Como fazer um evento? Confira o guia completo

Em 2019, 85% das lideranças empresariais acreditava que eventos eram essenciais para o sucesso da sua companhia, de acordo com dados da Bizzabo.

E não se restringe apenas a empresas, mas pode ser benéfico para professores, estudantes, pequenos comerciantes e muito mais.

Apesar disso, poucas pessoas sabem como fazer um evento, de fato.

Ainda, com o crescimento maior no setor, devido ao surgimento do modelo híbrido, as possibilidades para organizar um evento de sucesso triplicaram.

Então, essa é a melhor hora para aprender e se atualizar. Conte com a minha ajuda para saber mais sobre:

Principais vantagens de fazer um evento;
Como fazer um evento em 3 etapas;
Principais tecnologias para eventos de sucesso.

Primeiramente, independente do objetivo do evento, é provável que ele proporcione disseminação de conhecimento e conexão de pessoas.

Mas ainda vai além! Entre as principais vantagens de fazer eventos, você vai encontrar:

Ganho de autoridade para a marca ou instituição;
Dá visibilidade ao organizador e o transforma em referência na área;
Auxilia na captação de leads;
Proporciona networking;
Estimula a criação de comunidades e relacionamentos em torno de uma marca;
Contribui com a experiência e o currículo de profissionais.

1ª etapa: Pré-evento

A princípio, saiba de uma coisa: um evento não começa no dia de sua abertura!

O planejamento é uma etapa que deve ser iniciada meses antes da data oficial do evento. Isso vai garantir que tudo funcione corretamente.

Por isso, o planejamento é dividido em passos essenciais, como:

Conheça seu público

Antes de criar qualquer coisa no seu evento, você deve se perguntar para quem você está criando.

Afinal, o perfil do seu público vai definir quais serão as escolhas mais atrativas para eles.

Portanto, é importante que você responda a questões como:

Qual é a idade do meu público, ocupação e interesses;
Quais são as maiores dores desse público e como meu evento pode ajudá-los;
Quais temas são mais atrativos;
Qual é o melhor horário, formato e local para que meu público compareça ao evento;
Quem eles gostariam de ouvir e qual é o perfil de palestrante que se comunica com eles com mais facilidade.

Essas questões vão te ajudar a criar um evento atrativo e realmente útil.

Mas há diversas formas para obter essas informações, como análise de concorrentes, pesquisa de satisfação em edições passadas do evento ou formulários de pesquisa de público.

-> Saiba mais: conheça a Persona, um conceito que pode mudar o público do seu evento

Defina o tema, o guia do evento

Agora é hora de definir o guia do seu evento, ou seja, o tema.

Ele é responsável por conquistar fornecedores, patrocinadores e também por atrair um bom público.

Por isso, é definido na fase de planejamento do evento e deve levar em consideração as tendências no segmento, a relevância e o interesse do público.

Escolha datas, horários e formato

A depender do perfil do seu público, isso pode mudar a forma como seu evento acontece.

Por exemplo, é comum que eventos voltados para profissionais aconteçam à noite, pois é após o expediente de trabalho.

Em alguns casos, o evento também pode ser online, facilitando o acesso a quem tem horários apertados.

Assim, ao definir informações como data, horário e formato:

Leve o seu público-alvo em consideração, pensando na rotina e preferências deles;
Evite feriados e domingos;
Ofereça a estrutura para atender as necessidades específicas do que será ministrado.
Evite datas próximas de eventos do mesmo nicho que o seu, pois isso pode dividir o público.

Selecione sua equipe

Organizar um evento é uma atividade que deve ser feita em equipe.

Então, escolha com cuidado aqueles que vão fazer parte da sua comissão de organização.

-> Veja mais: Regra de ouro para a organização de equipes em eventos

O ideal é que você conte com apoio nas principais funções do seu evento, como atendimento e credenciamento.

Outra dica é investir em pessoas de perfis diferentes e se beneficiar com uma equipe diversa.

Planeje-se financeiramente

Apesar de uma boa parte dos eventos terem sua verba originada das inscrições, é necessário estimar os custos com antecedência.

Assim, você terá controle de todos os gastos que irão envolver o evento.

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Normalmente, já começamos a contar com gastos de divulgação, contratação de equipe e palestrantes.

Mas os eventos presenciais precisam ainda de cotação do local, transporte de palestrantes e equipe, eletricidade, alimentação e outros fatores.

