras, congressos, workshops ou encontros locais;
- Online: ótimo para atingir públicos distantes, reduzir custos e facilitar a organização. Palestras, webinars e minicursos funcionam muito bem nesse modelo.
- Híbrido: mistura os dois formatos e permite que parte do público participe presencialmente, enquanto outros assistem online.
Planeje cada detalhe
Com o objetivo, público e formato definidos, é hora de partir para o planejamento.
Aqui estão os pontos essenciais que você deve organizar em um documento, planilha ou plataforma de evento:
- Data e horário
- Local (físico ou link de transmissão)
- Programação (quem vai falar? Qual será o cronograma?)
- Orçamento (quanto custa o evento? Terá patrocinadores?)
- Equipe (quem vai cuidar do quê?)
- Divulgação (como as pessoas ficarão sabendo do evento?)
Monte uma boa equipe
Mesmo eventos pequenos exigem divisão de tarefas. Então, o ideal é criar setores responsáveis pelas partes mais cruciais do seu evento.
Nesse caso, a comissão organizadora do evento deve ser o elo unifica, controla e direciona os diferentes setores para que todos trabalhem interligados.
É comum dividir equipes em:
- Conteúdo e programação: montar cronograma, contatar palestrantes, fazer cerimonial…
- Divulgação e marketing: criar peças gráficas, divulgar eventos nas redes sociais, administrar comunidades…
- Atendimento ao participante: tirar dúvidas, organizar questões técnicas de transmissão online, promover interações durante o evento…
- Logística e infraestrutura: montagem do local do evento, contato com fornecedores, reparos e suporte técnico…
- Financeiro: controle de vendas, contratos, orçamentos…
Encontre e confirme os palestrantes
O conteúdo do evento depende muito dos convidados.
Portanto, pesquise muito os profissionais relevantes para o seu público e envie convites com antecedência.
-> Veja também: Como escolher o melhor palestrante para o seu público
Uma boa ideia é criar uma lista com possíveis palestrantes e suas áreas temáticas. Assim, você consegue manter uma agenda de contatos diversa para o seu evento e eventos futuros.
Além disso, busque palestrantes em alta se quiser atrair mais participantes. Mas não se mantenha apenas nessas possibilidades!
Palestrantes menos famosos ou alunos de grandes referências podem garantir um conteúdo igualmente rico.
Busque patrocínio ou apoios
Falando em parceiros, os patrocinadores podem ser suas parcerias mais valiosas.
Afinal, eles te ajudam a aliviar o orçamento e trazer mais visibilidade ao evento. Mas você também precisa mostrar o seu valor!
Então, lembre-se de montar uma proposta clara com:
- Objetivo do evento;
- Cotas de patrocínio disponíveis;
- Público estimado;
- Canais de divulgação;
- Benefícios para a marca patrocinadora.
Por exemplo, você pode oferecer espaço de exposição, inserção de marca no material gráfico e menções durante a programação.
Organize o credenciamento
Antes do seu evento começar, é importante que você saiba como o credenciamento será organizado.
Vai por mim, você vai me agradecer por isso. Afinal, um evento sem credenciamento pode ter filas enormes e muito estresse!
Para evitar esse caos, siga algumas dicas:
- Faça check-in digital com QR Code para agilizar a entrada. Você pode utilizar aplicativos para credenciamento gratuitos, como o da Even3;
- Utilize aplicativos de credenciamento que também permitem credenciar e acompanhar a entrega de materiais de apoio;
- Se seu evento for online, use tecnologias de credenciamento online para evitar evasão e emissões de certificados errados;
- Use etiquetas ou crachás para identificação.
Emita certificados
Consequentemente ao credenciamento, é comum que organizadores emitam certificados para todos os presentes no evento.
Logo, eles devem seguir um padrão com:
- Identificação do participante;
- Nome do evento e informações gerais;
- Carga horária;
- Assinatura digital;
- Token de autenticidade, garantindo que o certificado é verdadeiro.
Mas não se preocupe se você não souber como criar um certificado! Você pode utilizar modelos ou plataformas.
Na Even3, por exemplo, é possível criar certificados, preenchê-los e enviar para o e-mail dos participantes automaticamente. Tudo de graça.
Planeje o pós-evento
Muitos organizadores se esquecem dessa etapa, mas ela é essencial. Lembre-se que quando o evento acabar, você vai precisar:
- Enviar os certificados;
- Coletar feedback dos participantes através da pesquisa de satisfação;
- Compartilhar fotos, gravações e materiais extras;
- Agradecer aos palestrantes e patrocinadores;
- Fazer um relatório com aprendizados para o próximo evento.
Essa é uma estratégia interessante para aumentar o engajamento no pós-evento, pois apenas os participantes que responderem a pesquisa terão acesso ao certificado.
Se organizar um evento ainda parece complexo para você, confira algumas ferramentas que podem facilitar a sua vida:
- Canva: Ideal para criar artes de divulgação, crachás, certificados e apresentações de forma rápida e intuitiva;
- Google Ads: Essencial para criar campanhas de anúncio para gerar mais tráfegos e conversões no site do seu evento;
- Checklist para eventos da Even3: Auxilia no gerenciamento das tarefas da equipe, com checklists, prazos e responsáveis por cada ação;
- StreamYard: Estúdio de criação para transmissões ao vivo mais profissionais ou com múltiplos participantes;
- Plataforma de gestão de eventos, como a Even3: Centraliza inscrições, certificados, credenciamentos e até transmissões online de forma gratuita
Vender inscrições é uma das etapas mais importantes ao criar evento. É nesse momento que você transforma visitantes em participantes e garante a sustentabilidade do evento.
Mas como fazer isso de forma simples, segura e profissional?
A resposta é usar uma plataforma de eventos. Mas não qualquer uma!
Sua opção deve ter, no mínimo, site para o evento, área de pagamento segura e painel financeiro. Só que você pode ir além!
Por que usar a Even3?
A Even3 é uma das principais plataformas do Brasil para organização de eventos nacionais e internacionais.
Ela oferece tudo o que você precisa em um só lugar:
- Criação de site personalizável para seu evento;
- Venda de inscrições com boleto, cartão ou Pix;
- Certificados automáticos e personalizados;
- Envio de e-mails para os participantes direto da plataforma;
- Submissão e avaliação de trabalhos científicos;
- Transmissão ao vivo segura contra invasões e muito mais.
Se você chegou até aqui, já aprendeu tudo o que precisa saber para criar evento com organização, estratégia e ferramentas certas. Agora é hora de colocar em prática!
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