Assim, depois de fazer essa cotação, você poderá avaliar se o evento precisará de patrocinadores externos ou outros investimentos.

Escolha bem os palestrantes

Escolher o palestrante para o seu evento vai depender de três características: público, didática e tema.

Assim, ele deve agregar valor à experiência do seu público, oferecendo o que eles procuram.

No entanto, deve, principalmente, saber ensinar e transmitir o conteúdo da melhor forma possível.

-> Saiba mais: Como escolher o melhor palestrante de eventos para o seu público

Comece a vender seus ingressos

Definitivamente, você já pode começar o seu evento.

Então, agora é a hora de abrir as inscrições e receber os participantes.

Isso vai acontecer através de um formulário de inscrição que deve coletar os principais dados dos inscritos.

É importante que ele seja curto para evitar que as pessoas desistam de preenchê-lo, além de conter perguntas padrões, como nome e e-mail.

No vídeo abaixo, ensinamos a fazer um formulário de inscrição da maneira correta:

Ainda, os formulários garantem a titularidade dos ingressos, que podem ser gratuitos ou pagos.

No caso dos ingressos pagos, o patrocínio e a parceria também são possibilidades de garantir lucros e diminuir o preço do ingresso.

Divulgue seu evento

Com as inscrições abertas, você deve buscar os inscritos.

Para isto, que tal contar com uma estratégia de marketing digital para eventos?

Em outras palavras, aplicar um conjunto de ações para promover seu evento nas mídias digitais.

Por exemplo:

Mas preste atenção: algumas ações têm custo mais alto do que outras!

Por isso, lembre-se do seu público alvo e escolha a opção que melhor se comunica com ele e cabe no seu orçamento.

2ª etapa: Durante o evento

Finalmente chegou o dia do evento!

Este é um momento de desafio para muitos organizadores. Por isso, é importante que você foque nos pontos principais para gerar uma boa experiência para o participante.

Neste caso, uma plataforma de eventos como a Even3 pode automatizar a maioria das suas funções e te ajudar a se concentrar no que realmente precisa da sua atenção.

Por exemplo, no dia do evento você vai lidar com novos inscritos, credenciamento, organização de apresentação… situações que podem ser facilmente automatizadas com o auxílio de uma plataforma.

Então, que tal começar agora?

Acabe com as filas de espera

Falando em credenciamento, normalmente esse é o maior ponto de foco no dia do evento.

Isso porque qualquer problema nessa etapa pode gerar uma experiência bem negativa, como longas filas e muito tempo de espera.

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Por isso, muitos organizadores optam por realizar o credenciamento online através de plataformas de eventos, como a Even3.

Com soluções como credenciamento via QR Codes e aplicativos, é possível agilizar a entrada dos participantes e controlar a presença em cada atividade.

Assim, você poupa o trabalho manual da equipe e aumenta a segurança do evento.

Crie ambientes de networking

Ao organizar um evento, procure deixar horários livres na programação para momentos de descontração e networking.

Isso vai garantir que seus participantes não se desgastem tanto com a programação e consigam fixar melhor os conteúdos.

Ainda, o momento de networking é um dos pontos mais preciosos de eventos. Afinal, ele gera a interação e a troca de contatos que todos procuram.

Para tanto, você pode apostar em coffee breaks, espaços de ativação, salas de descompressão…

Aproveite e colete informações sobre seu público neste momento.

Preste atenção na experiência do seu participante

Durante o evento, você deve prestar atenção no seu participante.

Por exemplo, ele está sendo bem acolhido? Consegue tirar dúvidas sem problemas? Tem um local seguro para descansar?

Ainda, ele está aproveitando ao máximo o seu evento e vivendo tudo que tem direito para viver?

Ter atenção à experiência do participante é garantir que ele atinja todos os objetivos que o evento tem a oferecer.

Por isso, durante o evento você deve garantir que:

Sua resolução de problemas seja proativa, antecipando as dificuldades que os participantes terão;
Ele tenha pontos de interação com a organização do evento e outros participantes;
O atendimento seja rápido e eficaz;
Os ambientes do evento sejam confortáveis e acessíveis;
Os participantes tenham espaço para dar feedbacks e sugerir melhorias.

3ª etapa: Pós-evento

Permita feebacks

Falando em feedbacks, esse é um dos pontos mais importantes no pós-evento.

Isso porque os formulários ou pesquisas de satisfação costumam ser enviados após a experiência para ter uma avaliação mais geral.

Por exemplo, na Even3, ao final de cada evento, uma pesquisa de satisfação aparece na tela do participante, para que ele vote antes de sair.

Mas você pode optar por feedbacks durante o evento e outros modelos de pesquisa de satisfação, como este gratuito que nossos especialistas elaboraram:

Assim, você vai conseguir saber se tudo que você planejou foi bem executado.

Ofereça certificados

Finalmente chegou a hora do certificado! Ele é uma das coisas mais valiosas do seu evento.

Afinal, muitos participantes vão em busca dos eventos para aprimorar seus currículos e a certificação é o documento oficial que comprova o aprendizado.

Por isso, ele deve conter informações importantes, como:

Nome do participante;
Logo do evento e patrocinadores;
Carga horária;
Assinatura;
Tipo de atividade.

No entanto, confeccionar certificados manualmente é uma das maiores dores de cabeça dos organizadores.

Imagine ter que escrever essas informações para cada participante, enviar por e-mail individualmente e ainda oferecer o suporte, caso haja dúvidas ou erro no processo… Não dá, não é?

Por isso, a tecnologia para eventos tem evoluído e plataformas, como a Even3, oferecem o serviço de preenchimento e envio automático dos certificados, além do armazenamento seguro em nuvem.

Quero saber mais

Essa é uma das tecnologias possíveis para o seu evento, mas que tal conhecer outras?

Além das tecnologias para certificados, são tendências para eventos de sucesso:

Aplicativo de evento

Aplicativos exclusivos para eventos têm se tornado cada vez mais comuns, uma vez que dão originalidade e passam autoridade.

Além disso, estão sendo muito buscados por participantes, pois facilitam o acesso a ingressos de atividades e à programação.

Por esse motivo, um aplicativo aumenta o valor do seu evento, inclusive diante de patrocinadores, que possuem mais um espaço para divulgar a marca.

-> SOBER: Veja um exemplo de evento com aplicativo

Totens de auto credenciamento

Para evitar ainda mais a formação de filas, a tendência dos eventos é apostar em totens de auto credenciamento!

Na prática, isso acontece da seguinte forma: no dia do evento, totens com dispositivos digitais, como tablets, devem estar conectados a um portal de credenciamento automático.

Normalmente, este portal é um link oferecido pela plataforma de eventos, o qual permite que os próprios participantes forneçam seus dados e concluam o credenciamento, sem a interferência de nenhum humano!

Na Even3, um link de autocredenciamento é assim:

Notificação de pessoas

Notificar pessoas é, basicamente, enviar e-mails para seus participantes direto da plataforma de eventos.

Assim, você pode colocar sua estratégia de e-mail marketing em prática, de forma simples e automatizada.

Isso porque algumas plataformas também já oferecem opções de autopreenchimento e segmentação de público. Legal, não é?

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Hall virtual

Com o crescimento dos eventos online e híbridos, novas soluções surgiram para levar os elementos adorados no presencial até o digital.

Entre eles, está o hall ou pátio. Ou seja, aquele espaço onde os estandes são exibidos e os participantes podem visitá-los, como uma feira.

Normalmente, cada estande tem uma identidade visual própria e são bastante valiosos para patrocinadores que desejam mostrar sua marca.

Por isso, a solução de hall virtual cria uma reprodução do espaço físico e permite que os participantes continuem vagando e explorando essas áreas nos eventos.

Atendimento com chatbot

Por fim, a tendência de inteligência artificial não poderia ficar de fora dos eventos!

Os chatbots para eventos são softwares usados para tirar as principais dúvidas dos seus participantes de forma automatizada e rápida.

Consequentemente, a equipe de suporte do evento fica muito mais direcionada e há melhorias no relacionamento com o participante.

Como existem muitas opções de chatbots no mercado, é importante que você busque o que cabe no seu orçamento.

Lembre-se: investir em tecnologia vai dar valor ao seu evento, contanto que você não deixe o essencial de lado.

Afinal, de nada adianta usar chatbots se você não tem um local acessível para o seu evento, não é mesmo?

Então, que tal contar com uma ajudinha na hora de organizar tudo isso? Nossa equipe de especialistas preparou um checklist com os principais pontos para a sua organização.

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